Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 1. szám - A VII. NEMZETKÖZI LEVÉLTÁR KONGRESSZUS ANYAGÁBÓL - Varga János: Hozzászólás / 13–15. o.

VARGA JÁNOS : 13 Hozzászólás A Magyar Levéltári Igazgatóság a kérdés specialistájának : Szűcs László kollégámnak összegezésében irásos tájékoztatást adott a Kongresszus résztvevőinek arról, hogy Magyarországon jelenleg milyen a levéltár és az irattár kapcsolata. Hozzászólásomban csupán indokolni szeretném, hogy e kapcsolat rendezésének kezdeményezésében milyen megfontolások vezettek bennünket, magyar levéltárosokat. Mindez kapcsolódik a probl émákat átfogó főreferátum némelyik kérdéséhez, és egyik-másik kérdésben talán állásfoglalásnak is tekinthető. Mindenek előtt rá kell mutatni arra,hogy a Magyar Levéltári Terminológiában "a levéltár" kifejezésnek sajátos értelme van : csak az olyan intézményeket tekintjük levéltáraknak, amelyek a mindennapi ügyintézéshez már nem szükséges, ugyanakkor tartalmuk (esetleg formájuk) miatt zömükben végleges megtartásra érdemes iratokat (dokumentumokat) őriznek. Az Amtsarchivok, magyarul irattárak a mi felfogásunk szerint csupán olyan iratgyűjtő helyek, amelyekben az egyes állami, társadalmi szervek, valamint jogi személyek működése során folyamatosan keletkező iratok halmozódnak fel; iratok, amelyekre e szerveknek funkciójuk ellátása végett hosszabb vagy rövidebb ideig szükségük van, illetőleg szükségük lehet, és amelyeket éppen ezért tartanak maguknál. Mindebből következik, hogy: 1. iratgyűjtő helye, azaz Amtsarchivja - ellentétben a levéltárral - minden egyes működő szervnek van, hiszen mindegyik hoz létre iratokat, még akkor is, ha az Amtsarchivot esetleg több szerv közösen tartja fenn ; 2. az e tipusú Amtsarchiv nem különálló intézmény, hanem az illető szervnek vagy szerveknek szerves része, legfeljebb külön egysége ; 3. funkciója nem azonos a levéltáréval; elsősorban az adott szerv működésének, feladatai jobb ellátásának segítésére hivatott, szemben a levéltárral, amelynek rendeltetése csaknem kizárólag a tudomány és a kultúra szolgálata, és amelynek kötelessége a maga anyagát a tudományos kutatás és a kultúra rendelkezésére bocsátani, használata feltételeit biztosítani. Az Amtsarchivokban - a közérthetőség kedvéért nevezzük őket ezúttal mi is igy - összegyűlt iratanyag rövidebb vagy hosszabb idő után elveszti azt az elsődleges funkcióját, hogy az illető szerv működésének eszköze, segitője legyen, következésképpen a létrehozó szervnek saját munkájához már nincs is rá szüksége. Ennek az anyagnak egy része tehát megsemmisithető, sőt megsemmisitendő, a másik azonban olyan adatok hordozója, amelyek ismeretét, következésképp magának az iratanyagnak a fennmaradását a tudomány és kultúra érdekei megkövetelik. Ennek az iratanyagnak most már a tudományt szolgáló szerepe válik elsődlegessé,az iratok tehát igazából most válnak levéltári anyaggá. Az e kategóriába tartozó iratok őrzésére, kezelésére és kutathatóságuk biztositására hivatott intézmények a levéltárak. Ilyen levéltárat, ha ezt különös okok indokolják, tarthat fenn - de irattárától elválasztva, külön intézményként, az anyag kutathatóságának biztositására kötelezetten - állami szerv is,társadalmi szerv is, sőt más jogi személy is. Az e tipusu levéltár, amelyet mi szaklevéltárnak nevezünk, vagy csak magának a levéltárat fenntartó szervnek, vagy egy egész szakterületnek az ügyvitelben már nem használt, de történeti értékű iratait őrzi. Ha viszont a szerv vagy a szakterület nem tart fenn ilyen levéltárat, akkor történeti értékű iratait meghatározott idő után köteles átadni az állami levéltárak közül annak, amelynek illetékességi területén a szerv működik, és amely az e területen létező, bármilyen jellegű és tipusu szervek megőrzésre érdemes iratait tárolja. A levéltárakat a fentiek miatt mi általános levéltáraknak nevezzük. Az irattárat (Amtsarchiv) és a levéltárat tehát funkcióik különbözősége határozottan elválasztja egymástól. Ugyanakkor elválaszthatatlanul összeköti őket az a tény, hogy az irattári \