Levéltári Szemle, 29. (1979)

Levéltári Szemle, 29. (1979) 1–2. szám - Erdmann Gyula: Az iratkezelés jelenlegi helyzete az országos hatáskörű szerveknél / 163–180. o.

Erdmann Gyula AZ IRATKEZELÉS JELENLEGI HELYZETE AZ ORSZÁGOS HATÁSKÖRŰ SZERVEKNÉL* Az Új Magyar Központi Levéltár gyűjtőkörébe —kerekítve —750 szerv tartozik. A gyűjtőterületi munkát 1970—1975-ig külön osztály látta el a szakosítás jegyében. Tudományos létszáma 8—9 fő volt. 1976. január 1-től új szervezeti forma lépett életbe: 3 osztályt alakítottunk ki. Mindhárom osztály tudományos munkatársai (17 fő) a referenciájukhoz tartozó szervek belső illetve külső (még irattárakban őrzött) anyagának egyaránt felelősei. A tvr.-t követő időszakban indokolt volt a szakosítás, megkövetelte azt az iratkezelési szabályzatokkal kapcsolatos, kiemelt fontosságú feladatok tömege. Az 1976-ra kialakult helyzetben viszont már úgy láttuk, hogy a levéltári munka komplex végzése lesz előny ösebb. Az új szervezet bevált; a belső (rendezési, segédletkészítési stb.) munkában szerzett tapasztalatokat, ismereteket a referensek jól kamatoztatják gyűjtőterületi munkájukban — és viszont. Gyűjtőterületi munkánk nem volt zökkenőmentes - ezt alább részletezem — ; de eljutottunk odáig, hogy 1978 folyamán lezárul a tvr.-t követő munkánk első nagy fejezete. Zömmel elkészültek a szabályzatok, betartásuk ellenőrzése és korrekciójuk folyamatban van. Az úgynevezett gyűjtőterületi „fehér foltokat" munkatársaink az idén eltüntetik, ami azt jelenti, hogy nem lesz már olyan szervünk, melynél még nem tartottunk ellenőrzést és minden szervünkről friss — 3 évnél nem régibb — szervnyilvántartási adatokkal fogunk rendelkezni, azaz 1975—1978 közt minden szervünkhöz eljutottunk, illetve eljutunk. Mindezek alapján kísérletet tehetek arra, hogy a tvr.-től máig terjedő időszak főbb gyűjtőterületi problémáit illetve a jelen helyzetet felvázoljam. A magyar levéltárügy szabályozására hivatott 1969-es rendeletek elvi jelentősége, a végrehajtásuktól remélt pozitívumok valamennyiünk előtt ismeretesek: az irat fogalmának nagyon időszerű kibővítése; a levéltári érték hangsúlyozott védelme; a fejlett rendszerekhez képest évszázados elmaradást mutató iratkezelés szabályozása — a helyi adottságok figyelembevételével, rugalmasan, de mégis egységes alapon; a biztonságos megőrzést szolgáló iratkezelés és a modern — ügykör alapú tételeket tartalmazó —, az anyagbani tájékozódást könnyítő irattározási rendszer Ötvözése; az irattári selejtezések lényeges megkönnyítése; a remény határozott felcsillanása, hogy a továbbiakban nem lesz szükség a levéltárakban időrabló, alap rendezési munkákra, mert az irattárak tételesen rendszerezett és selejtezett anyagot fognak átadni; a főhatóságok, illetve a szervek vezetői ellenőrzési kötelezettségének kimondása; az ügyviteli munka áttekinthetőbb, ellenőrizhetőbb vitele a szerveknél, az irattárak kötelező kialakításával és rendezettElhangzott az 1978. évi balatonföldvári igazgatói értekezleten. 163