Levéltári Szemle, 29. (1979)

Levéltári Szemle, 29. (1979) 1–2. szám - Erdmann Gyula: Az iratkezelés jelenlegi helyzete az országos hatáskörű szerveknél / 163–180. o.

sította Ül. nem biztosította). Alig néhány tárca akadt, amely komolyan vette a szabályzatok jóváhagyását (MÉM, KPM, KGM), többségük arra hivatkozva - joggal -, hogy az iratkezelés mikéntje az egyes szervek választására lett bízva, másrészt látva, hogy a vállalati szabályzat-tervezetek irattári tervet is tartalmaznak (nem ügyelve azok pusztán másolt voltára), különösebb kifogás nélkül jóváhagyta a szabályzatokat. így ma általánosnak mondható a vállalatoknál a belső iratok kezelésének rendezetlensége, a kimenő és beérkező iratok külön iktatása, a nehezen áttekinthető iratkezelés, a levéltári érték gyenge biztosítottsága, az irattári tervek be sem vezetése, a számviteli iratok viszonylag rendezett őrzése, az érdemi iratanyag vezetői szekrényekben, fiókokban való „őrzése" (a vezető távoztával ezen iratok irattárba kerülése persze esetleges), az irattárak iratraktár jellege. Mindez a vállalatok 70—80%-ára áll; ahol a tárca hatékonyan ellenőrzi vállalatai iratkezelését, illetve ténylegesen támogatja a levéltáros munkáját (pl. MÉM, KPM), vagy ahol a trösztök is törődnek vállalataikkal, követelményekkel lépve fel (néhány mezőgazdasági tröszt), ott szép számú kivételek vannak, más területeken csak elvétve akad elfogadható iratkezelésű vállalat. A legutóbbi időben jelentős javulás mutatkozik a könnyűipar és nehézipar területén is, míg egyelőre tehetetlenek vagyunk a belker., illetve külkereskedelmi vállalatokkal; ezek közt egy sem tartja be a rendelkezéseket (külker.vonalon maga a tárca sem). Mindez természetesen nem írható kizárólag a rendelkezések előkészítetlensége vagy a mintaszabályzatok rovására. Ha a vállalatok a mintát valóban csak mintának és nem másolási feladatnak tekintették volna (a KPM például mintaszabályzatában még módszertani tanácsokat is adott az irattári tervek kidolgozásához), hanem igyekeztek volna megérteni a rendelkezések szándékát és törekedtek volna körültekintő munkával megszerezni a kellő információkat, másutt rendelkezésre álló módszertani tapasztalatokat és ezek birtokában valóban a helyi adottságokra figyelő, de a rendelkezéseknek is eleget tevő megoldást kerestek volna (nem lehetetlen vágyálom ez szerintem) — akkor ma nem ott tartanánk ahol tartunk. Elgondolkoztató, hogy a rendelkezések végrehajtása során a levéltárosok a fegyelmezetlenségek milyen tömegével kerültek szembe. Az igazság az, hogy a vállalatok jó része kísérletet sem tett egy magasszintű jogszabály tényleges betartására. Annál nagyobb és jobb célokra érdemes energiát fordítottak a kifogások (megalapozott és keresett kifogások) keresgélésére, a rendelkezések hiányosságainak ravasz kihasználására. Természetesen ehhez olyan közvetlen felügyeleti szervek is kellettek, melyek többnyire megelégedtek a rendeletek formai betartásának hiányos ellenőrzésével, mellőzve minden tartalmi ellenőrző munkát. Már pedig kinek kellene ismerni — legalábbis fő vonalaiban — egy-egy vállalat tevékenységét, ügyköreit, ha nem a közvetlen felügyeleti szervnek? Valóban lehetetlen az, hogy egy-egy szabályzatot a minisztériumban vagy a trösztnél olyan előadó hagyjon jóvá, aki ismeri az illető vállalat szervezetét és tevékenységét és aki ismeri a levéltári rendeletek érdemi céljait? (A MÉM-ben így folyik a munka.) Lehetetlen az is, hogy a közvetlen felügyeleti szervek — törvényes kötelességüket teljesítve — ellenőrizzék a szabályzatok betartását és hiányosságok esetén tájékoztassák (ez is törvényes előírás) a levéltárat? S mivel magyarázható az, hogy a szabályzatok jóváhagyásakor a tárcák a levéltár szakmaüag jórészt megalapozott észrevételeinek alig 10-20%-át fogadtatták el a vállalatokkal? A kérdéseket sokáig lehetne folytatni. 172