Levéltári Szemle, 25. (1975)

Levéltári Szemle, 25. (1975) 1. szám - Farkas Gábor: A Fejér Megyei Tanács VB Mezőgazdasági Osztályának iratkezelési rendszere, 1950–1956 / 49–68. o.

8750. Vízügyek és vízügyi közigazgatás 8760. Vízszabályozás, talajjavítás, mesterséges viziutak 8770. Ár- és belvízvédelem 8780. Öntözés és vizierő-ügyek A rendszám azonban még önmagában nem elegendő.az iratkezelésben: ezt tovább bontják és sorszámokat alkalmaznak. A sorszámokat az azonos rendszámú ügykörhöz tartozó iratok kapják, mégpedig a beérkezésük sorrendjében. Har azonos ügyben több irat érkezett, azokat ugyanazon sorszámon vették nyilvántartásba, és új sorszámot csak új ügy, úgynevezett kezdő irat kaphatott. Ezeket a nyilvántartó lapra (iktatókarton) vették fel. A nyilvántartólap rovatai a következők: Tartalmazza az ügy rendszámát, a rendszám tárgyát (szövegét), a lapszámot, az előadó nevét, ill. a betűjelzést. Az I. alatt a sorszámot, II. alatt az irat érkezését, a III. alatt a vezérszavakat, neveket kellett feltüntetni, IV. alatt az irattári helyet jelölték meg, az V. alatt pedig az irattárba kerülés idejét. Megjegyezzük, hogy a tömegesen érkező ügyeket - ilyen a mezőgazdasági osztály iratai között bőven akad - a rendszámon túl még az abc rendjébe is be.lehetett sorolni. A megkülönböztető betűt az ügy rendszáma előtt kellett feltüntetni. Mivel ugyanazt a rendszámot más hivatalok, sőt a tanács'osztályai is használhatták, így az ügy nyilvántartási számát ki kellett egészíteni a római számmal jelölt osztály jelzésével. Az ügy száma tehát állott: a megkülönböztető betűjelből, a rendszámból, a sorszámból, az osztály jelzéséből és az évszámból. (Pl.^a következő fiktív szám: B-4321-7-IV-1951. sz.) Ez azonban még nem az egyes irat száma. Ezek alszámot kaptak, azaz alszám törte meg a sorszámot (pl. B-4321-7-6-IV-1951 • sz.). Az irat száma tehát a következő: - megkülönböztető betűjel, -rendszám, -a konkrét ügyet jelző sorszám, - az irat beérkezése alkalmával kapott alszám, - az osztály jelzése s az évszám. A megfelelő rendszámok kiválasztása igen fontos volt. Ha oiyan rendszámmal ellátott ügyirat került az osztály kezelő elé, amelyet más hatóságnál vagy társosztálynál helytelenül állapítottak meg, a kezelő köteles volt azt helyesbíteni. Ha egy ügy két vagy több rendszámot érintett, akkor az ügyet valamennyi rendszám nyilvántartó lapjára feljegyezték, de az ügyiratot a leglényegesebb rendszám alatt kezelték, és ugyanitt jegyezték fel, és rakták le a beérkező utóiratokat is. Az érintett rendszámok nyilvántartó lapjain, mivel ott csak a "kezdő irat" beérkezési adatai vannak feljegyezve, a IV. és V. rovaton jelezni kellett, hogy az irat melyik rendszám és sorszám alatt található? Az egy ügyhöz tartozó, - azaz egy rendszám és sorszám alatt nyilvántartott iratokat - együtt kezelték és helyezték irattárba is. Általában két évig tartották az iratokat az osztály irattárában, azután a központi irattárba tették. Ennek azonban nem voltak kezelői, így az iratokhoz az osztály részéről bárki hozzáférhetett. Ez alatt tömegesen történt az iratok elvitele, melyeket nem reponáltak. Megcsónkult az iratanyag az irattári selejtezés során, amikor az 1956-1962. években meggondolatlanul egész rendszámokat kiselejteztek, mert lényegében senki sem törődött az iratokkal. 51