Levéltári Szemle, 26. (1976)

Levéltári Szemle, 26. (1976) 1. szám - Balázs Péter: A tanácsi levéltárak feladatai az V. ötéves tervben / 5–14. o.

II. A GYŰJTŐTERÜLET FELÜGYELETE A gyűjtőterülettel kapcsolatos feladatok a IV. ötéves terv folyamán kiemelt jelentőséget nyertek: az uj iratkezelési rendszer bevezetése mind az egyes szervek szabályzatainak véleményezésével, mind az iratkezelők gyakorlati eligazításával fokozottan igénybe vette a tanácsi levéltárakat. A tanácsi levéltáraknak a végrehajtott országos felmérés szerint csaknem 17 000 szerv iratkezelését és irattári munkáját kell — a levéltári anyag védelme érdekében — rendszeresen ellenőrizniük. A feladat ellátáshoz csupán egy levéltárnak van saját gépkocsija (Pest megye), egy levéltár heti 2, kilenc levéltár heti 1 napos gépkocsihasználatban részesül. A nehézségek ellenére a levéltárak az ötéves terv első 3 évében fokozták a gyűjtőterület ellenőrzésének intenzitását: 1971-ben 2 768 szervet 2 974 alkalommal 1972-ben 2 821 szervet 3 065 alkalommal és 1973-ban 3 081 szervet 3 320 alkalommal kerestek fel. Az adatokból globálisan arra lehet következtetni, hogy a levéltárak ötévenként legalább egyszer minden általuk nyilvántartott szervhez eljutnak. Az ellenőrzések azonban az egyes levéltárak között nagyon egyenlőtlenül oszlanak meg. (1973-ban Pest megyében a levéltár több mint 600, Hajdú, Somogy, Tolna és Szolnok megyében több mint 200 szervet keresett fel, három levéltár esetében viszont az évi ellenőrzések száma a 30-at sem érte el.) Számolni kell azzal, hogy az iratkezelési szabályzatok véleményezése, hibáiknak kiigazittatása, még a következő ötéves terv elejére is áthúzódik. Ugyanakkor általános követelménynek kell tekinteni, hogy 5 év alatt az egyes levéltárnak az iratkezelés vizsgálata és az iratanyag nyilvántartásba vétele céljából minden — levéltári megőrzésre érdemes iratot is létrehozó — szervet legalább egyszer meg kell látogatnia, a fontosabb, valamint a gyakoribb eligazitásra szoruló egyéb szerveket viszont többször is fel kell keresnie. A szervlátogatások számának évente tehát meg kell közelitenie a nyilvántartott szervek számának 30%-át. A gyűjtőterületi munka intenzitásának fokozása érdekében törekedni kell külön nyilvántartási, illetőleg ellenőrzési csoport (részleg) kialakítására. Hamarosan sor kerül a területbeosztások változásával előállt gyüjtőkö'ri problémák egységes rendezésére. Ennek folytán az érintett levéltáraknak azzal is számolniuk kell, hogy az átadással, illetőleg átvevéssel kapcsolatban is lesznek feladataik. Valamennyi levéltár fontos teendője, hogy a történeti értékű és igy állandó megőrzést igénylő iratokat is létrehozó szervek nyilvántartólapjait (LÜSZ 39. §), fondtörzslapjait (LÜSZ 40. §) és külső fonddossziéit (LÜSZ 41. §) elkészítse. III. RENDEZÉS A tanácsi levéltáraknak két évtized óta fő feladatuk az iratok rendezése, és e téren jelentős — bár korántsem azonos értékű — eredményeket értek el. 1960-ban az akkori 92 ezer folyóméter anyagból még 33 ezer folyómétert nem lehetett középszinten rendezettnek tekinteni. Az iratgyarapodás lényegében szintén a rendezetlen iratok mennyiségét növelte. A sok éves kitartó munka eredményeként 1974 végére a középszinten még nem rendezett iratok mennyisége 18 ezer folyóméter8