Levéltári Szemle, 26. (1976)

Levéltári Szemle, 26. (1976) 2–3. szám - LEVÉLTÁRI TECHNIKA - Borsa Iván: Az új eszközök alkalmazása a levéltárakban / 191–214. o.

4.23 A Public Record Office London Kew nevű elővárosában uj épületet épit. Ennek berendezései között computer is lesz, hogy a kutatóterem kiszolgálását és a belső munkát minél gördülékenyebbé tegye. Már kidolgozták azt a rendszert, amely azzal kezdődik, hogy a kutató olyan olvasójegyet kap, amelyet a gép olvas és érkezéskor ezt bemutatva, a kutató regisztrálődik. A rendszer lényege azonban a teljes levéltári állomány őrzési egységek szerint történő nyilvántartása. Az iratanyagban történő minden mozgást (kiemelés, helyrerakás) regisztrálni kell. A rendszer segitségével pl. a kutatőteremben a kérőlap kiállítása előtt majd le kell billentyűzni a jelzetet és megtudja a kutató, hogy a raktári egység rendelkezésére áll-e vagy használatban van. (Kew-ben naponta 500 kutatóval számolnak.) 4.3 Kutatótermi statisztika A londoni Public Record Office kutatótermeit naponta 4-500 kutató keresi fel. A levéltár vezetésének tájékoztatására régebben nagy munkával dolgozták fel több szempontból a kutatóterem forgalmának statisztikáját (kutatók állampolgársága, foglalkozása, egyes levéltári fondok kutatottságának gyakorisága stb.). Evekkel ezelőtt a kutatók által kiállitott kérőlapokat szabványositották. A kutatók kódszámot kaptak, amely mutatja állampolgárságukat, foglalkozásukat stb., s a kérőlapok megfelelő adatait is meghatározott (szabványos) módon kell kitölteni. A kérőlapok másodpéldányait minden év végén átadják egy gépi adatfeldolgozó cégnek, amely a levéltárral közösen kidolgozott program szerint néhány nap alatt feldolgozza a nagy tömegű adatot, jelentős munkamennyiségtől kiméivé meg a levéltár dolgozóit. 4.4 Gépi dokumentumok kutathatása és terjesztése A washingtoni National Archiye_s 1974-ben közzétette első katalógusát, hogy az általa őrzött, az USA kormányzati szerveitől átvett mágneses szalagok (lemezek) közül melyik egység mire vonatkozik, hány tekercsből áll és ezek milyen öszszegért kaphatók. A levéltár valamennyi ilyen tipusu dokumentumot egységes rendszerre dolgoztat át, s a másolatokat is ebben a rendszerben bocsátja az érdeklődők rendelkezésére, akik e szalagok segitségével általuk kivánt rendszerben kiiratva az adatokat tanulmányozhatják azokat. 4.5 Adatok visszakeresése Az előbbiekben ismertetett megoldások közül tulajdonképpen csak a kanadai irattári felügyeleti rendszer (4.1) segit ahhoz, hogy egyes nevekre és tárgyakra vonatkozó eredeti őrzési egységeket a levéltáros vagy a kutató megtalálhasson. Levéltárban megvalósított adatvisszakeresési rendszert keveset mutattak be. A Hegei (Belgium) territoriális levéltár kb. 10 000 darab XVIII. századi nyomtatványt dolgozott fel gépi segítséggel és megkezdte a territórium anyakönyveinek feldolgozását is. A Bundesarchiv (NSzK) fokozatosan készit komputeres neves tárgymutatót a Bundestag irataihoz és ugyancsak gépi segítséggel dolgozták fel a második világháború több tízezer tisztjének személyi adatait is. A düsseldorfi pedig fényképgyüjteményéhez készített optikai lyukkártyás adatvisszakereső rendszert. Közös jellemzőjük volt, hogy meghatározott viszonylag kis volumenű homogén anyaghoz készültek. Több előadás e témakörben végrehajtott kísérletekről, el208