Levéltári Szemle, 22. (1972)

Levéltári Szemle, 22. (1972) 1. szám - FIGYELŐ - Ember Győző: A levéltárügy Svédországban / 75–83. o.

76 Amerikai Egyesült Államok elnökeinek iratait ma is kéziratoknak, könyvtári anyagnak tekintik, még akkor is, ha - mint a legújabbak - a Nemzeti Levéltár gondozásában vannak. Értékes és számomra meglepő volt viszont, hogy az evangélikus egyház szerveinek az iratait nem tekintik magániratoknak. Ez az egyház, amelyhez a lakosságnak kb. 98 %-a tartozik, államegyháznak minősül, szerveinek történeti értékű iratai - jogilag 100 év elteltével - ugyanúgy állami levéltári őrizetbe kerülnek, mint az állam egyéb szerveinek az iratai. Magániratoknak csak a kisebb, számszerűleg jelentéktelen egyházak vagy felekezetek szerveinek az iratait tekintik, ezeket nem is kell az állami levéltárak őrizetébe adni. A gazdasági élet magánszerveinek az iratai természetesen magániratoknak minősülnek, és teljesen tulajdonosaiktól függ, hogy mit, meddig és hogyan őriznek meg belőlük. xxx Nem ilyen maradi, sőt ellenkezőleg, nagyon is korszerű a svéd levéltárszemlélet egy másik, nem kevésbé jelentős alapkérdésben, atekintetben ti. , hogy mi a levéltárak rendeltetése. A levéltárakat kettős: tudományos és igazgatási rendeltetésű intézményeknek tartják. Es a levéltárak igazgatási rendeltetésére nagy súlyt helyeznek, az igazgatási feladatok jelentékeny hányadát igénylik a levéltárak munkájának. Nem olyan régi ez a levéltári hivat ás szemle let. Az utolsó 30 év alatt alakult ki. E három évtizedben - mondotta egy régi levéltáros - a levéltárak hivatása, rendeltetése gyökeresen megváltozott. Megszűnt az a polgári korszakban kialakult és számos tőkés országban még ma is meglevő helyzet, amelyben a levéltárak szinte kizárólag a történettudomány szolgálatában állottak. Ma már legalább olyan mértékben szolgálják az igazgatást, az igazgatástudományt. Az igazgatás fontosságát, azt, hogy milyen sok függ a jó, vagy rossz igazgatástól, Svédországban is tudják. És nemcsak beszélnek a bürokráciáról, hanem igyekeznek az igazgatást minél jobbá tenni. A pénzügyminisztérium keretében van egy országos szerv, amelynek ez a feladata. Ez a szerv foglalkozik, tudományos igénnyel, az Írásbeli igazgatás kérdéseivel is. Ehhez a tevékenységhez kapcsolódnak a levéltárak, amelyeknek az a legfőbb igazgatási feladatuk, hogy a gyűjtőterületükhöz tartozó szervek Írásbeli igazgatását, elsősorban iratkezelését segitsék és ellenőrizzék. Az Írásbeli igazgatás, azon belül az iratkezelés jelentőségének a felismerésére mutat, hogy mind a királyi kancelláriában, amely a minisztertanácsnak felel meg, mind pedig az egyes minisztériumokban, van egy-egy részleg, amely az iratkezelést irányítja és ellenőrzi. A levéltárak ezekkel a részlegekkel is együttműködnek. Igen szoros a kapcsolatuk végül, természetesen, a gyűjtőterületükhöz tartozó szervekkel, amelyeknek iratkezelését és általában írásbeli igazgatását segítik és ellenőrzik. Ez a segítés és ellenőrzés többféle formában történik. Egyik módja a segítésnek az, hogy a levéltárak általános irányelveket dolgoznak ki és tesznek közzé az Írásbeli igazgatás és az iratkezelés - nem különben a levéltári munka - egyes kérdéseiről. A másik az, hogy résztvesznek iratkezelési szabályzatok, irattári és selejtezési tervek készítésében, maguk is készítenek ilyeneket. Ezzel kapcsolatban említem meg, hogy általános, az egész országra érvényes irattári terv nincsen. Vannak azonban azonos jellegű szervek számára készült típustervek. Minden iratképző szervnek megvan a saját irattári terve. Ezzel összefüggésben említem meg azt is,hogy általános, az egész országban alkalmazott irattári rendszer sincsen. Az irattári rendszerek vegyesek, de dominál a tárgyi rendszer, amelyet decimális formában alkalmaznak. Az iratképzőszerveknél iktatnak, mégpedig központilag. Az egyedi ügyeket iktatják, nem pedig azok egyes fázisait. Az iktatószámok tehát a mi alapszámainknak felelnek meg. Ezeket alszámokkal törik, ezek az alszámok felelnek meg a mi iktatószámainknak. Nálunk a tanácsoknál iktatnak ugy, ahogyan a svédek.