Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 3. szám - Káposztás István: Gyűjtőterületi munka szervezése az Új Magyar Központi Levéltárban / 449–455. o.

Káposztás István : GYŰJTŐTERÜLETI MUNKA SZERVEZÉSE AZ ÚJ MAGYAR KÖZPONTI LEVÉLTÁRBAN A levéltári anyag védelméről és a levéltárakról szőlő 1969. évi 27. sz. tvr., illetve az annak végrehajtását szabályozó 30/1969. (Dí. 2.) számú kormányrendelet az addigiakhoz képest több, merőben uj feladatot ruházott a levéltárakra. Ezen feladatok között az un. gyűjtőterületi munka uj formában történő megszervezése az első helyen említendő. A levéltárak az emiitett tvr. megjelenése előtt is foglalkoztak a gyűjtőkörükbe tartozó iratképző szervekkel, de ez a kapcsolat aránylag szűk feladatkörre korlátozódott: mindenekelőtt az irattárakra, az iratanyag beszállítására, bizonyos adatok gyűjtésére, a selejtezések jóváhagyására. Ez a gyakorlatban azt is jelentette, hogy a levéltárosok elsősorban az állami szervek irattárosaival tartották a kapcsolatot, s csak a legritkább esetben a szervek vezetőivel. A levéltárak gyűjtőterületi munkájának jellegét alapjaiban változtatta meg a fenti kormányrendelet mellékletét képző tizenegy §-ből álló "Irányelvek az iratkezelés szabályozásához" c. kiegészítés. Ismeretes, hogy ez a rendelkezés az állami szerveket iratkezelési szabályzatok és irattári tervek készítésére kötelezte, s ezeknek a véleményezési jogát a Levéltári Igazgatóság, illetve a levéltárak kapták meg. Önmagában már az állami szervek iratkezelési szabályzatainak, irattári terveinek szakvéleményezése is igen komoly, felelősségteljes uj levéltári kötelesség az addigiakhoz viszonyítva, de szerintem mégsem ez a leglényegesebb, legtöbb gonddal járő feladat a levéltár részére, hanem a kormányrendelet oly sokat idézett 4. §-ának 2. bekezdése. E szerint "A szerv iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét az iratkezelési szabályzat alapján az a levéltár ellenőrzi, amely a szerv iratainak átvételére rendeltetésszerűen jogosult." A következő bekezdés még hozzáteszi; "Az illetékes levéltár az ellenőrzés során észlelt hiányosságokról a szerv vezetőjét értesiti." A Művelődésügyi Minisztérium által 1971-ben kiadott Levéltárak Ügyviteli Szabályzata (továbbiakban: LÜSZ) a levéltáraknak előírja, hogy a szervek feladatkörében, Ugykörbeosztásában, szervezetében bekövetkezett jelentősebb változásokat figyelemmel kisérjék (1. 42. § 5. pontját), hogy ellenőrizzék a helyes iratkezelés ellátásához szükséges, reális személyi és dologi feltételek megteremtését és biztosítását (1. 44. § 2. pontját). A LÜSZ előírja azt is, hogy az ellenőrzés során jegyzőkönyvet kell felvenni, mégpedig két példányban, s az abban foglalt hiányosságokról a szerv vezetőjét értesíteni kell (1. 44. § 3-4. pont ját). Az iratvédelem, az iratkezelés ellenőrzése teljesen újszerű, rendkívüli felelősséggel járó munkát adott a levéltáraknak. Az ilyen jellegű feladatok még jobban kiszélesítették a levéltárak igazgatási intézmény jellegét. Amig a levéltárak igazgatási feladatai korábban az őrizetükben levő anyag kezeléséből fakadtak, addig az uj szabályozástól kezdve a levéltárak igazgatási intézmény jellegét elsősorban az a körülmény határozza meg, hogy részt vesznek az illetékességi körükbe tartozó szervek 449