Levéltári Szemle, 26. (1976)

Levéltári Szemle, 26. (1976) 2–3. szám - LEVÉLTÁRI TECHNIKA - Borsa Iván: Az új eszközök alkalmazása a levéltárakban / 191–214. o.

angliai Chelwood Gateben rendezett Unesco-szeminárium. Ha a Chelwood Gateben kapott kép teljesnek nem is vehető, de alkalmas arra, hogy segítségével a következőkben felvázolható legyen az gépi feldolgozás levéltári alkalmazásának néhány területe. 4.1 Irattári felügyelet A kanadai Public Archives gépesített nyilvántartási rendszert dolgozott ki, amelyet valamennyi kanadai minisztériumban bevezettek. E rendszer segítségével tartják nyilván a minisztériumok irattári állományukat. A nyilvántartásban minden őrzési egység (filé vagy annak egyes kötetei) egy nyilvántartási egység. Minden filé esetében 17 kisebb (1-31 karakterből álló) és két nagyobb (egyenként 5500 karakterből álló) mezőben kell a megfelelő adatokat feltüntetni. Ilyen adatok: Jelzet (az őrző intézmény kódjától az egyes kötetekig lemenőén), a filé kezdő dátuma, a filé záró dátuma, raktári helye, selejtezhetés éve stb. Gépi segítséggel ez adatok bármelyikének rendjében kiíratható a teljes irattári állomány. A két nagy mező egyike a filé cimét, a másik a filé tárgyát irja le. Az ezekben a mezőkben szereplő egyes szavakat a "Keyword-out-of-Context" (KWOC) rendszerében mutat ózzák. Ha tehát a kutató olyan nevet vagy tárgyat keres, amely a mutatózott szavak között szerepel, a gép kiirja mindazoknak a file-oknak adatait (az 5500 karakterig terjedő részletes cimleirással együtt), amelyekben a keresett név vagy tárgy szerepel. — A rendszert bevezették, tapasztalatokról még korai volna beszélni. Ha beválik, legnagyobb előnye az lesz, hogy a levéltár selejtezés után (amit szintén e rendszer segítségével lehet elvégezni) megmaradt iratanyaggal átveheti a mágneses lemezeket is, azokat saját raktári rendszerére átdolgozva használhatja majd mind őrzési, mind pedig kutatási feladatok ellátásra. 4.2 Állomány nyilvántartás Az állománynyilvántartásra két konkrét és egy tervezett példát lehet bemutatni: 4.21 A l^donj_JPublic_Re_cord Office (PRO) az 1960-as években 3 kötetben közzétette nyomtatásban az általa őrzött levéltári anyag útmutatóját (guide). Az adatokban azóta számtalan változás következett be és igy állandó helyesbítésük szükséges. Az útmutató adatait tehát gépbe táplálták. Az iratanyagot őrző levéltári osztályok rendszeresen közlik a szerkesztőséggel, hogy tevékenységük eredményeképpen milyen adatok módosítása, kiegészítése szükséges. Ezeket a módosításokat a gépbe táplált adatoknál is végrehajtják és évente háromszor a PRO belső használatára megfelelő példányszámban kiíratják. így biztosítják, hogy a levéltár apparátusa ne elavult adatokkal dolgozzon. 4.22 A Washirtgltoni National Archives 1968-ig mikrofilmpublikációinak katalógusát, amelyik leginkább az annotált könyvkereskedői katalógushoz hasonlítható, hagyományos módon állította elő. Ezt követően — több évi munkával — kidolgozták a katalógus gépesített változatát. 1974-ben már gépi segitséggel készült katalógust adtak ki. A katalógus adatainak kiegészítése és módosítása az előzőekben ismertetetthez hasonlóan történt, s a katalógus uj bővített kiadása bármikor elvégezhető. 207