Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 3. szám - Káposztás István: Gyűjtőterületi munka szervezése az Új Magyar Központi Levéltárban / 449–455. o.

naplók vezetése, a tárcaközlönyök figyelemmel kisérése, a nagyellenőrzésekkel kapcsolatos feljegyzések, kimenő levelek, visszajelzések adminisztrálása, gyűjtőköri szervjegyzékek tárcánkénti kiegészítése, adatszolgáltatás a felettes hatóságnak. 8. Irattáros tanfolyamot levéltárunk évenként kétszer rendez igen szép sikerrel. Eddig kb. 300 főt képeztünk ki ezeken a gyorstalpaló tanfolyamokon. A hallgatók beszervezését, az előadások megtartását a referensek végezték. Ma már nemcsak levéltárunk, hanem az egyes minisztériumok is szerveznek ilyen jellegű tanfolyamokat. A Kohó- és Gépipari Minisztérium már évek óta messze az élen jár e téren: a tárca területén országos viszonylatban egy jól átgondolt tematika és ütemterv alapján levéltárosok bevonásával szisztematikusan történik a kiképzés, az illetékesek még egy irattáros tanfolyami jegyzet összeállításáról is gondoskodtak. 9. A nyilvántartásunkkal összefüggő feladatokat nem kívánom részletezni, csak annyit, hogy ezt a munkát részben erre a célra kijelölt adminisztrátor, részben a referensek végzik. Ez a munka igen szerteágazó és főleg rendkívül felelősségteljes feladatot jelent. Tulajdonképpen a gyűjtőterületi tevékenységünk jelentős része a nyilvántartásban tükröződik. Az utóbbi időben többször foglalkoztunk levéltárunk nyilvántartásával: befejeződött a törzslapok felvétele, a szervdossziék tartalom jegyzékelése, szervenként hiteles kimutatás készült egy 12 pontból álló séma alapján az 1976. december 31-i állapotnak megfelelően. 725 szervről van valamilyen adatunk a szervdossziéban. Tulajdonképpen olyan fondképzőnk nincs, amelyikkel ne vettük volna fel a kapcsolatot, amelyikről valamityen adattal ne rendelkeznénk. Ugy mondjuk, nincsenek üres szervdossziéink. Nyilvántartásunkhoz tartozik, hogy minden tárca területének iratkezelési, irattározási helyzetéről statisztikai adatokkal alátámasztott részletes összefoglaló készült, hogy a már régen akuttá vált gyűjtőterületi szerv jegyzékünk korrekciójához minisztériumonként javaslatot készítettünk. Ugy gondolom, hogy az UMKL legalapvetőbb feladatának, a gyűjtőkörébe tartozó szervekkel kapcsolatos munkának jellegét, lényegét és sokrétűségét alapjaiban sikerült felvázolnom. Ma már joggal mondhatjuk, s ezt legfőbb eredményként könyvelhetjük el, hogy mindenféle előzetes tapasztalat nélkül, sötétben tapogatózva, közben nem csekély vitát folytatva, még ha olykor hibázva is, de nagy nehezen elértük azt, hogy ennek a munkafajtának a módszertana, szervezeti keretei lényegében kialakultak, menet közben pedig figyelemreméltó, konkrét eredmények is születtek. A továbbiakban rajtunk múlik, hogy ezek az eredmények tovább gazdagodjanak, hogy bizonyos hiányosságok megszűnjenek. Melyek az UMKL legfontosabb feladatai a gyűjtőterületi munkát illetően, amelyeket meg kell és meg is lehet oldani az elkövetkező évek folyamán? Iratkezelési szabályzatok szakvéleményezése terén: — Ahol még nincs szabályzat vagy igen rossz, ott azok elkészítését, illetve módosítását szorgalmazni. Az egyes szerveknél előforduló rendkívüli hiányosságokat az okokkal, a tényállással a felettes hatóságnak jelenti. — A mintairatkezelési szabályzatok egyes szakterületeknek, ágazatoknak megfelelő további bontása. — Az irattári tervek felülvizsgálata, majd egyes tárcákon belüli egységesítése, főleg az őrzési időket illetően. — A levéltári őrzést igénylő tételeknek az irattári tervek alapján történő összegyűjtése, arányosítása egyéb tételekhez. 453