Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 1. szám - A VII. NEMZETKÖZI LEVÉLTÁR KONGRESSZUS ANYAGÁBÓL - Kállay István: F. I. Dolgih: A levéltári és irattári munka kapcsolata és folyamatossága / 10–12. o.

11 Az irattárak és levéltárak kapcsolatában tapasztalható leglényegesebb különbségek okai az egyes országok között fennálló politikai és társadalmi különbségek. Mig a szocialista országokban az iratanyag néptulajdon, mely a termelés minden területéről levéltárba kerül, azokban az országokban, ahol a termelőeszközök és az iratok is magántulajdonban vannak, nem ez a helyzet. Jelentős különbségek adódnak a nemzeti és'kulturális hagyományok különbözőségéből is. Mindezek ellenére a referátum megpróbálja - a 29 országból beérkezett adatok alapján - felvázolni a levéltárak és irattárak kapcsolatait, elsősorban az iratanyag megőrzése, feldolgozása, segédletekkel való ellátása terén. Különös figyelmet szentel e mellett iratkezelési, szervezeti, jogi kérdéseknek, az iratanyag ideiglenes megőrzésének, selejtezésének és tudományos apparátussal való ellátásának. A Szovjetunió levéltárai számára az 1918. június 1-i lenini dekrétum szolgál kiindulópontként. Ez a dekrétum az ország levéltárügyének egységes irányitását jelentette. A dekrétum alapelvei ma is érvényesek, meghatározzák a szocialista országok levéltárosainak tevékenységét. A legtöbb ország állami levéltárai területi alapon szerveződtek, igy beszélhetünk országos (nemzeti) és helyi (regionális) levéltárokról. Egyedül a szocialista országokban találkozunk társadalmi-gazdasági alapelvek szerint szervezett levéltárakkal; Bulgáriában, a Szovjetunióban és Lengyelországban vannak pl. olyan levéltárak, melyek a szocialista, mig mások, melyek a feudális korszak iratanyagát őrzik. A Szovjetunióban külön levéltárakban őrzik a népgazdasági, az irodalmi, művészeti stb. szervek iratanyagát. Az állami levéltárak rendszerén kivül működnek az irattárak, melyeket többhelyütt hivatali levéltáraknak neveznek. Ez utóbbiak közös jellemzője, hogy valamely intézménynek, hatóságnak a részei. Van példa arra, hogy egyes igazgatási szervek két irattárat tartanak fenn : egyet, ahol az ügyintézéshez szükséges iratokat, és egyet, ahol a befejezett, lezárt ügyek iratait őrzik. Egyes országokban a magántulajdon nehezen áthidalható válaszfalat állit az állami (nemzeti) és vállalati, üzemi levéltárak közé. A legtöbb országban működnek a szó igazi értelmében vett irattárak, melyek a szükséges személyzettel és elhelyezéssel rendelkeznek. Az ilyen irattárakat, szervezetileg'is külön egységként, rendszerint nagyobb hatóságok tartják fent. A Szovjetunióban szövetségi,- köztársasági, állami és társadalmi szervek, intézmények tartanak fenn önálló irattárakat. Viszont vannak országok, ahol a hatóságoknak nincs külön szervezeti egységként működő irattára. Az irattárak tevékenységi köre igen széles és sokoldalú. Kiterjed az iratanyag gyűjtésére, őrzésére, segédletekkel való ellátására, selejtezésére és az állami levéltárak részére való átadására. Egyes országokban az irattári gyakorlatot kormányhatározatok szabályozzák. így pl. Magyarországon az irattárak jogait és kötelezettségeit jogszabály irja elő. Az állami levéltárak gyakorlatilag minden országban ellenőrzik az irattárak tevékenységét. A szocialista országok állami levéltárainak azonban ezen a téren jóval nagyobb lehetőségei vannak. Központi kérdés mindenütt az iratanyag selejtezése és átadása a levéltár részére. Az állami levéltárak felügyeletet gyakorolnak e munkák felett. Igen jelentős kérdés az irattári káderek képzése. A legtöbb ország irattáraiban különleges képzettségű irattárosok dolgoznak. Képzésüket speciális iskolák, tanfolyamok biztosítják. Gyakori, hogy állami levéltárak ilyen tanfolyamokat szerveznek (pl. Bulgáriában). Jugoszláviában, Romániában, az NDK-ban, Finnországban és Braziliában találunk főiskolai végzettségű irattárosokat is. Egyedül a Szovjetunióban működik speciális levéltári főiskola, amely a hivatali levéltárak (irattárak) számára is képez szakembereket. Moszkvában a központi hatóságok és hivatalok irattárosainak 50 %-a ezt a főiskolát végezte el. Az állami levéltárak minden országban nagy figyelmet fordítanak a levéltárnak átadandó iratok körének meghatározására. Ezzel kapcsolatban a legfontosabb kérdés az átvételre érdemes iratanyag értékének megállapítása. Ennek főbb kritériumait a referátum a következőkben foglalja össze : - a szerv szerepe és jelentősége, - a szerv helye az államigazgatás szervezetében, - a szerv által teljesített funkció jelentősége, - a szerv önálló vagy alárendelt szerepe, - az ügy jelentősége, amelynek előkészítésében, végrehajtásában, vizsgálatában stb. az illető szerv részt vett.