Levéltári Szemle, 24. (1974)

Levéltári Szemle, 24. (1974) 2–3. szám - FIGYELŐ - Ny. Straub Éva: A gépi adatfeldolgozás előkészítése az NDK irattáraiban / 463–467. o.

Hogyan jelentkezik mindez a levéltárak rendezés? és segédletkészítés? munkájában? 1952-ben közigazgatási reformot hajtottak végre az NDK-ban, s az addig öt közigazgatási egység helyett 15 kerületet alakítottak ki, mindegyiknek az élén kerületi tanáccsal. Egy-egy kerületi tanácson belül 20 osztály működik. Az uj felosztásnak megfelelően kijelölték azokat a levéltárakat, melyek a kerületi tanácsok iratanyagára illetékesek. Kilenc állami levéltár van, ami azt jelenti, hogy egyes levéltárak több kerület anyagára illetékesek. Jelenleg 1964-ig található a tanácsok iratanyaga a levéltárakban. A beszállított anyag eredeti főcsoportjait megtartják, vagyis a 20 osztályra bontást, a tétel beosztást azonban csak akkor, ha a levéltár által kialakított osztályozási rendszernek megfelel. Az 1964 óta érvényben levő iratkezelési szabályzat ellenére sok esetben szükséges az eredeti tételbeosztás megváltoztatása, az iratanyag átrendezése: éppen ezért ujabb iratkezelési szabályzat kidolgozását tervezik. Jelenleg az 1952-es közigazgatási reform óta keletkezett iratanyagot rendezik és látják el mutatóval. Az átrendezés és mutatókészités munkamenete az utolsó munkafázisig megegyezik a "hagyományossal"(4) s csak itt figyelhető'meg eltérés ill. bővülés. A "hagyományos" feldolgozásnál az utolsó- 6. - munkafázis az ügyiratokról készített mutatókartonok mutatókönyvvé gépelése. Az uj rendszerben erre nem kerül sor, helyette a tárgy rovat deskriptorokkal történő' átírása következik. A szocialista anyaghoz készülőmutatókartonokon ennek megfelelően a hagyományos rovatokon kívül még egy rovatot felvesznek a deskriptorok részére. E szerint a karton a következőképpen néz ki: időleges sorszám Proveniencia végleges lev. jelz. ügyirat tárgya évköre egyéb tartalmi kiegészítés D.: régi jelz. A 7. munkafázis a végleges mutató elkészítése: a munka során készült kartonokat nem tekintik végleges mutatónak. Ma még nem eldöntött, hogy milyen lesz a végleges mutató, melynek kettős feladatot kell ellátnia: mind a "hagyományos", mind a gépi adatfeldolgozás számára alkalmasnak kell lennie. Az eredeti elképzelés az volt, hogy deskriptoronként kartont fektetnek fel, s a mutató kartonok alapján kimutatózzák összes előfordulási helyüket. Ez azonban nem bizonyult járható útnak, 27 465