Levéltári Szemle, 23. (1973)
Levéltári Szemle, 23. (1973) 2. szám - Pálmány Béla: Iratkezelési szabályzatok a belkereskedelmi vállalatoknál / 210–226. o.
220 tes álláspontot tükröző jogszabály megjelenjék. Ez 1972. augusztus 24-én történt meg./l4/ Az utasitás a 30/1969./IX.2./Korm.sz. rendelet alapján egyértelműen rögziti az irat, iratkezelési szabályzat, irattári terv és tételszám fogalmát, a nyilvántartásbavétel és az irattározás eljárásának új követelményeit. Előirja irattári jegyzék és selejtezési jegyzőkönyv készitésének a kötelezettségét is. Az iratkezelési mintaszabályzat és az irattári tervminta az utasitás mellékletei, részint kötelező, részint ajánló jellegűek voltak. A mintaszabályzat több ügykezelési szervezeti forma többféle nyilvántartási /iktatási/ rendszer bevezetését lehetővé tette és leirta az irattári terv elkészitése előtt összeállítandó ügykörjegyzék megszerkesztésének legcélravezetőbb módszerét. Előirásai között szerpelt, hogy az irattári terv fő tagolódása a szerv szervezeti felépítésének megfelelő legyen, tanácsokat adott az irattári tételek kialakításához, őrzési idejük megállapításához. Előirta azt is, hogy egy szerven belül csak egyfajta nyilvántartási rendszer lehetséges, továbbá hogy nem szabad külön iktatókönyvet vezetni a beérkező és a kimenő iratok nyilvántartására. A szabályzatoknak meg kellett határozniuk, hogy kik kötelesek az irattári tételszámot feltüntetni, miként történjék az irattárba helyezés iktatókönyvben való feltüntetése. Az irattár belső rendszerének a szervezeti felépitést és az irattári tervet kell alapul vennie, mint azt a mintaszabályzat kötelezően előirta. Mivel a szerveknek a szabályzat jóváhagyása előtt meg kellett szerezniök az illetékes levéltár szakvéleményét is, evégett időben tudomásukra kellett hozni, melyik levéltárhoz tartoznak illetékesség és gyűjtőkör vonatkozásában. A gyűjtőkörök ilyen ért-elmü elhatárolása igen aktuálissá vált országos jellegű levéltárigazgatási feladat volt. A jogszabályok szerint /15/ az Uj Magyar Központi Levéltár az "országos hatáskörű állami szervek", az "országos jellegű gazdasági szervek" és egyéb intézmények felszabadulás után keletkezett levéltári anyagát illetékes átvenni és iratkezelési rendjét ellenőrizni. A Belkereskedelmi Minisztérium által alapitott és közvetlen felügyelete alá rendelt több mint száz vállalat mindegyike az ország egész területén gyakorolhatta kereskedelmi tevékenységét, igy valamenynyien "országos jellegüeknek" minősíthetők. Csakhogy az iratkezelés és a selejtezések hatékony ellenőrzése vidéken székelő vállalatok esetében számunkra a földrajzi távolságok miatt lehetetlen. Márpedig a "tárcaközvetlen" vállalatok közül Debrecenben, Győrött, Pécsett, Miskolcon 7-7, S Z egeden 6, Szombathelyen, Kaposváron 3-3, Kecskeméten, Székesfehérvárott, Egerben, Szolnokon, Veszprémben és Békéscsabán 2-2, Nyíregyházán, Dunaújvárosban l-l székelt és csak a többiek Budapesten. Mivel e városokban szinte kivétel nélkül működik tanácsi - általános - levéltár, célszerűnek látszott, ha a vidéki vállalatokat a helyi levéltárak illetékességi és gyűjtőkörébe utalják. Mivel a Belkereskedelmi Minisztérium vállalatainak és intézményeinek felügyeletéről ugyanekkor tették közzé a döntést a tárca hivatalos Lapjában,/^/ '.eíjes képet kaphattunk számunkról, székhelyükről az egész országban.
