Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 2. szám - Pálmány Béla: Iratkezelési szabályzatok a belkereskedelmi vállalatoknál / 210–226. o.

213 részét, a számlák, számlakivonatok és mellékletek, valamint egyéb bizonylatok alkotják. Iratkezelésük ugyancsak elég változatos. Több helyen úgy tartják, hogy a feldolgozás rendszere önmagában, központi iktatás nélkül is biztositja a teljeskörü, hiánytalan elintézést, másutt külön "számla és megrendelés nyilvántartást" vezetnek, ismét másutt a "számlák" és a "levelek", vagyis a számviteli és ügyviteli iratok egyazon iktatókönyvbe vegyesen kerülnek iktatásra. A számviteli bizonylatok kezelésével kapcsolatban a 9/1969-/HI • 18./ P.M.sz. rendelet 6.§. /l/ bek. értelmében megőrzésük rendszerét úgy kell kialakítani, hogy a könyvelési feljegyzések hivatkozásai alapján azok visszakereshetők legyenek. A megrendelés kielégitése során számlagarniturát állitanak ki, amelyből három példány a vevőhöz kerül. Egy számlamásolat az áruszállítás során, mint kapujegy, visszakerül az illető kereskedelmi osztályra, amely szoros számsorrendben irattározza, egy további példány az analitikus árukönyvelés és statisztikai feldolgozás után a göngyölegnyilvántartást szolgálja és a hatodpéldány az, amelyet a globális folyószámlakönyvelés a kiegyenlítés után az irattárba küld, ahol a számla ezen példánya a vevő iratgyűjtőjébe kerül. E dossziékat szintén a partnerek neveinek ábécé- sorrendjében alakitják ki. Egy fővárosi kereskedelmi vállalat irattára ezek szerint a következő rendszerben őrzi az ott lerakott iratokat. Kiemelt vállalatokkal folytatott levelezés /a legfőbb partnerek/ külön doszsziékban elhelyezve "Helyi levelek" szoros ábécé-ben A-Z -ig "Vidéki levelek" szoros ábécé-ben A-Z-ig Kiemelt számlák, külön dossziékba lerakva "Helyi számlák" szoros ábécé-ben A-Z-ig "Vidéki számlák" szoros ábécében A-Z-ig "Havi lerakásos számlák szoros ábécé-ben A-Z-ig Hálózati pénztár, MNB, visszáru számlák. Mindezek az iratok - mint számviteli bizony latok-az emiitett PM. rendelet értelmében legalább öt év őrzés után kiselejtezhetők, nem képeznek levéltári anyagot, igy, bár e gyakorlat eltér a Levéltári Igazgatóság által kiadott "Tájékoztató"-ban javasolt legcélszerűbb irattározási módszertől, csak kompromisszumus megoldásnak tekinthető. Éppen az a legproblematikusabb a vállalatoknál kialakult irattározási gyakorlatban, hogy a központi irattárba rendszeresen csak e számlákat és a kereskedelmi levelezést szállitják. A hosszabb ideig megőrzendő iratokat - köztük a teljes levéltári anyagot - decentralizáltan, a szervezeti egységeknél őrzik. A legszélesebb körben elterjedt, hogy a vezetők hosszabb időn át, sokszor véglegesen maguknál tartanak bizonyos jogbiztositó iratokat. A vezérigazgató, gazdasági igazgató, kereskedelmi igazgató, egyes osztályvezetők, a jogtanácsosok, az ügyvitel szer vezők Íróasztalukban vagy a szobájukban lévő szekrényekben, esetleg a vállalat