Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 2. szám - Pálmány Béla: Iratkezelési szabályzatok a belkereskedelmi vállalatoknál / 210–226. o.

212 megtartották a szétosztás és az elintézés módjára vonatkozó utasitások feljegyzésének jogát. Általános gyakorlat, hogy nem keresik meg az előiratok iktatószámát, még akkor sem, ha a beérkező levélen arra netalán utalás, hivatkozás esnék. Hivatkozni a kereskedelmi munkában általános távbeszélő és telex kapcsolat miatt inkább a saját és a partner ügyintézőkre szoktak. Ezt a gyakorlatot azzal indokolják, hogy az előiratok csatolása, a mutatózás időigényes tevékenység, melyet a kezelőségek kis létszámukkal a nagy iratforgalom és a gyorsaság követelményeinek teljesitése mellett nem tudnak ellátni, továbbá - hangzik az általános vélemény - a kereskedelmi levelezésben a legtöbbször nehéz is "hivatali értelemben vett" előiratot találni; a belső keletkezésű nyilvántartások - igy az árudiszpoziciós kartonok - elegendő információt adnak az ügy előzményeiről. A legsajátosabb gyakorlat az expediálásnál folyik. A "kimenő leveleket" több másolati példányban készitik el. Olyan szerv is volt, amely nem látta szükségesnek a postázott iratok nyilvántartását, mások elegendőnek vélték, ha a kiadmányozott irat elküldésének tényét a postai feladókönyvbe vezették. A legelterjedtebb módszer azonban az, hogy a "kimenő" iratok külön iktatókönyvbe kerültek és más sorszámot kaptak, mint a beérkezők. Ez a gyakorlat elterjedt más gazdálkodó-termelő szerveknél - vállalatoknál is./5/ A nyilvántartás ilyen módját azért látják célszerűnek, mert a beérkező levelek többségére nem történik válaszadás, illetőleg a kimenő iratok zöme nem válaszlevél, hanem belső keletkezésű. A nyilvántartás ilymódon féloldalú. Néhány kivétellel ugyanis az iktatókönyv a beérkezéstől az ügyintézőnek való átadásáig követi az ügyintézés fázisait, az elintézésről, irattárba helyezésről már nem tájékoztat, tehát nem alkalmas az ügyintézés menetének ellenőrzésére. A kiadmányozott irat eredeti példánya a postázást végző kezelőségre kerül. Elintézés után csak néhány vállalat irattározza azonnal központilag az iratokat, ez legtöbbször az egységek feladata, hogy átmenetileg - amig az ügyintézéshez szükséges - kezeljék az "ad acta" tett iratokat. E "kézi" vagy operativ irattárban az iratanyag renszerint két évig marad, kezelése, rendezése az ügyintézők feladata. Egyöntetű vélemény szerint az irattározásnak az a megoldása szolgálja és segiti a legjobban az alaptevékenységet képező áruforgalmat, ha az iratokat a szalutok és vevők - vagyis a kereskedelmi partnerek - szerint kialakitott iratgyűjtőkben rendezik. Az irattár a partnerek nevét ábécé-sorrendben rendezi. A "nagyvevők" és "nagyszállitók" külön-külön dossziét kapnak, melyen belül a beérkező leveleket és a kimenő levelek másolati példányait időrendben egymás elé fűzik. Ez az idősorrendiség egyben biztositja a globális könyvelés analitikáját is. Az iratgyűjtők partnerenkénti vezetésének kétségtelen előnye ezen kivül, hogy egy-egy vevő, vagy szállitó teljes anyaga együtt van és ez - jobb hiján - helyettesiti az előés utóiratok szerelését, könnyen áttekintést lehet nyerni a kereskedelmi kapcsolatok helyzetéről. A kereskedelmi vállalatok iratforgalmának legtekintélyesebb