Levéltári Szemle, 29. (1979)

Levéltári Szemle, 29. (1979) 3. szám - FIGYELŐ - Paloposki, Toivo J.: Finnország levéltárügyének fejlődése, jelenlegi szervezete, feladatai és aktuális problémái / 693–698. o.

rákra újabb feladatokat ró a kutatók számára végzendő mindennapi munka. Annak ellenére, hogy selejtezünk, a levéltárakba óriási mennyiségű iratanyag áramlik be, az utóbbi évtizedekben keletkezett iratok. Ezeknek leltározása (mint a szerző írja: katalogizálása jegyzékelése. Ford.) és a kutató rendelkezésére bocsátása megfelelő információkkal, új problémát jelent. Tekintve a levéltári létszám elégtelenségét, a levéltári szakjegyzékek készítése — holott az jobb segédlet a levéltári jegyzékeknél — csak egyes helyeken készülhet el. Ebben az összefüggésben lehetetlen volna számomra minden kérdésre kitérni, ezért itt csak a selejtezés kérdésével foglalkozom. A finnországi állami hivatalok évi Jrattermelése" 20 000 polcfolyóméter. Nyilvánvaló, hogy ilyen mennyiségű anyag esetében igen intenzív selejtezést kell végrehajtani. Jelenleg ennek az iratmennyiségnek mintegy 35-40%-át hagyjuk meg, de úgy tűnik, hogy még ez is nagyon sok. Egy levéltári bizottság, amely két éve nyújtotta be erre vonatkozó emlékiratát, úgy véli, hogy elég, ha 15—20%-ot őriz meg a levéltár, ez tehát azt jelenti, hogy az évente „termelt" iratmennyiségből mintegy 3-4000 polcfolyóméternyi iratanyag kerülne be a levéltárakba örökös megőrzésre. Ez két kérdést vet fel: 1, Melyek azok a kritériumok, amelyek alapján a megőrzendő levéltári anyag kiválasztható? 2. Milyen módon lehet a gyakorlatban elérni ezt a selejtezési „eredményt"? Alapvető cél az, hogy az egyes hivatalok átselejtezett anyaga megfelelő választ tudjon adni az alábbi kérdésekre: 1. az illető hivatal történetének főbb állomásai, 2. az illető hivatal működésének elvei és eljárásmódjai az egyes korszakokban, 3. egyes határozatoknak tartalma, olyanoké, amelyek a hivatal tulajdonképpeni feladatát jellemzik (hangsúly a „tulajdonképpeni" szón). Ugyanehhez az eredményhez vezet egy más módon definiált rendszerezés, amely szerint a megőrzés kritériumai a következők: 1. az igazgatásnak van rá szüksége, 2. az igazságszolgáltatásnak van rá szüksége, tágabb értelemben a jogvédelem biztosítása végett, 3. a tudományos kutatásnak van rá szüksége. Az ilyen elvek értelmében megőrzendő anyag fogalmi körébe tartoznak többek közt a naplók, szakjegyzékek, jegyzőkönyvsorozatok, statisztikák, valamint a hivatal által végrehajtott vizsgálatok iratai. így megsemmisíthetők például az olyan iratsorozatok, amelyeknek anyaga máshol is megtalálható, pl. olyan iratok, amelyeknek keletkezése az illető hivatal feladataival függ össze, pl. 6—10 évnél régebben keletkezett pénztári mellékletek. Ezeken kívül is akad a hivataloknál olyan csekélyebb értékű anyag, amely megsemmisíthető. Hogy mire van szüksége az igazgatásnak és az igazságszolgáltatásnak, azt könnyű megállapítani. Ezt az értékelést a hivatalok az Országos Levéltárral együtt végzik. A legnehezebb feladat annak megállapítása, hogy a jövendő tudományos kutatásnak mire lesz szüksége. Egy levéltáros, Thornton W. Mitchell mondta: „Ügy látszik, hogy a legszakértőbb, legtapasztaltabb levéltáros sem képes előre látni azt, hogy a jövendő tudományos kutatásnak mire lesz szüksége." 696