Levéltári Szemle, 23. (1973)
Levéltári Szemle, 23. (1973) 2. szám - Pálmány Béla: Iratkezelési szabályzatok a belkereskedelmi vállalatoknál / 210–226. o.
217 szükségesnek megőrzésüket az egyes szervek. Az irattári terv egyes tételeinek megőrzése szempontjából nem csak a LIG-et és az UMKL-t, hanem valamennyi BK.M. főosztályt is megkérdezték. Az álláspontok egyeztetése rendkivül szerteágazó és nehéz feladat volt a minisztérium főelőadója részére, aki a levéltár álláspontját minden esetben elfogadta. A vállalatok észrevételezés végett megkapták az iratkezelés szabályozására vonatkozó utasitás tervezetét. Általános volt az idegenkedés a benne foglaltakkal szemben. Az egyik legpregnánsabban megfogalmazott vélemény - mellyel a legtöbb vállalat egyetértett - igy szólt: "Az 19&9. évi 27.sz. tvr. valamint ennek végrehajtása tárgyában kiadott 30/1969.Korm.sz. rendelet egységes iratkezelést ir elő a költségvetési szervekre és vállalatokra egyaránt. Mivel a gazdasági tevékenységet folytató vállalatok működése alapvetően eltér a költségvetési szervek és intézmények tevékenységétől, a dolgok természetéből következik, hogy az ügyiratkezelési szabályzatnak követnie kell a gazdasági tevékenység sajátosságait. Erre figyelemmel tesszük meg azt az észrevételünket, mely szerint az iratfajtánkénti code-számos ügyiratkezelés vállalati viszonylatban rendkivül nehézkes, lényeges többletmunkát igényel. Nem biztositja az intenciónak megfelelő cél elérését, gátolja az operativ ügyintézést és végül, de nem utolsó sorban a több évtizede begyakorolt jó módszerről új módszerre való áttérést hosszú időre veszélyeztetné részben a vállalati munkát, részben az ügyintézés tényleges rendjét. Rá kell mutatnunk továbbá arra is, hogy bevezetése jelentős munkaerőtöbbletet idézne elő vállalatunknál, annál is inkább, mivel vállalatunknak 24 önálló további egysége van, melyeknél az iratkezelés központunkból függetlenül történik." Ezen - széles körben elterjedt - véleményben tükröződött a vállalati iratkezelés sajátosságainak figyelembevételére apelláló megalapozott aggodalom, de több - ugyancsak közszájon forgó - tévedés is. Ilyen az irattári tételek kód számként való értelmezése is. Természetszerűleg nem biztos, hogy a begyakorolt módszer egyben jó módszer is, melynek bármiféle változtatása csak "káoszt" idézne elő. Végül nem érezzük okvetlenül megalapozottnak a kezelőszemélyzet növelésének szükségességétől való félelmet sem, mivel a tételszámok feltüntetését a rendelkezések útmutatói decentralizáltan, az egyes ügyintézők kötelességévé tenni javasolták. Az érdekelt vállalatok "hozzáállása" a szabályozáshoz tehát általában nem volt pozitiv, ami jelentősen megnehezítette a rendelkezések végrehajtását. A szakminisztérium az utasitás tervezetével 1971 márciusában készült el és szakvéleményezésre megküldte a LIG-nek, valamint Levéltárunknak. A tervezet véleményezésekor arra törekedtünk, hogy az világosabban rögzitse, mi a kapcsolat és mi a különbség az iratkezelési szabályzat és az irattári terv között, irja elő nyomatékosabban, hogy a szervek ügykezelői az iratokra kötelesek feltüntetni az irattári tervben meghatározott - tárgyilag megfelelő - tételszámot. Mivel ezek képezték a kötelezően bevezetendő nóvumot az addigi gyakorlathoz képest, pontos értelmezésük elősegitése kü-