Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 3. szám - Káposztás István: Gyűjtőterületi munka szervezése az Új Magyar Központi Levéltárban / 449–455. o.

iratkezelésének, írásbeli ügyvitelének kialakításában, valamint e szerveknél az iratkezelés és az iratvédelem ellenőrzésében. E rövid bevezető után lássuk hogyan, milyen szervezéssel, milyen módszerekkel végezte, illetőleg végzi bizonyos módosításokkal ma is az Uj Magyar Központi Levéltár (UMKL) a gyűjtőkörébe tartozó állami szervekkel kapcsolatos tevékenységét? Az UMKL gyűjtőterületi munkája, hozzátenném egyik alapvető munkája, az alábbi feladatokból tevődik össze: 1. Iratkezelési szabályzatok, irattári tervek szakvéleményezése. 2. A gyűjtőkörbe tartozó szervek iratkezelésének, irattározásának ellenőrzése. 3. Szervnyilvántartó lapok felvétele, az irattárak felmérése. 4. Iratselejtezések jóváhagyása, illetve véleményezése. 5. Iratbeszállitás előkészítése. 6. Adatgyűjtés. 7. Ügyfélfogadás, ügyintézés. 8. Irattáros tanfolyam szervezése, előadások tartása. 9. Nyilvántartással kapcsolatos teendők. Nézzük ezeket egyenként, aláhúznám, hogy csak a munka szervezetét, jellegét illetően, s nem a teljesítés, a színvonal szempontjából. 1. Az UMKL akkori kollektíváját váratlanul érték az uj iratkezelési rendszer bevezetésével kapcsolatos, az addigiaktól merőben eltérő feladatok. A kormányrendeleten kívül csak egyetlen útmutatóra támaszkodhattunk, az iratkezelési szabályzatok elkészítéséhez adott LIG-féle Tájékoztatóra. De valahogy ez is későn jutott el hozzánk, referensekhez, az állami szervek közül is csak néhány minisztérium kapott ebből az igen hasznos útmutatóból. Ugyanakkor, az idő sürgetett. Az UMKL 1970 közepén alakult meg, a szabályzatok elkészítését a kormányrendelet 1971. január l-re irta elő (1. a fenti kormányrendelet 3. § 6. bekezdését). így a módszerek, a levéltári feladatok nem voltak tisztázva: a levéltár csak véleményezi az iratkezelési szabályzatokat vagy közre is működik azok elkészítésében-, esetleg a levéltárosok azokat maguk készítik el; ki hagyja jóvá a középszintű állami szervek iratkezelési szabályzatait*, a levéltári észrevételek érvényesítése stb. Hogyan folyt ez a munka a két partner részéről? Nagy vihart váltott ki a szerveknél az irattári terv elkészítésének kötelező jellege. A szabályzat szöveges részét még csak megértették, de az irattári tételszámok jelentőségét sokáig vitatták. Több helyen az irattári terv lényegét egészen másképpen értelmezték, mint a levéltárosok. Találkoztam olyan jogásszal, az iratkezelés rendjéért felelős vezetővel, aki az irattári tervet mennyiségileg előirányzott irattermelési tervként fogta fel. A vita a szerveknél még 1971 első felében is akörül folyt, hogy szükség van-e ezekre az irattári tervekre, holott az elkészítés határideje lejárt. Nem véletlenül hosszabbította meg a Minisztertanács egy évvel a szabályzatok elkészítésének idejét (1. 34/1970. (EX. 13.) sz. kormányrendeletet.) Ilyen bizonytalan körülmények között indult meg igen vontatottan a munka, elsőnek a Mezőgazdasági és Élelmezésügyi Minisztériumban. Az eredmény is itt jelentkezett elsőnek, a szabályzat irattári tervvel együtt már 1970 végén együtt volt. A véleményezést akkor még a LIG és az UMKL közösen végezte, igen aprólékos, körültekintő munkával. Több mint egy iv terjedelemben válaszoltunk a minisztériumnak, nem is beszélve a több tucat értekezletről, megbeszélésről. A többi minisztérium is je450