Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 2. szám - Pálmány Béla: Iratkezelési szabályzatok a belkereskedelmi vállalatoknál / 210–226. o.

218 lönös precizitást igényelt. A levéltárak és irattárak kapcsolatának egyértelmű szabályozása érdekében kértük annak előirását, hogy a szervek iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét az iratkezelési szabályzat alapján a szerv iratainak átvételére rendeltetésszerűen jogosult levéltár ellenőrzi, amely szakvéleményét kell, hogy adja az irattári terv megváltoztatása esetén is. Észrevételeink vonatkoztak még a selejtezési eljárás során az ügyviteli segédkönyvekben a selejtezés megtörténtének bejegyzésére, valamint az irattári jegyzék elkészítésének kötelezettségére is. Hosszas vitát váltott ki a közvetlen minisztériumi felügyelet alá tartozó szervek iratkezelési szabályzatainak jóváhagyása során a két tárca együttműködésének módját illető megállapodás. Mint más tárcák vállalatai /ll/ esetében, a belkeres kedelmi vállalatok vezetői közül is többen helytelenítették, hogy az iratkezelési szabályzatokat a minisztérium hagyja jóvá. Az új gazdaságiányitási rendszer az igazgatók önállóságát és egyben felelősségét is megnövelte és azok - mint állitották - sokkal jelentősebb kérdésekről is önmaguk dönthetnek, mint egy szabályzat kiadása. Szükségtelen, hogy az elkészitett iratkezelési szabályzatokat a felügyeleti hatóságnak és a levéltáraknak terjesszék fel jóváhagyás végett. Mivel a minisztériumnak hosszabb ideig nem volt olyan főosztálya, amely a vállalatfelügyeleti tevékenységet összefogta volna, az utasitás első tervezetei is a szervek vezetőinek hatáskörébe utalták az iratkezelési szabályzatok kiadását és az illetékes levéltár a szabályzat egy már jóváhagyott példányát kapta volna csak meg. A LIG és az UMKL ezt a megoldást nem fogadhatta el. A vállalati önállóság elvével nem áll szemben, ha központilag szabályozzák az- iratkezelést. A számvitel rendjét is azonos elvek alapján szabályozták, nem csak egy tárcán belül, hanem országosan is, mert jelentős érdekek fűződtek hozzá./12/ A vállalatok irányitását is segiti, ellenőrzését pedig megkönnyiti, ha az iratok őrzésének rendjét és az iratkezelést a felügyeletet ellátó főhatóság határozza meg és hagyja jóvá. Az irattári tervminta összeállítása az utasitás kidolgozásának legfáradságosabb, mintkét tárca együttműködését a legjobban igénylő feladat volt. Mivel a nóvumot az irattári terv képezte, okvetlenül szükséges volt, hogy a vállalatok tényleges ügyköreire épülő, részletes, hathatós segitséget nyújtó mintatervet tegyenek közzé. A tárca szerveinek különféle jellegét szem előtt tartva az optimális az lett volna, ha külön-külön "tipus-irattári-tervmintákat" készitenek. Pl. a szálloda- és vendéglátóipari, az élelmiszer- és vegyikereskedelmi, az iparcikk- és ruházati kereskedelmi vállalatok számára. A vállalatok által beküldött ügykörjegyzékek azonban nem nyújtottak megfelelő alapot az irattári tervek ilyen differenciálásához. Rendkivül sok problémát okozott az egyes irattári tételek megnevezésének, selejtezésének és levéltári átadásának a meghatározása, mert nemcsak a vállalatok, de a többi hozzászóló sem volt egységes véleményen ezekben a kérdésekben. Emiatt az irattári tervminta első változata a tételek megjelölését nem tartalmazta, hanem az irattári terv