Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 1. szám - A VII. NEMZETKÖZI LEVÉLTÁR KONGRESSZUS ANYAGÁBÓL - Ember Győző: Hozzászólás / 17–21. o.

18 a levéltári egység rendezettsége, a levéltári egység selejtezettsége, a levéltári egység segédlettel ellátottsága, a levéltári egység kutathatósága, a levéltári egység fizikai állapota, a levéltári egység filmezettsége, a levéltári egység eredetisége, a levéltári egység anyaga, a levéltári egység nyelve, a levéltári egység közzétettsége, a levéltári egység irodalma. Nyilvánvaló, hogy a tudomány szolgálata szempontjából annál használhatóbb egy levéltári segédlet, minél többféle adatot tartalmaz. A tudományos kutatókat mégis a levéltári egység korára és tárgyára vonatkozó adatok érdeklik elsősorban. A levéltári segédletek a levéltári egységre vonatkozó adatokat különböző részletességgel adhatják. Adhatnak pl. rövid tárgymeghatározást, de adhatnak bő tartalmi kivonatot is. A levéltári segédletek által nyújtott adatok részletessége alapján a segédleteknek két alapkategóriáját különböztethetjük meg : az egyiket, a röviden összefoglalót szintetikusnak, a másikat, a bőven kifejtőt analitikusnak nevezhetjük. Nyilvánvaló, hogy a tudomány szolgálata szempontjából az analitikus levéltári segédletek a használhatóbbak. A levéltári segédletek, illetve a bennük foglalt adatok rendszere alapján a segédleteknek két alapkategóriáját különböztethetünk meg : vannak a levéltári anyag rendszerével egyező, azt követő rendszerű, és vannak attól eltérő rendszerű levéltári segédletek. Nyilvánvaló, hogy a tudomány szolgálata szempontjából a levéltári anyag rendszerétől eltérő rendszerű levéltári segédletek a használhatóbbak, hiszen éppen azért más a rendszerük, hogy használhatóbbak legyenek. Ez azonban nem jelenti azt, hogy a tudományos kutatók nem tudnak igen jól használni olyan segédleteket is, amelyeknek rendszere a levéltári anyag rendszerét követi. Azon az alapon végül, hogy a levéltári segédletek annak a levéltári anyagnak, amelyről tájékoztatnak, teljes egészére, vagy csak bizonyos témával kapcsolatos meghatározott részére vonatkozó adatokat nyújtanak, a segédleteknek két alapkategóriáját különböztetjük meg, az egyiket általánosnak, a másikat speciálisnak vagy tematikainak nevezhetjük. A tudomány szolgálata szempontjából egyformán hasznos mind az általános, mind pedig a tematikai segédlet. Ami már most azt a kérdést illeti,hogy a sokfajta levéltári segédlet közül a tudomány szolgálatára melyik a legalkalmasabb, erre a kérdésre nem lehet egyértelmű, határozott választ adni. A kérdésnek ugyanis nemcsak elméleti, hanem gyakorlati oldala is van. Elméletileg nagyon könnyű megmondani, hogy a legideálisabb levéltári segédlet az lenne, amely az egyes iratok szintjén készülne, a bennük levő és a rájuk vonatkozó minden adatot analitikusan adna meg, egységes tematikai rendszerben foglalna össze, és amelyhez név- és tárgymutató is készülne. A gyakorlatban azonban ilyen ideális segédletet készíteni valamely levéltári intézmény egész anyagához eleve reménytelen vállalkozás lenne, mert belátható időn belül nem készülne el, és elvonná a munkaerőt más, kevésbé ideális, de viszonylag rövid időn belül reálisan elkészithető segédletek munkálataitól. Ezen a tényen a legtökéletesebb számitógépek sem tudnak változtatni. Ezek a gépek csodálatos teljesítményre képesek, de csodákra nem. A beléjük táplált adatokat a legkülönbözőbb változatokban bámulatos gyorsasággal tudják csoportosítani és visszaadni, de az adatokat az embernek kell megállapítania és a gépek számára megfelelő formában beléjük táplálnia.