Levéltári Szemle, 25. (1975)

Levéltári Szemle, 25. (1975) 2–3. szám - FIGYELŐ - Leblancné Kelemen Mária: A zentai Történelmi Levéltár Tájékoztató Közlönye 1974/75 / 497–506. o.

A jelentés is, a munkaterv is a Levéltár tevékenységét fejezetekre osztva mutatja be. Megjegyzendő, hogy a jelentésben minden fejezeten belül 01-tol, alfejezetekben minden munkafázis személyekre, munkaórákra lebontva szerepel egy törtszám formájában; aholis a számláló a tervezett, a nevező a megvalósított munkát, illetve munkaórát jelenti. A továbbiakban tekintsük át fejezetenként az 1974. évben végzett munkát, illetve az adódott nehézségeket. I. Iratvédelem (az irat - és levéltári anyag védelme a Levéltár illetékességi területén működő birtokosoknál) 01-02 alfejezetben ismerteti a jelentés a gyűjtőterületi munkát. Szervlátogatások, azok nyilvántartásának vezetése, "regisztraturák kartonja", "regisztratura dossziék"; a bejáráskor összegyűjtött adatok rávezetése a regisztratura kartonokra. - A mi fondtörzslapunk, fonddossziénk megfelelői valószinüleg. Ide tartozik még az "intézkedési utasitás és meghagyás kiadása az iratanyag birtokosainak annak rendezett és biztonságos ó'rzése érdekében. " - Nálunk az iratkezelési szabályzat, irattári terv szolgál hasonló célkitűzéseket. - A selejtezési ügykörjegyzék jóváhagyása, a selejtezés ellenőrzése, a "közigazgatási szervek" iratainak begyűjtése, ellenőrzése, ezzel kapcsolatos ügyintézés. Összesités zárja a fejezetet; községenként, az egyes munkafajták tervezett és elvégzett mennyisége; tervezett és felhasznált munkaórák. Utóbbi összesítésből látszik legjobban, hogy a pénzügyi nehézségek miatt csökkenteniök kellett a gyűjtőterületi munkát. (Tervezett munkaóra 2726, felhasznált 2284) "... a szervbejárás maradt jócskán a terven alul, - az a fontos munkakör, amely egyrészt a hiányzó káderhez, másrészt a pénzeszközökhöz kötött. - A Levéltár a kimaradó pénzeszközöket kénytelen valahol megtakaritani, s ezt a napidijak, útiköltségek, tehát a szervbejárás sínyli meg. " II. Az irattári és levéltári anyag átvétele. Külön-külön, tételesen felsorolja a jelentés, hogy az ev során honnan, mennyi iratot vettek át terv szerint és terven felül. Felsorolja a vásárolt es az ajándékba kapott levéltári anyagokat. (Utóbbiakban fénykép-, plakátgyüjtemények is szerepelnek. ) A záró összesités szerint: irat átvétel történt 28 alkalommal, átvett fondok szama: 52, átvett irat mennyisége: 188,40 ifm.; tervezett átveendő mennyiség 226 ifm. Tervezett munkaóra 405, felhasznált 505. A különbséget azzal magyarázza a jelentés irója, Dobos János igazgató, hogy tervezésük előnyös felmérésen alapult, másrészt a felmérés és az irat átvétele közötti idó'ben egyes szerveknél az iratok egyszerűen "eltűntek" (pl. az iskoláknál). Ezért kevesebb tehát az átvett iratmennyiség, mint a tervezett. Az átvételek száma több a tervezettnél, s a felhasznált munkaóra ezzel arányosan nőtt. 499