Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 1. szám - A VII. NEMZETKÖZI LEVÉLTÁR KONGRESSZUS ANYAGÁBÓL - Ember Győző: Hozzászólás / 17–21. o.

20 Az ilyen magas szintű, fondok vagy állagok szintjén készülő levéltári segédlet analitikus jellegét pedig a legcélszerűbben azzal adhatjuk meg, hogy a segédletben behatóan ismertetjük annak a szervnek, vagy akár személynek is, a történetét, amely szerv vagy személy működése során a kérdéses levéltári anyag keletkezett. Elsősorban a kérdéses szerv hatáskörét, területi illetékességét, szervezetét és ügyvitelét kell ismertetnünk. Személy esetében pedig közéleti pályafutásának, családi és személyi kapcsolatainak leglényegesebb adatait. Az ilyen esetekben a hivataltörténetet hívjuk segítségül, annak az eredményeit vesszük át a levéltári segédletbe, a tudományos tájékoztatás hatásfokának növelése érdekében. A levéltári anyag terjedelme elsősorban abból a szempontból döntő tényező, hogy készüljön-e hozzá mély szintű segédlet. Nagy terjedelmű anyaghoz általában csak magas, vagy közép szintű segédletet készítünk. Egyes országokban - mint pl. Magyarországon is - a levéltári anyag nagy részéhez igen jól használható, mély szintű egykorú irattári segédletek - lajstromok, mutatók stb. - állnak a kutatók rendelkezésére. Ezek feleslegessé teszik, hogy az ilyen anyaghoz mély szintű levéltári segédletet készitsünk. Gyakran előfordul, hogy a történeti kutatásnak valamely téma - pl. a társadalmi mozgalmak története - súlyponti, soron kívüli feldolgozást igénylő kérdése lesz. A levéltári intézmények ilyen esetekben úgy szolgálják a történettudományt, hogy a kérdéses témára vonatkozó levéltári forrásanyagot feltáró tematikai segédletet készítenek. A segédlet szintjét és szintetikus, vagy analitikus jellegét a témára vonatkozó anyag rendszere és mennyisége határozza meg. Nem lényegtelen tényező a tudományos kutatás szempontjából, hogy mikor áll rendelkezésére a levéltári anyagról készült tájékoztató, a levéltári segédlet. A tudomány érdeke azt kivánja, hogy a teljes levéltári anyagról minél előbb rendelkezésére álljon valamilyen tájékoztatás. De milyen legyen az a levéltári segédlet, illetve milyenek legyenek azok a segédletek, amelyek a teljes levéltári anyagról várt tájékoztatást minél előbb megadják? A Magyar Országos Levéltár két fázisban, háromféle segédlet elkészítésével oldotta meg ezt a feladatot. f Az első fázisban, 1950 körül viszonylag igen rövid idő alatt, magas szinten, a fondok és állagok szintjén, elkészített egy szintetikus jellegű segédletet, amely a következő adatokat tartalmazza: 1. cim, 2. kor, 3. terjedelem, 4. tárgy, 5. rendszer, 6. rendezettség, 7. segédlettel ellátottság, 8. kutathatóság. Ez a segédlet, amelyet alapleltárnak nevezünk, az 1950-es évek első felében 12 kötetben sokszorosítva kiadásra is került. A második fázisban kétféle segédletet készítettünk, a levéltári anyag rendszerétől függően. A tárgyi alapon tagolódó, elsősorban 1867 utáni anyaghoz közép szintű, szintetikus jellegű segédletet készítettünk, amely azokat az adatokat tartalmazza, mint az alapleltár. Ezt a segédletet repertóriumnak: nevezzük. A nem tárgyi alapon tagolódó, elsősorban 1867 előtti anyaghoz magas szintű, a fondok és állagok szintjén maradó, analitikus jellegű, bő hivataltörténeti és levéltártörténeti ismertetést nyújtó segédletet készítettünk, amely egyebekben ugyanazokat az adatokat tartalmazza, mint az alapleltár. Ezt a segédletet ismertető vagy analitikus leltárnak nevezzük. E kétféle segédlet immár úgyszólván teljes anyagunkról elkészült, és jelentős része nyomtatásban (az ismertető leltár), vagy sokszorosítva (a repertórium) meg is jelent. Anyagunk egyes kisebb részeihez, elsősorban speciális irattipusok - középkori oklevelek, térképek, tervrajzok stb. - kisebb terjedelmű gyűjteményeihez, mély szintű, az egyes iratokig lemenő segédleteket is készítettünk és készítünk. Mindezek a segédletek rendszerünkben a levéltári anyag renszeréhez igazodnak. Ebben a rendszerben is jól használhatók, de a jobb és főleg gyorsabb tájékoztatás érdekében más, az anyag rendszerétől eltérő rendszerű segédletek készítését is tervezzük, és az előkészítő munkát ezekhez már meg is kezdtük.