Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 2. szám - Pálmány Béla: Iratkezelési szabályzatok a belkereskedelmi vállalatoknál / 210–226. o.

221 Ennek alapján javaslatot készítettünk, melyet a Levéltári Igazgatóságnak szeptemberben felterjesztettünk. A LIG javaslatunkkal egyetértett, és körlevélben az összes érdekelteket - köztük valamennyi tanácsi levéltárat - értesítette arról, mely szervek iratkezelési szabályzatainak véleményezése és egyben további gyűjtőköri feladatok elvégzése maradt a feladatuk. A Kereskedelmi Értesítő 1971/33 számában pedig egy közlemény az érdekelt szervekkel is tudatta, melyik levéltárhoz továbbítsák szakvéleményezésre iratkezelési szabályzattervezetüket. A levéltári törvény végrehajtásának első - a konkrét feladatokat rögzítő - jogszabály megalkotására irányuló szakasza ezzel lezárult. A vállalati jellegű szervek iratkezelésének szabályozása A szerveknek 4 hónapjuk volt a szabályzat és az irattári terv megszerkesztésére, jóváhagyatására és határidőre történő bevezetésére. A gondos munka, időigényessége miatt, a határidő betartása csak az összes érdekeltek koncentrált erőfeszítése révén volt remélhető. Ennek első feltétele az volt, hogy a szabályzat készítésére kötelezetteknél minden feltétel készen álljon. Az iratkezelési szabályzat és maga az irattári terv is csak abban az esetben volt haladéktalanul elkészíthető, ha a vállalat szervezeti felépítése, az ügykörök, illetékességek felosztása, a vezetők és beosztottak felelősségének tartalma hosszú időre tisztázottnak ígérkezett. Csakhogy számos vállalat - az "új mechanizmus" követelményeit felismerve - éppen ezidőben hajtotta végre vagy a közeljövőre tervezte szervezetének hosszadalmas munkát igénylő átalakítását. Ameddig az ezzel kapcsolatos számos vitás kérdés eldöntése nem zárult le - és sokszor éppen az iratkezelési szabályzat és az irattári terv készítése során merültek fel ismét e problémák - nem lehetett a szabályzatokat sem véglegesen összeállítani. A feltételek másik része szubjektív jeliegü volt. Az utóbbi években záros határidőn belül tucatnyi különféle szabályzatot kellett a vállalatok számviteli szakembereinek elkészíteniük, igy az iratkezelés szabályozását - jól lehet saját maguk panaszkodtak annak kaotikus állapotara - nem tartották kiemelt feladatnak, hanem " a legkisebb ellenállás törvénye" érteimeben - az eddigi gyakorlatot változatlanul akarták hagyni. Szinte azonos szavakkal panaszolták a szabályzatok elkészítésével megbízottak - gazdasági igazgatók, számviteli osztályvezetők, vállalati jogtanácsosok - hogy az áruforgalmi osztályok ügyintézőit "lehetetlen" preciz iratke?elesre szoríts;.i. Az ő eisoszámú kötelességük a kereskedelem, a beszerzések és eladások lebonyolítása és nem halandók semmiféle "bürokráciára". Az irattári tételszámok minden irat esetében történő megállapítását pedig az ügyintézők nürokratikus túlterhelésének tekintik. Más osztályok /számvitel, ,; ogügy stb./ természetesen másként állnak az iratkezelési feladatokhoz, de a- irattári tételek megá]1aoitasának de-