Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 2. szám - Pálmány Béla: Iratkezelési szabályzatok a belkereskedelmi vállalatoknál / 210–226. o.

214 páncélszekrényében őrzik a legfontosabb iratokat, igy a szervezeti és működési szabályzatokat, távlati és éves terveket, kollektiv szerződéseket, beruházási és fejlesz tési ügyeket, a vállalat nyilvántartását /alapitás, átszervezés stb./, személyzeti és oktatási ügyeket, piackutatási, reklám és propaganda, valamint minőségvizsgálatra, márkacikkekre, védejegyekre, ár- és üzletpolitikai koncepciókra, vállalatgazdálkodásra /jövedelemszabályozás, nyereség, adózás, fejlesztési alapok stb./ vonatkozó ügyeket, a mérlegbeszámolókat és még további történeti értékű iratokat. Mi indokolhatja a tartósan decentralizált irattározást? 1/ A szóbanforgó iratokra az ügyvitel érdekében éveken át szükség lehet. 2/ A vezetők felelősségrevonása esetén ezek az iratok "perdöntőek", ezért nem akarják kiadni a kezükből. 3/ Az irattárak egy része nem felel meg a műszaki paramétereknek, nyirkosak, a viz elöntheti a padlót, az állványzat nem megfelelő. 4/ Az irattár rendezetlensége esetén az irat kikeresése hosszabb időt vesz igénybe, esetleg teljesen elkallódik, megsemmisül. 5/ Végül az irattár dolgozóinak fő munkáját a naponta beérkező és kimenő iratok kezelése képezi, az irattárban lerakott iratokra csak mellékesen ügyelnek. A legtöbbször az osztályok ügyintézői helyezik el azokat a kijelölt állványokra, polcokra, a kellő iratokat nem is tudják segítségük nélkül előkeresni. Az íróasztalokban és szekrényekben kialakult irattározás azonban több tekintetben is veszélyezteti a történeti értékű anyagok biztonságos őrzését. Elsősorban is az irattároz-ás "szubjektivizálódik" azaz az illető vezetőnek vagy ügyintézőnek mintegy személyi tulajdonaként tekintik az iratokat. Helyét, rendszerét ő ismeri, csak rajta keresztül juthat hozzájuk bárki. A fő problémák itt a személyi változások alkalmával jelentkeznek. Nem elképzelhetetlen, hogy a távozó egyes iratokat magánál tart és gyakrabban előfordulhat, hogy az új vezető vagy ügyintéző rövid úton kiselejtezi a helyet elfoglaló 15-20 éves iratokat, melyek megőrzéséhez személyi érdeke nem fűződik. A megfelelő irattározás kialakításának anyagi természetű akadályai vannak. Ha a legtöbb vállalatnál a dolgozók is csak szűkösen, összeszorítva nyernek elhelyezést, érthető, hogy az irattárnak nem adnak helyet. Szerencsére egyre több vállalat akad - ha ma még kevesen vannak is - amely felismeri, hogy a gazdasági önállóság szükségessé és lehetővé teszi számára az irattár megfelelő információ-tárolóvá történő kiépítését. Az iratkezelés és irattározás fentebb leirt módja többé-kevésbé minden vállalatra jellemző és olyan sajátosságai vannak, melyek eltérnek az államigazgatási apparátus szerveinek, valamint a kulturális, egészségügyi és szociális, szolgáltatásokat teljesítő intézetek, intézmények - közhasználatú szóval a "hivatalok" iratkezelési és irattározási gyakorlatától. Ezek a sajátosságok azonban tevékeny-