Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 2. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - Pap Gáborné: Az Országos Levéltár ügyvitele, 1874–1912 / 311–318. o.

Pap Gáborné; AZ ORSZÁGOS LEVÉLTÁR ÜGYVITELE 1874-1912 Azt a munkafolyamatot, melyet egy intézmény, testület vagy vállalat a működésével kapcsolatos ügyek intézése során végez, ügyintézésnek nevezzUk. E tevékenység magában foglalja mindazokat a munkákat, melyek egy ügy elindulásától a befejeződéséig felmerülnek. Az ügyintézési ténykedésben megkülönböztetjük az ügyvitelt és az ügykezelést. Az ügyvitel az ügyintézési munkák szabályokhoz kötött, folyamatos menete; az ügykezelés az ügyiratok kezelésével járó un. segédhivatali, adminisztratív munka. (1) Az ügyintézés általában a következő ügyviteli mozzanatokból áll: 1. Postabontás 2. Iktatás 3. Mutat őzás 4. Ügyintéző kijelölése (szignálás) 5. Elintézés előkészítése (jelentés, tervezet készítése) 6. Kiadványozás 7. Leirás és egyeztetés 8. Továbbítás (expediálás) 9. Irattározás és határidő nyilvántartás. E fázisok egy része az ügy érdemi elintézéséhez tartozik (a 4, 5, 6.), a többi technikai jellegű munka, ügykezelés. Az ügykezelés is a jobb érdemi ügyintézést célozza: feladata az ügyiratok pontos és rendszeres nyilvántartása (beiktatása és mutatőzása), továbbá az érdemi ügyintézést követő teendők gyors elvégzése (leirás, postázás). Az ügyek intézése történhet szóbelileg vagy írásban. Az írásbeli ügyintézés termékei az ügyviteli iratok. Az ügyvitel egészében szorosan összefügg a szerv működésével, kialakulásában meghatározó szerepe van a szerv feladatkörének, belső szervezettségének, ügyforgalmának, szabályai pedig tükrözik a munka szervezettségét, megosztását. E tanulmány nem tekintette céljának, hogy az általános ügyvitel mindezen kérdéseivel foglalkozzék, a levéltár működésének, szervezetének, ügykörének kialakulásáról és változásairól más, összefoglaló levéltártörténeti fejezetek szólnak. Itt elsősorban az ügyek írásbeli intézésének módját vizsgáljuk, az érdemi és technikai ügyintézés módszereinek, eszközeinek hatását az ügyvitelre és csak érintőleg tárgyalunk szervezeti vagy ügyköri kérdéseket. Az ügyvitelről adandó jelen áttekintésben az 1874-1912-ig, a levéltári ügyvitel reformálásáig terjedő periódust tárgyaljuk. 311