Levéltári Szemle, 24. (1974)

Levéltári Szemle, 24. (1974) 2–3. szám - FIGYELŐ - Ny. Straub Éva: A gépi adatfeldolgozás előkészítése az NDK irattáraiban / 463–467. o.

egyrészt, mert hallatlan munkaigényes, másrészt az iratanyag szaporodásával egyre nehézkesebbé válik kezelése. Jelenleg az elképzelés az, hogy a lyukkártya valamelyik fajtáját fogják mutatóként felhasználni. Előnye, hogy bármilyen számú karton — minden karton egy ügyirat — esetén könnyen kezelhető', alkalmas a hagyományos mutatók helyettesítésére, ugyanakkor a szükséges információkat a gép számára hozzáférhetően tartalmazza. (A ma müködőgépi konfigurációk túlnyomó többsége lyukkártya inputtal ellátott.) Az uj mutatózási rendszerrel a rendezési és segédletkészitési munkák során az eddigieknél több feladat hárul a levéltárosokra. A rendezési terv elkészítésével nem zárul le a levéltáros feladata, miként a hagyományos feldolgozásnál, hanem a deskriptor rovat kitöltése is az ő feladata. Felmérést végeztek, hogy ha középkáderek végzik az átirást, akkor ez kétszeres munkaidőt igényel, ugyanakkor a levéltárosnak el kell végeznie az ellenőrzést. Az ellenőrzés nemcsak a hibák korrigálását célozza, hanem több középkáder munkájának egységesítését is szolgálja. A levéltári munka során már eddig is jelentkeztek olyan fogalmak, melyeknek megfelelő' deskriptor a thesaurusban nem szerepel. Ennek oka az, hogy a thesaurus a mai tanácsi irattári kezelés számára készült, igy nem tartalmaz olyan fogalmakat, melyek a korábbi ügykezelésben még szerepeltek, de azóta megszűntek (pl.: szervek, szervezetek stb.),. Ilyen esetben megpróbálják már meglevő'deskriptorok kombinációjával megközelíteni az adott fogalmat, ha ez nem lehetséges, uj deskriptort alkotnak. (Eddig mintegy 60 uj deskriptor keletkezett a tanácsi iratanyag feldolgozásánál.) Itt szeretnénk megjegyezni, hogy a minisztertanácsi thesaurusban minden egyes deskriptornak egy betű és egy szám felel meg, mert elképzelésük az, hogy olyan számitógépet fognak használni, mely ezekkel a kódokkal fog dolgozni. A kerületi tanácsok iratanyagánál, ahol a Levéltári Főigazgatóság 1975-re tervezi az el sőgépi futtatást (gépi feldolgozást), magukat a deskriptorokat kívánják input adatként felhasználni. Az elmondottak a közigazgatás modern eszközökkel történőkiszolgálását, iratanyagának feldolgozását jelentik, melyet az állami élet egyéb területein is fokozatosan bevezetni kivannak. A minisztertanácsi thesaurust alapul véve egymás után készülnek el a speciális thesaurusok, igy foglalkoznak azzal, hogy a levéltárakban őrzött történeti anyag számára is készítsenek thesaurusokat. A cél olyan thesaurusok készítése, melyek közös alapra épülnek s kiegészülnek egy adott korszak, vagy terület speciális fogalomrendszerével. Egy a történeti iratanyag számára egységes thesaurus készítése szinte megoldhatatlan feladatot jelentene, a gyakorlatban pedig használhatatlan lenne. J—J?!——— ®—_

: (1) E két téma ismertetését lásd Sashegyi Oszkár: A levéltáros képzés és továbbképzés az NDK-ban, Levéltári Szemle 1973.3.sz., valamint Straub Éva: Rendezés és segédletkészítés az NDK levéltáraiban, 1974. 1 .sz. 466