Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 2. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - Pap Gáborné: Az Országos Levéltár ügyvitele, 1874–1912 / 311–318. o.

Iktatás, szignálás és mutatőzás fázisai után sor kerülhetett az Országos Levéltárban elintézendő ügy érdemi elintézésére. — Az ügyeket az országos levéltárnok vagy maga intézte el, — főleg az első évtizedekben volt ez gyakori —, vagy elintézésükkel az egyes levéltári osztályok igazgatóit, esetleg tisztviselőit bizta meg. Mint emlitettük, a szignálás kezdetben többnyire osztályra szolt, ez a fogalmazói szak akkori csekély létszáma mellett általában az osztályt vezető tisztviselőt jelentette. Az elintézés során a kijelölt osztály (referens) az ügyben végzett munkájáról, kutatásáról, annak eredményéről az ügyiraton jelentést tett. A belső használatra (pro domo) készült jelentés tájékoztatóul és emlékeztetőül szolgál az előadónak az üggyel kapcsolatos megjegyzéseiről, ténykedéséről, melyekre az elintézés tervezetét alapítja és amelyek sokszor a tervezetbe nem is kerülnek bele. — E feljegyzést az aktán az elintézés-tervezet követi, ez gyakran a beadványra küldendő válasz fogalmazványa. Kezdetben — mint utaltunk rá — egyik-másik tisztviselő méltatlannak találta, hogy olyan választervezetet fogalmazzon, melyet nem ő ir alá. Talán ez is hozzájárult, hogy a korai ügyiratokon gyakran találunk kis érőlevélfogalmazványt Pauler Gyula kezétől. Egyébként az országos levéltárnok később is végzett hasonló teendőket, főleg elvi jelentőségű ügyekben. De foglalkozott házi és személyi ügyekkel is, a kezelő igazgatóval felváltva. Egyes iratoknál néha több osztály intézkedésére is szükség volt. Ezeket az ügyiratokat rendszerint az a levéltári osztály intézte el véglegesen, ahol az ügy kutatás vagy felszerelés, ül. véleményezés végett utoljára megfordult. Az ügyintézésnél követendő alaki szabályok fokozatosan, az ügyviteli formák megszilárdulásával alakultak ki. Az un. hátirati elintézés helyett — mely az első évtizedben még általános volt —, egyre gyakoribbá vált az előadói iv (tárgyalási iv) használata. A század elején már nyomtatott előadói ivek biztositottak formailag egységes keretet az ügyintézéshez. Az elintézési javaslatokat az osztályvezetők láttamozása után az iktató-kiadóhivatalba küldték vissza, onnan az a levéltár vezetőjéhez került kiadvanyozasra. Az ügyintézésnek ez a fázisa az elintézés módjának, a javasolt tervezetnek tartalmi és formai felülbírálását, jóváhagyás esetén vezetői aláírással (szignóval) ellátását, szentesítését jelenti. A kiadványok tisztázása a kezelő igazgató ellenőrzése mellett kezdetben általában annak az osztálynak a feladata volt, mely az elintézést is készítette. A tisztázás tényét és dátumát szokás volt az aktára aláírással rávezetni. (11) Később a tisztázási munkákat az iktató-kiadó hivatalban a napidíjas gépíró végezte. A számadási naplókban 1906-tól szerepel először — és attól fogva rendszeresen — napidíjas gépíró rovata. Az első napidíjas gépíró Gulich Rezső — tehát nem nődolgozó — volt. (12) A magánfelek részére készülő iratmásolatokat az un. szépirő készítette a kezelő igazgató felügyelete alatt. (13) Ezeket az iratokat őrző osztály vezetőjének kellett a másolóval összeolvasni. S mivel az osztályvezetők egyéb elfoglaltságuk miatt nem mindig tudtak időt szakítani az összeolvasásra, e munkák gyakran összetorlódtak és késtek. (14) — Később a hivatalos másolatok készítését az iktató-kiadó hivatalba beosztott tudományos tisztviselők (levéltári tisztek) végezték. (15) 316