Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 1. szám - A VII. NEMZETKÖZI LEVÉLTÁR KONGRESSZUS ANYAGÁBÓL - Ember Győző: Hozzászólás / 17–21. o.

EMBER GYŐZŐ: 17 Hozzászólás Franjo Biljan és két társa referátumából is kiderül, amit a nemzetközi levéltári irodalomból is tudunk, hogy a levéltári segédletek készitésének elvi és gyakorlati kérdései a világ különböző országaiban nincsenek egységesen tisztázva. Sokféle segédletet készitenek, többféle néven nevezik ugyanazt a segédletet, többféle segédletet neveznek ugyanazon a néven. Nem volt könnyű dolga a referátum készítőinek, amikor a szétküldött kérdőívre beérkezett válaszokat feldolgozták. Annak érdekében, hogy a levéltári segédletkészítés kérdéseiről nemzetközi fórumon lehessen tárgyalni, vitatkozni, szükséges e kérdésekben, legalább is egyes elvi alapkérdésekben, • azonos álláspontot kialakítani. Egyik ilyen alapkérdésnek tartom azt, hogy a sokféle levéltári segédletet milyen alapokon osztályozhatjuk, milyen fő kategóriákat különböztethetünk meg közöttük. Ha meghatároztuk a levéltári segédletek különböző alapkategóriáit, akkor vizsgálhatjuk és állapithatjuk meg, hogy a tudomány szolgálatára milyen esetben melyik közülük a legalkalmasabb. Mert azzal eleve tisztában kell lennünk, hogy nem minden fajta levéltári anyagnál lehet ugyanazzal a segédletfajtával a tudományt a legjobban szolgálni. A levéltári segédletek készítésénél a döntő tényezők a következők: milyen céllal, milyen szinten, milyen részletességgel, milyen rendszerben a levéltári anyagnak milyen adatai kerülnek a levéltári segédletbe. E tényezők azok, amelyek alapján a levéltári segédleteket osztályozhatjuk, különböző alapkategóriáikat, azokon belül különböző típusaikat állapithatjuk meg. A levéltárak kettős rendeltetésének: a levéltári anyag biztonságos megőrzésének és minél könnyebben használhatóvá tételének megfelelően a levéltári segédleteknek két alapkategóriáját különböztethetjük meg. Az egyiknek elsődleges célja a levéltári anyag biztonságos megőrzésének a segítése, a másik a levéltári anyag minél könnyebb használatát szolgálja elsődlegesen. Hangsúlyozni kell azt, hogy elsődlegesen, hiszen mindenfajta levéltári segédlet bizonyos mértékben mind a biztonságos megőrzést, mind pedig a minél könnyebb használatot szolgálja. Nyilvánvaló, hogy a tudomány szolgálata szempontjából a levéltári segédleteknek az a kategóriája jut elsősorban szerephez, amelynek elsődleges célja a levéltári anyag minél könnyebben használhatóvá tétele, amelyet - szemben a biztonsági célzatúval - tájékoztató célzatúnak nevezhetünk. A levéltári anyag belső rendszerének megfelelően nagyobb-kisebb részekre, levéltári egységekre tagolódik. A különböző nagyságrendi levéltári egységek a levéltári anyag különböző szintjein helyezkednek el, valamely levéltári intézmény egész anyagától kezdve az egyes iratokig lemenőén. Azon az alapon, hogy a levéltári segédletek a levéltári anyagnak milyen szintjén elhelyezkedő levéltári egységek adatairól tájékoztatnak, többféle kategóriáikat különböztethetjük meg. Általában három alapkategóriát szoktunk megkülönböztetni: magas, közép és mély szintű levéltári segédleteket. A legmagasabb szintű levéltári segédlet valamely levéltári intézmény egész anyagának adatairól tájékoztat, a legmélyebb szintű az egyes iratok adatairól informál. Nyilvánvaló, hogy a tudomány szolgálata szempontjából annál használhatóbb egy levéltári segédlet, minél mélyebb szintű levéltári egységek adatait közli. Az adatok, amelyeket a levéltári segédletek a levéltári egységekről nyújtanak, sokfélék lehetnek. A leggyakoribbak a következők: a levéltári egység cime vagy jelzete, a levéltári egység kora, a levéltári egység terjedelme, a levéltári egység tárgya vagy tartalma, a levéltári egység rendszere, a levéltári egység tagolódása,