Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 2. szám - Pálmány Béla: Iratkezelési szabályzatok a belkereskedelmi vállalatoknál / 210–226. o.

• 216 tékes levéltára melynek egyik fő feladatát képezi a gyűjtőterületi munka. A Levéltári Igazgatóság ezért fokozottan támaszkodott az UMKL-re a társminiszterek által kiadandó utasítások, mintaszabályzatok, és irattári tervminták szakvéleményezésekor. Személy szerint e munkálatokba csak 1971 első hónapjaiban kapcsolódtam be, tehát az eredetileg előirt határidő egy esztendős meghosszabbításának időszakában. Az addig történteket röviden összefoglalva: a hivatalos lapban /?/ 1970 augusztusában a Művelődésügyi Minisztérium által kiadott tájékoztatót mint a szervek előtt álló feladatokhoz segítséget nyújtó irányelveket közölték. A közzététel - annak ellenére, hogy számos szervet "elrémített" a feladatoktól - hasznos volt, mert felvázolta a teendőket, de semmiképpen sem pótolhatta az utasítást, valamint a mintaszabályzatot és elsősorban az "irattári tervmintát". Mindezek elkészítése igen alapos, számtalan szempontot figyelembe vevő munkát igényelt elsősorban a tervezeteket összeállító minisztériumi főelőadó részéről, aki nagy lelkiismeretességgel végezte felelőségteljes megbízatását. Az alábbiakban nem foglalkozunk a minisztérium iratkezelési szabályzatának és irattári tervének készitésével, mivel az a szervezeti felépités megváltozása miatt késedelmet szenvedett. A legfontosabb és legsürgősebb feladat az volt, hogy az irattári tervminta összeállítása érdekében a kereskedelmi vállalatok iratforgalmát felmérjék és megálla pitsák, melyek a leggyakrabban előforduló tárgyi tételek. Ezen ügykörjegyzék összeállítását számos ok tette szükségessé. Elsősorban is a gazdasági irányítás új rendszerének bevezetésével a vállalatok számos ügyköre megváltozott. /Elég, ha csak a tervügyekre utalunk/. Másrészt számos iratfajta őrzési idejét időközben új jogszabályok határozták meg: így a számviteli bizonylatokét /8/ és a mérlegekét, eredménykimutatásokét, az árképzéssel kapcsolatos iratokét /9/» munkakönyvek őrzését /10/ stb. Végül azt is figyelembe kellett venni, hogy a korábbi utasításokhoz készített selejtezési ügykörjegyzékek fölöslegesen részleteseknek bizonyultak, ezért a selejtezési eljárások során csak nagy nehézségekkel alkalmazhatók, és számos esetben túlságosan hosszú megőrzési időt írtak elő. A minisztérium ezért 32 szervhez - vállalathoz - felhívást intézett, hogy a megküldött előzetes ügykörjegyzék alapján állítsák össze a saját iratforgalmukban előforduló ügykörök jegyzékét. A válaszok 1970 utolsó hónapjában futottak be, de túl sok használható adatot nem tartalmaztak. A megkérdezettek egy része csak rövid, általánosságokban mozgó feleleteket adott. Más vállalatok pontosan leírták irattározásuk módszerét és az irattárukban található bizonylati anyag tagolását, ami már hasznos információkat tartalmazott, de nem könnyítette meg az irattári tervminta készítőinek a dolgát, mert szinte ahány szerv, annyiféle megőrzési időt javasolt egyazon tételekre is. A kereskedelmi vállalatoknál hatalmas mennyiségben keletkező számlák, számlakivonatok, számlabelégek stb. vonatkozásában - jóllehet a 9/1969/III.18./ PM.sz. rendelet egyértelműen 5 évet ir elő - kettőtől 10 évig tartották