Levéltári Szemle, 27. (1977)
Levéltári Szemle, 27. (1977) 2. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - Pap Gáborné: Az Országos Levéltár ügyvitele, 1874–1912 / 311–318. o.
A postázás kor az aláirt kiadványokat lebélyegezték és boritékba tették. A tisztázatok továbbítása kézbesités utján, vagy postán történt. Mindkét esetben kézbesitőkönywel, illetve postakönyvvel igazolni kellett az irodának az elküldést. Az érdemi Ügyintézés befejeztével az ügy előadója vagy az irodai tisztviselő megállapította, hogy az ügy már további intézkedést nem igényel, az irat irattárba tehető, s az iratra ráirta: "ad acta" vagy "irattárba". A kivezetés: az írat elintézésével kapcsolatos tényeknek az iktatőkönyvbe vezetése után — az iratot elhelyezték az irattárban. Egyes irattári számokon nem csak egyetlen ügyre vonatkozó iratok feküsznek, hanem igen gyakran egész sor hasonló tárgyú, vagy tárgykörű irat. így pl. az összes BivI kölcsönzés (csatolás) egyetlen irattári számon fut össze 1876 és 1882 között. (16) Ugyanígy az egy személlyel, levéltári dolgozóval kapcsolatos összes különféle ügy iratait általában egy irattári jelzeten találjuk. Több kisebb gyűjtemény is található az irattárban. Az ősfák (17) abc rendben; a katonanövendékek iratai időrendben s azon belül alapszámok rendjében kezeltetnek; a vármegyék jelentései a megyék nemes családainak címerével kapcsolatban, a megyék betürendjéhen. Az elintézett ügy darabok irattárba helyezését illetve az elintézéshez kiemelt iratok reponálását a kiadó végezte, hetenként rendszeresen szombaton, A főhatóság nagy súlyt helyezett az ügyek gyors intézésére, elsősorban a nemességigazolások miatt. A levéltár vezetőjének rendszeresen jelentést kellett tenni az ügyforgalomról és a három hónapnál hosszabb időt igénylő ügyintézésekről. 1907-ban Andrássy Gyula belügyminiszter utasítására körözvény rendelte el, hogy hetenként egyszer a főlevéltáros elnökletével értekezleten kell részt venniük a tisztviselőknek, sőt "lehetőleg a levéltári személyzet összes tagjának" a fontosabb és elvi ügyek egyöntetű elintézésének biztosítása érdekében, — különös tekintettel a nemesi ügyekre. A Belügyminisztérium elnöksége — mint levéltári főhatóság — rendszeresen jelentést kért az ügyintézés menetéről is. Az ügyintézési munkákban mutatkozó hátralékok miatt 1911-ben a főhatóság indokoltnak vélte "az egész országos levéltári irodai kezelést közelebbről megismerni és esetleg a gyakorlatiasság elveihez képest gyökeresen megreformálni." (18) Több belső rendelet igyekezett ennek nyomán megjavítani az iroda munkájának minőségét, gyorsítani tempóját. Tasnádi Nagy Gyula főlevéltárnok még 1911-ben kirendelte Szentkirályi György levéltári tisztet az iktatő-kiadő hivatali név- és tárgymutató készítésének gyorsítására. (19) 1912-től, amint Csánky Dezső átvette az Országos Levéltár vezetését, több rendszabályt vezetett be az ügyvitel jobbátétele érdekében. Szabályozta a szignálás formáját, az ügyirat osztályok közti útját, az ügyintézés alaki módját — amint ezt a kérdéses fázisoknál már említettük. Belső áthelyezésekkel az iroda személyi állományát is módosította. (20) - 1913-ban irattári selejtezést rendelt el. (21) - A helytelen kezelés folytán még nem reponált iratok nyilvántartására az irattárnak is elrendelte 1912 augusztusában külön nyilvántartó füzet vezetését. (22) A "gyökeres reformálás"-ra törekvés 1913-től eredményezett jelentősebb módosításokat. E szakasz ügyvitelében elsősorban az irattári rendszer módosítása jelentett változást. Az uj metódus a progresszív alapszámos rendszer volt, mely az irattári rendszer egyszerűsítését és használhatóságának növelését célozta. Hogy az ügyviteli reform mit jelentett és meghozta-e a várt eredményt, még további ismertetés tárgya lesz.
