Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 2. szám - Pálmány Béla: Iratkezelési szabályzatok a belkereskedelmi vállalatoknál / 210–226. o.

217 szükségesnek megőrzésüket az egyes szervek. Az irattári terv egyes tételeinek megőr­zése szempontjából nem csak a LIG-et és az UMKL-t, hanem valamennyi BK.M. főosztályt is megkérdezték. Az álláspontok egyeztetése rendkivül szerteágazó és nehéz feladat volt a minisztérium főelőadója részére, aki a levéltár álláspontját minden esetben elfogadta. A vállalatok észrevételezés végett megkapták az iratkezelés szabályozására vonatkozó utasitás tervezetét. Általános volt az idegenkedés a benne foglaltakkal szemben. Az egyik legpregnánsabban megfogalmazott vélemény - mellyel a legtöbb vál­lalat egyetértett - igy szólt: "Az 19&9. évi 27.sz. tvr. valamint ennek végrehajtá­sa tárgyában kiadott 30/1969.Korm.sz. rendelet egységes iratkezelést ir elő a költ­ségvetési szervekre és vállalatokra egyaránt. Mivel a gazdasági tevékenységet foly­tató vállalatok működése alapvetően eltér a költségvetési szervek és intézmények tevékenységétől, a dolgok természetéből következik, hogy az ügyiratkezelési sza­bályzatnak követnie kell a gazdasági tevékenység sajátosságait. Erre figyelemmel tesszük meg azt az észrevételünket, mely szerint az iratfajtánkénti code-számos ügyiratkezelés vállalati viszonylatban rendkivül nehézkes, lényeges többletmunkát igényel. Nem biztositja az intenciónak megfelelő cél elérését, gátolja az operativ ügyintézést és végül, de nem utolsó sorban a több évtizede begyakorolt jó módszerről új módszerre való áttérést hosszú időre veszélyeztetné részben a vállalati munkát, részben az ügyintézés tényleges rendjét. Rá kell mutatnunk továbbá arra is, hogy bevezetése jelentős munkaerőtöbbletet idézne elő vállalatunknál, annál is inkább, mivel vállalatunknak 24 önálló további egysége van, melyeknél az iratkezelés köz­pontunkból függetlenül történik." Ezen - széles körben elterjedt - véleményben tükröződött a vállalati iratkeze­lés sajátosságainak figyelembevételére apelláló megalapozott aggodalom, de több - ugyancsak közszájon forgó - tévedés is. Ilyen az irattári tételek kód számként való értelmezése is. Természetszerűleg nem biztos, hogy a begyakorolt módszer egy­ben jó módszer is, melynek bármiféle változtatása csak "káoszt" idézne elő. Végül nem érezzük okvetlenül megalapozottnak a kezelőszemélyzet növelésének szükséges­ségétől való félelmet sem, mivel a tételszámok feltüntetését a rendelkezések út­mutatói decentralizáltan, az egyes ügyintézők kötelességévé tenni javasolták. Az érdekelt vállalatok "hozzáállása" a szabályozáshoz tehát általában nem volt pozitiv, ami jelentősen megnehezítette a rendelkezések végrehajtását. A szakminisz­térium az utasitás tervezetével 1971 márciusában készült el és szakvéleményezésre megküldte a LIG-nek, valamint Levéltárunknak. A tervezet véleményezésekor arra töre­kedtünk, hogy az világosabban rögzitse, mi a kapcsolat és mi a különbség az irat­kezelési szabályzat és az irattári terv között, irja elő nyomatékosabban, hogy a szervek ügykezelői az iratokra kötelesek feltüntetni az irattári tervben meghatá­rozott - tárgyilag megfelelő - tételszámot. Mivel ezek képezték a kötelezően beve­zetendő nóvumot az addigi gyakorlathoz képest, pontos értelmezésük elősegitése kü-

Next

/
Thumbnails
Contents