Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 3. szám - Káposztás István: Gyűjtőterületi munka szervezése az Új Magyar Központi Levéltárban / 449–455. o.

lentkezett az iratkezelési szabályzattal, persze jóval később. A Külkereskedelmi Minisztérium csak 1973-ban készitette el a szabályzatot, de tulajdonképpen még ma sem rendezte az iratkezelés problémáit. A minisztériumok 1972-ben jelentkeztek az un. minta iratkezelési szabályzatokkal, majd az egyéb szervek a sajátjaikkal. E téren is a MEM szorgoskodott a legserényebben, több mint 200 szabályzatot küldött be levéltári véleményezésre, kezdetben a LIG-hez, majd amikor kiderült, hogy a felettes hatóság a szabályzatok nyilvántartásba vételét sem győzi, a véleményezési jogot hivatalosan is leadta az UMKL-nak. Érthető, hogy levéltárunk nem győzhette a szabályzatok körültekintő, alapos áttanulmányozását, írásos véleményezését, még kevésbé az észrevételek érvényesítés ének ellenőrzését. Ezért egyszerűsíteni kellett ezt a fajta munkát. Ez pedig a minőségi színvonal rovására ment. Közismert, hogy a szabályzatok elnagyoltan, nem az adott szerv feladatkörének, szervezetének megfelelően készültek, a levéltárnak nem volt ideje minden egyes szervnél heh/szini tanulmányozást végezni, a szabályzatokat sok esetben íróasztal mellett hagytuk jóvá, illetve tettünk észrevételeket. (1) Még azt sem volt időnk ellenőrzni, hogy figyelembe veszik-e javaslatainkat, kritikai megjegyzéseinket. Erre pedig nagy szükség lett volna. A szervek egy része hamarosan felismerte a szabályzatok alkalmazása körüli nehézségeket, az elkészítés utáni években, a levéltárnál bejelentették mödositási igényüket. Ez már bizonyos fokig másfajta munkát jelentett számunkra, de ez is a szabályzatok véleményezésével, pontosabban az irattári tervek véleményezésével kapcsolatos feladat. Persze a szabályzatok módosítását, az irattári tervek kiegészítését nemcsak a fentiek motiválják, hanem a szervek feladatkörében, szervezetében beállott változások is, az uj szervek alakulásáról nem is beszélve. Uj szabályzatok elkészítésével, a régi irattári tervek módosításával éves viszonylatban is igen sok szerv jelentkezik levéltárunknál. 2. Az iratkezelések ellenőrzése, vagy ahogy mi nevezzük un. nagyellenőrzések Ezt a munkát szervezetten intézményünk 1973-ban kezdte el, előzetes viták, elvi kérdések elég körültekintő tisztázása után. Erre a feladatra még egy útmutató is készült 1973-ban, amelyet 1976-ban némileg módosítottunk. Az útmutató konkrét szempontokat ad az ellenőrzések végrehajtásához. Az ellenőrzések során elsősorban az iratkezelési szabályzatok gyakorlati alkalmazását vizsgáljuk: irattári tervek kivitelezése, tételszámok nyilvántartása, rendszerezése, ügyviteli segédletek vezetése, irattározás formái stb. 1973-ban határozatot hoztunk az ellenőrzések adminisztrációjára vonatkozólag. Lényege röviden: a szerveket előzetesen írásban értesítjük a kormányrendelet 4. §-ának 1. bekezdésére hivatkozva, az ellenőrzés lefolytatása után részletes feljegyzés készül a tapasztalatokról, majd hivatalos levél formájában tájékoztatjuk a szerv vezetőjét. A feljegyzést és a hivatalos levél másolatát a szervdossziéban is elhelyezzük. Ezt a munkát tehát lényegében a LÜSZ előírásainak megfelelően végezzük, azzal a nem csekély eltéréssel, hogy az ellenőrzések során jegyzőkönyvet nem veszünk fel. Az un. nagyellenőrzésnek az utóbbi időben uj formája is kezd elterjedni: amikor a minisztérium hasonló céllal végez ellenőrzéseket az alá tartozó szerveknél, amelyek során sokszor igen részletes, több oldalas emlékeztetők készülnek. Az elmúlt évek során mintegy 400 szerv iratkezelését, irattározását vizsgáltuk meg ilyen formában. 451