Levéltári Szemle, 25. (1975)

Levéltári Szemle, 25. (1975) 2–3. szám - LEVÉLTÁRI TECHNIKA - Borsa Iván: Törekvések a gépi adatfeldolgozás alkalmazására a levéltári szolgálatban / 427–431. o.

LEVÉLTÁRI TECHNIKA Borsa Iván: TÖREKVÉSEK A GÉPI ADATFELDOLGOZÁS ALKALMAZÁSÁRA A LEVÉLTÁRI SZOLGÁLATBAN A londoni Public Record Office az Unesco támogatásával 1974 augusztusában a sussexi Chelwood Gate kisközség határában levő 50 személyes egyetemi vendégházban 6 napos bennlakásos szemináriumot rendezett. A szeminárium célja volt, hogy egyrészt áttekintse a gépi adatfeldolgozás levéltári alkalmazása terén eddig elért eredményeket és elgondolásokat, másrészt az eddigi tapasztalatok eredményeit továbbadja. 25 országból gyűltek össze levéltárosok, köztük a jelen sorok Írója. A foglalkozások előadásokból és korreferátumokból, azokkal kapcsolatos kérdésekből és reájuk adott válaszokból, vitákból, valamint munkacsoportok által és ott készitett dolgozatokból és azokról történt beszámolókból állt. Az előadások az alábbi témák köré csoportosultak és azokból a gépi adatfeldolgozás levéltári alkalmazásának jelenlegi helyzetéről az alábbi kép alakult ki. 1. A levéltárigazgatás segítése A Public Record Office évek óta gépi segítséget vesz igénybe a kutatótermi statisztika kidolgozásához. Az erre a célra szerkesztett kérőlap rovatainak egységes szempontok szerint történő kitöltése adja az alapot ahhoz, hogy a tárgyévet követően a kérőlapok másodpéldányának felhasználásával egy cég néhány nap alatt elkészíti a PRO által megkívánt sokoldalú kutatótermi statisztikát. 2. A levéltári állomány nyilvántartása A levéltári állományról tájékoztatást ad a PRO által a hatvanas években kiadott útmutató (guide), de ennek számos adata már elévült. Ennek pótlására szolgál a PROSPEC rendszer, amelynek segítségével valamennyi törzsegység legfontosabb adatait (szerepel-e a guide-ben, van-e jegyzéke, hol van elhelyezve, mikrofilmje van-e stb. ) gépileg tartják nyilván, A bekövetkezett változásokról adatlapot kell kiállítani, aminek segítségével korrigálják a nyilvántartott adatokat, s évente háromszor házi célokra több példányban a géppel kiíratják a javított útmutatót. Ugyancsak állománynyilvántartási problémák megoldására alkalmazzák az Egyesült Államokban a Nemzeti Levéltár kihelyezett részlegeiként müködo records center-ek a gépi segítséget. A hatalmas raktárakban egy szerv anyaga nincs egy helyen, hanem szanaszét attól függően, hogy a beszállításkor hol tudták elhelyezni. A raktári állomány helyzetéről gép segítségével tájékozódnak. A nn