Levéltári Szemle, 24. (1974)

Levéltári Szemle, 24. (1974) 2–3. szám - FIGYELŐ - Ny. Straub Éva: A gépi adatfeldolgozás előkészítése az NDK irattáraiban / 463–467. o.

anyag várható nagy mennyisége miatt az "Alapelvek"(2) szerinti rendezési és segédletkészitési munkák minden változtatás nélkül nem fogják tudni a kutatási igényeket kielégíteni. A "mennyiségi" probléma, annak ellenére, hogy az érvényben levőselejtezési szabályzat értelmében az iratanyag a végsőselejtezés után mintegy 50-75%kal csökken, rövidesen jelentkezni fog. Ezért szükséges, hogy már most előkészítsék a szocialista kori iratanyagot a gépi adatfeldolgozásra, annak tudatában is, hogy jelenleg az adatszolgáltatás teljes gépesítése még nem időszerü. Az NDK minisztertanácsa tette meg az első lépést a gépi adatfeldolgozásra való előkészület területén. Kidolgoztatott egy olyan thesaurust, mely saját irattári anyagának gépi feldolgozását teszi lehetővé. A minisztertanács ügykörének részletes feltárásával, az utóbbi évek irattári anyagának elemzése alapján készítették a thesaurust. A thesaurus három részből áll: bevezető'kötet, mely az alapelveket foglalja össze, s egyben útmutató a másik két kötet használatához. A második és harmadik kötet a deskriptorokat tartalmazza. Az egyik abc-ben, a másik szisztematikus rendszerbe foglalva. Az abc sorrendben nemcsak a deskriptorok szerepelnek, hanem "nem deskriptorok" azaz szakszavak is. A szakszavaknál feltüntetik, hogy milyen deskriptorral vagy deskriptor-lánccal (állandó kombinációval) fejezhető'ki. A szisztematikus rész feltünteti a közigazgatás fő területeit, majd azok nagyobb alcsoportjait s az alcsoportok általános fogalmait. Ezek köré az általános fogalmak köré a fogalmak tartalmának lebontását adják táblázatban. Minden általános fogalom egy-egy táblázat középpontjában áll, s ettől távolodva a fogalom egyre szűkebb tartalmát fedő fogalmak (deskriptorok) kerülnek. A szisztematikus mutató jelentősége igen sokrétű; ebből most kettőt szeretnénk kiemelni. Egyrészt segit feltárni az általános fogalmak körét, tartalmát, másrészt a thesaurus elkészülte után a legmegfelelőbb deskriptor megkereséséhez nyújt segítséget: ellenőrizhető, hogy egy fogalom megjelölésére kiválasztott deskriptor ténylegesen a legjobban fedi-e a fogalom tartalmát. Ha igen, ekkor a fogalom felosztásának logikai struktúrájából eredően a kiválasztottat megelőződeskriptor tartalmának nagyobbnak, az azt követőenk kisebbnek kell lennie. A deskriptorok segítségével az ügyiratok mutatózásánál egységes szóhasználatot tudtak kialakítani. Az eddigi gyakorlatban, akárcsak nálunk, az ügyiratok tárgymeghatározásánál szereplő'szóhasználat (pl. szinonimák esetén) és a mondatok megfogalmazása egyéni színezetű volt. A tárgymeghatározás szubjektivitásának ezeket a tényezőit a deskriptorok ismerete lényegesen csökkenti, az átírás pedig — melyről később szólunk — szinte teljesen kiküszöböli. A minisztertanácsi thesaurus mintájára, azt az eredeti elképzeléseknek megfelelően bázis-thesaurusként felhasználva, elkészítették a középszintű államigazgatás ügykezeléséhez szükséges thesaurust. (3) Ez 1972-ben jelent meg, s még az évben elrendelték használatát. (A minisztertanácsnál 1971 óta funkcionál az uj rendszer.) Azóta az NDK mind a 15 közigazgatási kerületében a helyi államigazgatás legfóbb szervei — a tanácsok — e szerint mutatózzák iratanyagukat. Az előadói íven az uj rendszer bevezetése óta a tárgyrovaton kivül egy un. deskriptor rovatot is felvettek, ahová az akta irattárba helyezése előtt a tárgymeghatározást átültetik a deskriptorok "nyelvére" . A tanácsok számára készült thesaurus 7 000 fogalmat tartalmaz, ebből mintegy 3 000 deskriptor, a többi deskriptor-lánc. 464