Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 2. szám - Pálmány Béla: Iratkezelési szabályzatok a belkereskedelmi vállalatoknál / 210–226. o.

219 elkészítésének mozzanatait irta le. Ebben a formában azonban nem nyújthatott megfelelő támogatást a szerveknek, ezért kértük a módositását. A belkereskedelmi minisztérium segitőkész hozzáállását bizonyitva az újabb, 1971 májusában elkészült uasitástervezet minden modositási javaslatunkat elfogadta, további megvitatásra szorult azonban a szabályzatok jóváhagyásának kérdése. A javaslat szerint a költségvetési szervek szabályzatait a felügyeleti főhatóság hagyja jóvá, mig a vállalatok igazgatója hatáskörébe utalják az önállóan gazdálkodó szervek szabályzatainak kiadását. Az egységes szabályozás megvalósulását azonban ez a módszer is csak féligmeddig tette volna lehetővé, a levéltárak szakvéleményének meghallgatására viszont lehetőség sem nyilott volna. Nagy előnye volt viszont az utasitás új tervezetének, hogy az irattári terv ha nem is a szervek tipusai szerint bontva - többszáz tényleges és általános vállalati ügykört és megőrzési időt részletesen felsorolt, melyek nagy segitséget nyújthattak a vállalati irattári tervek összeállítóinak. Az irattári terv azonban több figyelmet forditott az ügyviteli érdekre, mint a történeti értékre. A selejtezési időpontok meghatározásánál és számos irattári tételnél más megőrzési időt kellett javasolni. Az irattári tervminta levéltári véleményezésekor hasznos lett volna, ha magunk is jobban ismerjük a tárca szerveinek ügyköreit. így elsősorban a 30/1965* /KE 7-/ BkM utasitás ügykörjegyzékeire kellett hagyatkoznunk, amely több vonatkozásban idejét múlta, - éppen ezért volt szükséges új tételjegyzékek összeállítása -, másrészt túlságosan részletes, ezért könnyebben hasznosítható. Az új irattári terv összesen 220 tételmegjelölést tartalmazott, igy terjedelmében is megfelelőnek mutatkozott. Megoldatlan maradt azon megszűnt szervek iratai megőrzésének szabályozása is, melyek feladatait más szerv nem veszi át, vagyis jogutódjuk nincsen. Javasoltuk, hogy a minisztérium központi irattára vegye át megőrzésre ezeket az anyagokat, mert igy a volt felügyeleti szervnél együttesen őrizték volna a tárca felügyelete alá tartozó intézmények levéltári átadásra kerülő iratainak nagy részét. Részint a főhatóság központi irattárának kis férőhelye miatt, részint azért, mert jogszabályok ilyen esetben a Pénzintézeti Központnak való átadást irták elő, ezen elképzelésünktől el kellett állnunk./13/ A vállalati iratkezelési szabályzatok jóváhagyásának sokat vitatott kérdésére megnyugtató megoldást akkor találtunk, amikor a minisztérium szervezetének átalakításával létrejött a Vállalatfelügyeleti és Számítástechnikai Főosztály, melynek fő feladatát a felügyeleti ellenőrzés, az ügyvitel korszerűsítésének, a számítástechnika és a gépi adatfeldolgozás korszerű formáinak előmozdítása képezi. A jóváhagyást igy egységesen a főosztályra bizhatták azzal, hogy a szerveknek az illetékes levéltár előzetes szakvéleményét is meg kell kérni. Ez a megoldás lehetővé tette, hogy a levéltárak szakvéleményüket még a végleges jóváhagyás előtt közölhessék és a felügyeleti hatóság is kellő súllyal léphetett fel az iratkezelési szabályzatok időbeni és szakszerű elkészitése érdekében. A modositási javaslatok elfogadása után nem állott már semmi annak útjában, hogy az immár együt-