Levéltári Szemle, 25. (1975)

Levéltári Szemle, 25. (1975) 2–3. szám - LEVÉLTÁRI TECHNIKA - Borsa Iván: Törekvések a gépi adatfeldolgozás alkalmazására a levéltári szolgálatban / 427–431. o.

Példa a levéltárigazgatás és az állománynyilvántartás együttes segitésére: A PRO London Kew nevű elővárosában uj épületet épit. Ennek berendezései között computer is lesz, hogy a kutatóterem kiszolgálását és a belső munkát minél gördülékenyebbé tegye. Már kidolgozták azt a rendszert, amely azzal kezdődik, hogy a kutató olyan olvasójegyet kap, amelyet a gép olvas és érkezéskor ezt bemutatva regisztrálódik, lényege azonban a teljes levéltári állomány raktári egységek szerint történő nyilvántartása. Az iratanyagban történő minden mozgást a géppel regisztráltatni kell. A rendszer segitségével a kutatóteremben pl. a kérőlap kiállitása előtt le kell billentyűzni a jelzetet és megtudja a kutató, hogy a raktári egység rendelkezésre áll-e vagy használatban van. Kew-ban egyébként naponta 500 kutatóval számolnak. 3. A levéltári anyagból származó információk kezelése gépi adatfeldolgozás segitségével A li£gei (Belgium) levéltár közjegyzői protokollumokat, továbbá kb. 10 000 XVIII. századi nyomtatványt dolgozott fel gépi segitséggel, s megkezdte az általa őrzött anyakönyvek bejegyzéseinek ilyen feldolgozását. Az emiitett protocollumok és nyomtatványok esetében tárgykivonat, továbbá név- és tárgymutató is készült, A Bundesarchiv (NSZK) folyamatosan készit komputeres név- és tárgymutatót a Bundestag irataihoz. Ugyancsak gépi segitséggel dolgozták fel a második világháború több tizezer tisztjének személyi adatait mutató jelleggel. A düsseldorfi levéltár optikai lyukkártyával készitette el fényképgyűjteményének indexét. E témakör tárgyalása során tartott korreferátumban mutattam be a Diplomatikai Levéltár egyes adatainak gépi adatfeldolgozásáról a Levéltári Közlemények 1971. évfolyamában megjelent tanulmányom elgondolásait. 4. A gépi adatfeldolgozás segítsége az irattárok ellenőrzésében A washingtoni Nemzeti Levéltár már az 50-es években segítséget nyújtott kormányhivataloknak, minisztériumoknak a gépi adatfeldolgozás alkalmazásában. A francia és az angol levéltárak egyaránt foglalkoznak a gépi adatfeldolgozásnak az átmeneti irattározás (préarchivage) érdekében történő alkalmazásának kérdésével. Néhány éve megkezdték alkalmazni a kanadai Public Archivesben az általuk kidolgozott RECODEX rendszert. Kanadában a minisztériumok irataikat egységes irattári rendszerben kezelik (tárgyilag kialakított egységek /file-ok/, amelyek kötetekre tagolódhatnak). A RECODEX rendszer alkalmas arra, hogy az egyes file-ok adatait egységes rendszerben rögzítse. Azonosítási szám, futó vagy lezárt ügy, selejtezési határidő', ügyfél neve (személy vagy intézmény), kezdő és záró dátum (év-hó-nap), raktári hely, a filé cime és tartalma. A levéltár törek428