Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 2. szám - Pálmány Béla: Iratkezelési szabályzatok a belkereskedelmi vállalatoknál / 210–226. o.

• 215 ségük eltérő természetéből erednek./6/ Az államigazgatás végrehajtó, rendelkező jellegű alaptevékenysége miatt az iratforgalom jellege, az elintézés módjai és ennek megfelelően az iratkezeléssel szemben támasztott igények is mások, mint a gazdasági tevékenység jellege által meghatározott vállalati iratkezelésnél. Az iratkezelés szabályozásánál okvetlenül figyelembe kell venni az ebből eredő sajátosságokat, ha megvalósítható szabályzatokat akarunk életbe léptetni. Mindez korántsem jelentheti azt, hogy kritikátlanul "vállalati sajátosságként" kell szentesíteni mindenestül a kialakult gyakorlatot, mert az a legtöbbször ésszerűsítésre szorul. A vállalatok általában kevesebb gondot forditanak az iratkezelésre, mint szüks-éges lenne, mivel - kiváltképpen a műszaki, áruforgalmi szakemberek - "bürokráciának" tekintik e feladatokat, melyek akadályozzák munkájuk ellátását. Nem akarják beismerni, hogy éppen a hanyagság szüli a nehézségeket. Amint egy. vállalati szakember megfogalmazta, az iratkezelés és irattározás akut problémává súlyosbodott, melynek megoldásához az iratkezelési szabályzatok megfelelő összeállítása sok segitséget nyújthatott. A belkereskedelmi és a művelődésügyi tárca e feladatok végrehajtásához igyekezett megfelelő segitséget nyújtani a vállalatoknak és a többi intézménynek is. Van még egy jelentős tényezője az iratkezelésnek - és ez jó, vagy rossz: a hagyományok ereje. Egy iratkezelési szervezet zökkenőmentes működésének alapfeltétele a begyakorlottság az iktatás, a szignálás, az elintézés, az irattározás mozzanatait illetően. E hagyományok azok, melyek idegenkedést szülnek minden újitással, - néha az ésszerűekkel - szemben is. E hagyományok sokszor erősebbek minden "vállalati sajátosságnál" is. Az 1967-ben megszüntetett szakigazgatási szervek személyi állománya egyes vállalatokhoz került. E vállalati központok /KERIPAR, BSZV, stb./ megőrizték korábbi "hivatali" iratkezelésüket, igy a nyilvántartásba vételkor szerelik az előiratokat, név- és tárgymutatót vezetnek, előadói ivet használnak továbbra is. Mindez csak aláhúzza azt, hogy a hagyományokat is számitásba kell venni, ha az iratkezelés szabályozásába, átszervezésébe kezdünk. A tárca iratkezelését szabályozó utasitás elkészítése A 3

0

/1969./IX.2./ Korm.sz. rendelet 3-§. /l/ előirása szerint a tárcák a művelődési miniszterrel egyetértésben, miniszteri utasításban szabályozták az iratkezelést. Elkészítendő volt tehát a Belkereskedelmi Minisztérium iratkezelési szabályzata, valamint a miniszter felügyelete alá tartozó állami szervek iratkezelési szabályzata. Tekintettel a belkereskedelem szervezetének sokrétűségére, a vállalati önállóság alapelvére, és a szervek iratforgalmának sokszínűségére, iratkezelési minta

szabályzatot és minta-irattári tervet volt célszerű készíteni. Az UMKL ebbe a munkába úgy kapcsolódott be, mint a minisztérium és a miniszter közvetlen felügyelete alatt álló közel ötven "országos jellegű" állami szerv gyüjtőkörileg ille-