Levéltári Szemle, 22. (1972)

Levéltári Szemle, 22. (1972) 1. szám - FIGYELŐ - Ember Győző: A levéltárügy Svédországban / 75–83. o.

77 Az iratképző szerveknél általában vannak központi irattárak, de nem mindenütt. Nem kötelező központi irattárat szervezni. Átmeneti levéltárak, amilyenek az amerikai iratközpontok, Svédországban nincsenek. A levéltárak általában későn, országos és területi szerveknél 50, helyi szerveknél 100 év elteltével veszik át az iratokat. Kivételek természetesen bőven akadnak. Az iratátadás mikéntje szabályozva van. Rendezetten, selejtézetten, repertorizáltan kell átadni az iratokat. Arra törekszenek, hogy a levéltáraknak ne kelljen a bekerült iratokat átrendezniük, selejtezniük. Persze, ez a törekvés nálunk is távol van még a teljesüléstől. Visszatérve az iratkezelésnek és általában az Írásbeli igazgatásnak nyújtott levéltári segités kérdésére, ennek harmadik módja az, hogy egyes levéltárosok rövidebb-hosszabb ideig valamelyik iratképző szervnél dolgoznak, hogy ott a gyakorlatban ismertessék meg a helyes iratkezelésnek és az írásbeli ügyvitelnek az elveit. A segítésnek, főleg pedig az ellenőrzésnek a negyedik módja pedig az, hogy a levéltárosok rendszeresen kijárnak az iratképző szervekhez. Az írásbeli igazgatás, azon belül az iratkezelés segítésével és ellenőrzésével kapcsolatos un. külső munka méreteinek illusztrálására szolgáljon néhány adat. Svédországban a kormányzati szervek évi irattermelése 64 000 fm. Ebből 20 000 fm-t az országos, ugyancsak 20 000-et a regionális, 24 000-et pedig a helyi szervek termelnek. (Mellesleg merül fel bennem a kérdés, vájjon tudja-e valaki,hogy nálunk mekkora az irattermelés?) Az országos és a regionális szervek iratainak átlagosan 70%-át még az irattermelőknél kiselejtezik, de egyes szerveknél 80-90%-os a kiselejtezés. Ennél még nagyobb mérvű a kiselejtezés a helyi, az önkormányzati szerveknél. Ezzel kapcsolatban emlitem meg, hogy a gyűjtőköri szerveknél a selejtezést általában a levéltárak kezdeményezik, a selejtezési határozatot a levéltárak, egyes esetekben magának a kormánynak a hozzájárulásával hozzák. A selejtezés kérdéseiben olykor egyetemi tanárok véleményét is megkérdezik. Az országos levéltár gyűjtőköri szerveinek száma kb. 5000, az uppsalai regionális levéltárnak 1300, a királyi hadi levéltárnak 300 gyűjtőköri szerve van. xxx Mielőtt a levéltárak belső munkájának, a külső és a belső munka összefüggésének az ismertetésére térnék át, szükséges, hogy röviden vázoljam a svéd levéltári szervezetet. Svédországban a levéltárügy annak a minisztériumnak a hatáskörébe tartozik, amely a mi Művelődésügyi Minisztériumunk polgári kori elődjének, a Vallás- és Közoktatásügyi Minisztériumnak felel meg. Tudni kell azonban, hogy Svédországban a minisztériumok távolról sem rendelkeznek olyan hatáskörrel, mint nálunk, nem régebben, hanem most, a nagyarányú decentralizáció után. A minisztériumok ott tulajdonképpen csak szervezeti keretek, amelyek egybefogják egy-egy nagyobb igazgatási terület kisebb igazgatási ágainak az országos hatóságait. Ilyen igazgatási ág a levéltári igazgatás, amelynek országos hatósága a svéd országos levéltár. E levéltár tehát nem csupán tudományos és igazgatási rendeltetésű intézmény, hanem egyben szakhatóság is. A svéd országos levéltár, a Riksarkivet, nemcsak a Magyar Országos Levéltárnak és az Uj Magyar Központi Levéltárnak felel meg, a szerepét tölti be, hanem a Levéltári Igazgatóságnak is. A Riksarkivet Svédország központi általános állami levéltára, továbbá - mint levéltári hatóság - közvetlen felügyeleti szerve az összes állami regionális levéltárnak, általános szakfelügyeleti szerve a királyi hadilevéltárnak és - inkább csak elvileg, tanácsadás formájában - az önkormányzati levéltáraknak, valamint ágazati szakfelügyeleti szerve gyűjtőköri szerveinek az Írásbeli igazgatás, elsősorban az iratkezelés vonatkozásában. Hatósági funkciója a többi állami levéltárnak is van, mégpedig igazgatási jellegű külső munkájukkal kapcsolatban, ágazati szakfelügyeleti szervei a gyűjtőterületükhöz tartozó szerveknek. A Riksarkivet rajtuk keresztül gyakorolja általános szakfelügyeleti jogát az önkormányzati levéltárak felett. A gyakorlatban azonban az önkormányzati levéltárak eléggé önállóak, az állami szakfel-