Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 3. szám - Káposztás István: Gyűjtőterületi munka szervezése az Új Magyar Központi Levéltárban / 449–455. o.

3. Iratanyag felmérése Ez 1976-ig azt jelentette, hogy a gyűjtőkörünkbe tartozó szerveknél látogatásaink során szervnyilvántartó lapot vettünk fel. Az utóbbi öt évben 3 fajta nyilvántartó lap is forgalomban volt, de mindegyiket azonos céllal töltöttük ki: tájékozódjunk a szerv alakulásáról, iratanyagáról, iratforgalmáról. A legutóbbi, ma is érvényben levő hétoldalas szervnyilvántartó lapunk öt fejezetből áll és 26 rovatra méretezett. Ezek a felmérések sajnos korántsem kielégitőek. így született meg a gondolat, hogy az un. I. kategóriás szerveknél (arra is tettünk próbálkozást, hogy a gyűjtőkörünkbe tartozó szervek nagy tömegében rangsoroljunk - ez volt a kategorizálás), azaz a legfelsőbb államhatalmi és államigazgatási szerveknél alaposabb felméréseket végezzünk az iratanyag vonatkozásában. Valamiféle jegyzékek ezek, bővebb tájékoztatásul szolgálnak az irattárakban tárolt anyag évkoréról, mennyiségéről, jellegéről. 4. Iratselejtezések jóváhagyása Régi levéltári feladat jól kialakult módszerekkel. Kétféle sémát is rendszeresítettünk a jóváhagyás meggyorsítására. A selejtezéseket a helyszínen ellenőrizzük szúrópróbaszerűen, s ha a kiselejtezett anyagban nem találunk történeti értéket, akkor a jegyzőkönyvre rávezetjük a következő szöveget tartalmazó bélyegzőt: "A jegyzőkönyv szerint kiselejtezésre javasolt iratok nem minősülnek levéltári anyagnak. Kiselejtezhetők." Persze más az elintézés formája, ha a selejtezést nem hagyjuk jóvá. Evenként átlagosan mintegy 200 selejtezési jegyzőkönyvet kellett véleményeznünk az utóbbi 3 évben. 5. Iratbeszállítás raktárkapacitás hiánya miatt az elmúlt ötéves időszakban alig volt, inkább csak az előkészítést szorgalmaztuk. Ez utóbbi főleg szaktanácsadásból áll (milyen jegyzékek készüljenek, rendezés, mintaállványozás kivitelezése stb.). Az iratbe szállítás előkészítésével kapcsolatosan merül fel a külső munkán belül talán a legtöbb probléma, ezek megoldása döntően múlik az adott referens fellépésén, szakmai felkészültségén. 6. Az adatgyűjtés rendszeres feladataink közétartozik. Milyen adatokat, dokumentumokat gyűjtünk? Elsősorban iratkezelési szabályzatokat, irattári terveket, szervezeti és működési szabályzatokat, raktári jegyzékeket, a szerv feladatkörére, ügykör be osztás ára vonatkozó mindenféle egyéb adatot. (Pl. minisztériumi értesítők alapján minden számunkra fontosabb rendeletet, utasítást.) Tapasztalataink szerint a szervek olykor bizalmatlanságból elzárkóznak az adatszolgáltatás elől. Sok esetben a szervezeti és működési szabályzatot csak hivatalos levélre adják át, de még az is előfordul, hogy az iratkezelési szabályzatot nem hajlandók rendelkezésünkre bocsátani, holott ezt rendeletek rögzítik. 7. Ügyfélfogadások az iratkezelési szabályzatok, a selejtezések vonatkozásában fordulnak elő, különböző gyakorisággal. Többször jelentkeznek levéltárunkban az osztályvezetőknél a szervek jogászai, illetékes részleg vezetői olyan problémákkal, amelyeket nem tudnak a referensekkel megoldani vagy engedményeket szeretnének elérni. Mindenesetre az ügyfélfogadások a levéltár és a szervek közötti kapcsolat hasznos formája. A gyűjtőterületi munkával kapcsolatos ügyintézésünk igen időigényes, ha azt precízen igyekszünk adminisztrálni. Néhány legfontosabb mozzanat: szervlátogatási 452