Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 2. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - Pap Gáborné: Az Országos Levéltár ügyvitele, 1874–1912 / 311–318. o.

racionalizálásának szándékával vezették be ezt a változtatást. Ez a módszer azonban nehézkes és lassú volt, gyakran keletkezett lemaradás. Tasnádi Nagy Gyula 1911. okt. 20-án tett jelentése szerint pl. az iroda az előző évi mutatőcédulák letisztázásában akkor csak az M betűnél tartott. (8) Ez a mutatózási módszer nehezitette és lassította természetesen az előiratok szerelését is. - A szerelés ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különböző iktatmányok, Ugyiratdarabok végleges jellegű összekapcsolása (8a); vagyis az előirat megállapítása és az utőirattal történő összekapcsolása. A különböző iktatószámok egy alapszámhoz kapcsolása, illetve az előiratok sokszor évekre visszamenő megállapítása nem történhetett kizárólag az iktatőkönyv alapján. Mivel egyéb segédletekről nem tudunk, fel kell tételeznünk, hogy csak a mutató segítségével állapították meg az egy ügyre vonatkozó iratok összetartozását. Hátránya a mutatónak, hogy az iktatószámra utal és csak további kereséssel: az iktatőkönyv fellapozásával állapítható meg az ügyirat irattári lelőhelye. Ugyancsak az ügyirat megtalálását nehezíti a tárgyi címszavaknál néhol tapasztalható pontatlanság, elnagyolás, pl. az "Országos Levéltár" vagy a "Levéltár" cimsző alatt feltüntették az összes, hivatalból iktatott aktát. Az ügyvitel — tehát az ügyintézés fázisainak egymásutánja — szabályzat hiján is lényegében azonos volt a kútfő-alapszámos rendszer használatának periódusában. A postabontás és iktatás, mutatőzás után következett a szignálás, az ügyintéző kijelölése. Ennek a ténykedésnek a legelső években az ügyiratokon nem rendszeresen találjuk nyomát. Több aktán szerepel ugyan egy-egy főnöki rá jegyzés ("lássa X Y") vagy az elintézés módjára adott utasítás, ezek az utasítások azonban inkább az osztályoknak szóltak: "Lássa elintézés végett a kincstári levéltári osztály", vagy "erdélyi főkormányszéki osztály", stb. Az iktatőkönyvekben az első évtizedekben minden iktatószám alatt egy-egy nagybetű jelzi az ügy intézésére kijelölt osztályt: E (Erdélyi levéltárak), C (Cancelláriai levéltár), K (Kincstári levéltár), O (Országos, vagy Regnicoláris levéltár), L (általános "levéltári" ügyek, melyek nem egy osztályra tartoztak; ilyenek pl. a pénzügyek, vagy egyes személyi ügyek). -A betűjelzés helyett 1890-től nétja a kijelölt referens nevét irták be az iktatószám alá; 1900-tól rendszertelenül, kihagyásokkal fordult elő a szignálás feltüntetése az iktatőkönyvekben. 1902-től ez a jelzés teljesen megszűnt. Amikor eltűnik az iktatőkönyvből a referens osztály vagy beosztott betűjele, az aktákon egyre általánosabbá válik a főnöki szignálás. 1912. márc. 14-én a távozó Tasnádi Nagy Gyula országos főlevéltárnoktól a levéltár vezetését átvevő Csánky Dezső ügyiratban szabályozza az ügyintéző kijelölésének módját. Az előadót a jövőben csak nagy kezdőbetűvel jelölik (pl. Tagányi: T), ugyancsak egy betűvel jelzik majd a csatolás, reponálás céljából küldött aktákon az illetékes osztályt. (9) A belső kézbesítés az un. előadói könyvek segítségével történt. xVTinden osztály számára két előadói könyvet fektettek fel az iktató-kiadó hivatalban, melyekben az osztályra szignált iktatmanyokat bevezették. Egyik könyv a kezelő igazgatónál volt, ebben ismerte el az illető osztályvezető az átvételt; a másikat az osztályvezető tartotta magánál, ebben a kiadó vezetője nyugtázta az akták visszavételét. — Az osztályok egymás közt is a kiadóhivatalon keresztül kézbesítették az aktákat. Ez a nehézkes gyakorlat csak 1929-ben egyszerűsödött. (10) 315