Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 1. szám - A VII. NEMZETKÖZI LEVÉLTÁR KONGRESSZUS ANYAGÁBÓL - Kállay István: F. I. Dolgih: A levéltári és irattári munka kapcsolata és folyamatossága / 10–12. o.

Egyes országok állami levéltárai meghatározzak azon iratok kategóriáit, melyek levéltári őrzésre érdemesek. Ez már minden szocialista országban megtörtént. Magyarországon, az NDKban, Bulgáriában, Lengyelországban és Csehszlovákiában elkészült azon hivatalok jegyzéke,melyek iratanyaga levéltári megőrzésre érdemes. A levéltári őrzésre átveendő iratok mennyiségi korlátozása előnyösen hat az állami levéltárakban őrzött iratanyag szerkezetére. Az iratanyag selejtezését a legtöbb országban az irattárak a fenntartó szerv személyzetének közreműködésével végzik. Bulgáriában, Magyarországon, Mongoliában, Romániában és Csehszlovákiában különleges selejtezési bizottságok működnek. Az állami levéltárak sok országban ellenőrzik a selejtezést. Az NDK-ban és Szlovákiában a levéltári igazgatóságok maguk végzik az ellenőrzést : Olaszországban állandó jellegű selejtezési megfigyelő bizottságok működnek. A selejtezés sok országban periodikus : Finnországban és Macedóniában pl. minden évben, Magyarországon ötévenként selejteznek. Kanadában és Franciaországban a szerveknél kezelhető iratanyagnak átlag 5-10, Lengyelországban, Indiában, Hollandiában 10-20, Finnországban, Svájcban, az NSzK-ban, Ghánában 20-30, Bulgáriában, Svédországban, Norvégiában és Ausztráliában 30-40 százalékát veszik át az állami levéltárak. A legkisebb ez a százalék Nagybritánniában (kb. 1 %), a legnagyobb Luxemburgban (98 %). A Szovjetunióban a szerveknél keletkezett iratanyag összmennyiségének átlag 4 %-a kerül az állami levéltárakba. A levéltárakban és az irattárakban őrzött iratok felhasználása érdekében a tudományos tájékoztató apparátust kell igénybe venni. Ide tartoznak a repertóriumok, katalógusok, útmutatók stb. A cél az egész országra kiterjedő, egységes alapon álló tudományos apparátus létrehozása, mind a levéltárakban, mind az irattárakban. Számos országban készitenek segédletet a levéltári átadás előtt, tehát még az irattárban. Bulgária, Olaszország, Lengyelország, Luxemburg, Norvégia, Jugoszlávia, Ausztrália irattáraiban a repertóriumokon kivül kartotékok, katalógusok, mutatók is készülnek. A legyenországi irattárak a történeti értékű iratokat katalogizálják. Egyes országok - NSzK, Olaszország, Franciaország, - levéltárosai szerint az irattárakban készült segédletek nem mindig felelnek meg a követelményeknek. A magyar levéltárosok az iratok egységes osztályozásáért lépnek fel, mely az egységes dokumentációt segitené elő. Más országok - Svédország, Finnország, Bulgária, - is az egységes dokumentáció jelentőségét hangsúlyozzák. Az utóbbi időben egyre inkább felmerül az igény az iratkezelés befolyásolására. Számos ország levéltárosai egyre inkább azt az elvet képviselik, hogy az iratkezelés nem közömbös a levéltárak számára. Ezért a szoros kapcsolatot hangsúlyozzák a levéltárak és irattárak, az iratok levéltári őrzése és az iratkezelés között. A 60-as évek közepétől a szovjet levéltárak irattári terv, iratkezelési szabályzat-mintákat dolgoznak ki, melyek a selejtezési határidőket is feltüntetik. Ezek alapján készitik el az egyes intézmények a saját irattári tervüket, iratkezelési szabályzataikat, melyet az állami levéltárak ellenőriznek. Ezáltal az iratkezelés és irattározás közeledik egymáshoz, egyes intézményeknél egységes iratkezelési és irattári szolgálat működik. Az USA-ban a National Archives and Records Service bizonyos teljhatalmat kapott szövetségi szinten, az iratkezelés megszervezése területén. Az iratkezelés megjavitására módszertani kézikönyveket is adott ki. Egyre több szó esik levéltárosok között a levéltárak és irattárak egységéről. Ez a kérdés a fejlődő országok előtt is fel fog merülni. Ezért felhivta őket a referátum a kérdéssel való beható foglalkozásra, ill. a referátum értékelésére. Az előadó véleménye szerint a fejlődő országokat nemcsak az anyaország, hanem a legtöbb ország levéltárának segitenie kell. Ezt azonban nem lehet erőltetni, de közös egyetértéssel sikert hozhat. Végezetül kifejezte azt a meggyőződését, hogy a levéltárak-irattárak kapcsolata a levéltárügy legfontosabb kérdése. A referátumban felvetett problémák gyümölcsöző és konstruktív véleménycsere alapját jelenthetik. Kállay István