Levéltári Szemle, 25. (1975)

Levéltári Szemle, 25. (1975) 2–3. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - Tökölyi István: A MÁV Igazgatóság irattárának története / 369–378. o.

Mindezek részletes ismertetése után leszögezhetjük, hogy ez nem örökérvényű, nem is lehet az, mert a szervezet létét az elvégzendő feladatok szabják meg és az csak akkor tudja szerepét betölteni, ha rugalmasan alkalmazkodik a változó körülményekhez, gondosan kerülve az öncélú és értelmetlen átszervezéseket. Az iratkezelés és az iratőrzés a segédhivatalok feladata volt. Erre a célra külön iktatót, ügyirat-nyilvántartót és irattárt létesitettek. A keletkezett iratokat évente l-es számmal kezdve növekvő számsorrendben központilag iktatták, s ugyancsak naptári évenként felfektetett neves tárgymutatókönyveket vezettek. Az irattározás is központi volt. A korábban emiitett első iratorzési szabályzatok az iratok között nem találhatók meg, de a segédkönyvekben található bejegyzések és az utókornak megmaradt iratokon levő irattári feljegyzések az irattározási rendszer kialakulására elég adatot tartalmaznak ahhoz, hogy azt rekonstruálni lehessen. Ezek szerint a meglévő legrégebbi iratokat annak idején az irattár tárgyi csoportok szerinti csoportosításban őrizte. A tárgyi csoportok l-es számmal kezdve növekvő számtani sorrendben sorszámozva voltak. Eddig ismert legmagasabb számú tárgyi egység a 307-es volt. Az 1887. január 1-tol életbeléptetett szabályzat két mellékletével együtt már rendelkezésre áll. Ez nemcsak az irattározást, hanem az irattár egyéb feladatait is szabályozta. Kötelezővé tette az irattározott ügyiratok nyilvántartását és az irattár feladataként irta elo a határidő nyilvántartását, valamint a határidőre be nem érkezett válaszok megsürgetését is. A szabályzat két melléklete közül az egyik az "Átnézete az irattári tételeknek és azok alosztályainak", a másik pedig "Vezényszavak összeállítása az irattár számára" cimet viselte. Az elsőként emiitett melléklet az irattári anyagot tételnek nevezett 22 tárgyi csoportba sorolta. A huszonkét tételbe tartozó ügyféléket 223 kisebb tárgyi egységre tagolta. Ezeken belül az iratokat alapszámokra bontva helyezték el. Alapszám volt az első iktatószám, amelyhez a vonatkozó utóiratokat csatolták. Egy-egy ügy alapszáma megváltozott, ha az ügynek későbbi naptári években is keletkeztek utóiratai. Ilyen esetben ugyanis az eloiratot az adott későbbi évi első utóirathoz csatolták, s attól kezdve az ügy iratainak ez a szám lett az alapszáma. Minden alapszámhoz két példányban iratjegyzék készitését rendelte el a szabályzat. Ezek közül az egyik ha az iratokat az irattárból kiemelték, vagy eloiratként szerelték - az iratok mellett a másik pedig az irattárban az iratok helyén maradt azért, hogy az összetartozó iratokat annak alapján meg lehessen állapitani. Az iratoknak megfelelő tárgyi csoportba, illetve tételbe sorolásnál az irattárnak nagy segitségére volt a "Vezényszavak összeállítása az irattár számára" cimü, másodikként emiitett melléklet. Ebben szoros abc betűrendben felsorolták az Igazgatóság ügykörébe tartozó ügyféléket, s mindegyik mellett feltüntették a megfelelő tétel számát is. 375