Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 1. szám - A VII. NEMZETKÖZI LEVÉLTÁR KONGRESSZUS ANYAGÁBÓL - Ember Győző: Hozzászólás / 17–21. o.

19 A legideálisabb levéltári segédletről tehát - legalábbis az egész levéltári anyag számára, le kell mondanunk, és másféle segédletekkel kell a tudományos kutatásnak - minél gyorsabban, mert hiszen ez sem lényegtelen szempont - a segítségére sietnünk. Hangsúlyozni kívánom azt a szót, hogy "segítségére". Eleve el kell utasítanunk ugyanis az olyan nézetet, le kell hütenűnk az olyan várakozást, amely á levéltári segédlettől, a segédletet készítő levéltárostól, a kutató segítésénél többet kivan. A kutató munkáját a kutatónak kell elvégeznie és nem a levéltárosnak. A levéltári segédlet eligazítja a kutatót abban, hogy hol keresheti a számára szükséges adatokat, de megtalálni az adatokat a kutatónak kell, és nem a levéltári segédletben, hanem a levéltári anyagban. Azt, hogy a tudományos kutatást mikor milyen levéltári segédlet szolgálja a leghatékonyabban és egyben a legreálisabban, a következő tényezők figyelembe vételével lehet és kell el? dönteni: 1. a levéltári anyag szerves, vagy szervetlen jellege, 2. a levéltári anyag irattani jellege, 3. a levéltári anyag történeti forrásértéke, 4. a levéltári anyag rendszere, 5. a levéltári anyag terjedelme, 6. egykorú irattári segédletek léte, vagy nemléte, 7. a történeti kutatás különleges érdeke, 8. a segédlet minél gyorsabb elkészülte. Szerves fondókhoz, különösen ha nagyobb terjedelműek és ha van hozzájuk egykorú irattári segédlet, általában nem készítünk mély szintű levéltári segédletet, hanem - a fond rendszerétől függően - csak magas, vagy közép szintűt. Ilyen fondoknak különleges történeti forrásértékkel, vagy a tájékoztató >szolgálatban különös jelentőséggel rendelkező részeihez azonban - pl. személyzeti ügyek iratai - mély szintű segédlet is készül. A szervetlen, vegyes provenienciájú gyűjteményekhez, amelyeknek terjedelme rendszerint nem nagy, általában mély szintű levéltári segédletet készítünk, különösen akkor, ha a gyűjtemény anyagának irattipusa - pl. középkori oklevelek, cimereslevelek, törvények stb. - is ezt kívánja meg. Azt, hogy a segédlet szintetikus legyen-e, avagy analitikus, az anyag történeti forrásértéke dönti el. Az újkori levéltár anyag túlnyomó többsége ügyirat, akta. Ez az irattipus nem kivan mély szintű levéltári segédletet, elegendő hozzá - rendszerétől függően - a magas, vagy közép szintű segédlet is. Vannak azonban olyan irattipusok, amelyekhez mély szintű segédletet kell készítenünk. Ilyenek pl. - a fentebb már emiitetteken kívül - a térképek, a tervrajzok stb. A segédlet szintetikus, vagy analitikus jellege tekintetében itt is az anyag történeti forrásértéke a döntő. Jelentős történeti forrásértékű levéltári anyagról általában analitikus segédletet készítünk, bármilyen is annak a szintje. A tudományos tájékoztatás céljára legmegfelelőbb levéltári segédlet megválasztása szempontjából lényeges tényező annak az anyagnak a rendszere, amelyhez a segédlet készül. Amennyiben az anyag rendszere tárgyi rendszer, azaz tárgyi alapon tagolódik közép szintű - egy doboznál általában nem nagyobb terjedelmű - levéltári egységekre, akkor közép szintű segédletet készítünk hozzá. Van azonban olyan levéltári anyag is, amelynek nagy levéltári egységei: a fondók és az állagok, nem tárgyi, hanem egyéb - pl. iratfajtai, időrendi, vagy numerikus - alapon tagolódnak kisebb levéltári egységekre. A tudományos tájékoztatás érdekében nincs értelme annak,hogy az ilyen anyaghoz közép szintű segédlet készüljön. Mély szintű segédlet készítését rendszerint az anyag nagy terjedelme teszi irreálissá. Meg kell elégednünk tehát a magas szintű segédlettel, és a tudományos tájékoztatás érdekében más eszközhöz kell folyamodnunk, analitikus jellegű magas szintű segédletet kell készítenünk.