Levéltári Szemle, 22. (1972)

Levéltári Szemle, 22. (1972) 1. szám - Horváth Jánosné: Az írógép ügyviteli alkalmazása Magyarországon, 1883–1944 / 37–67. o.

46 Közigazgatási területen is számos kisérlet történt az Írógépek és a gépirók munkájának jobb kihasználása érdekében. E célt szolgálta a vármegyei segédhivatalok átszervezése. 1933-tól a gépirókat a megyei kiadóhivatalhoz osztották be. A megyei kiadó az előadóktól átvett leirandó iratokat munkakönyvvel osztotta ki a gépiróknak leírásra. Pest-Pilis-Kiskun vármegye esetében a szervezés számos, a gyakorlati életben mások számára is hasznos ujitást alkalmazott, amelynek lényege a következő volt: az ügyiratok leírásával kapcsolatos feladatokat korábban 8, 1933-tól 14 írógépen a gépírónők végezték, akiket a leggyorsabban gépelő munkaerőkből válogattak össze. A vármegye alispánja csaknem teljes egészében érvényt szerzett annak az elvnek, hogy a kezelőszemélyzet, azok közül is főleg a női munkaerők állami gép- és gyorsírói oklevéllel rendelkezzenek. A cél elérését anyagiakon kívül azzal is támogatta, hogy a segédhivatali munkaerők részére gyorsgépirói tanfolyamot szerveztetett, amelynek elvégzése után egyszerre 20 alkalmazottja szerezte meg az állami gyors-gépirói oklevelet. A jobb munkateljesítményt azzal segítették elő, hogy a gépirókat az ügyintézőktől függetlenül egy nagy léiróteremben helyezték el. Az irógépparkot egyforma beosztású és gyártmányú gépekből állították össze, amely nemcsak a leirt anyag javítását könnyítette meg, de a betegség vagy egyéb ok miatt hiányzó leiró pótlását is lehetővé tette. A leírók zavartalan munkáját azzal is elősegítették, hogy a leiróterembe a főnök engedélye nélkül senki be nem léphetett, de a leírók sem hagyhatták el azt. A munka végzésének racionális módszerét ugy alakították ki, hogy a 14 főből álló leirógárdát 2 részre osztották,egyik héten az egyik,másik héten a másik hetes csoport végezte a kiadóhivatali főnök irányítása és felelőssége mellett az ügydarabok terjedelme és a végzendő munka nehezebb vagy könnyebb voltának tekintetbevételével teljesen pártatlanul és megközelítő pontossággal a leírni való munkát. A leírásra került ügyiratokat legkésőbb 9 óráig eljuttatták a leíróba. A rendes postából előbb a "Ma", "Azonnal" és "Sürgős" darabokat válogatták ki és adták át annak a 7 gépírónőnek, akik a napi posta elosztásánál azon a héten nem működtek közre. Amíg tehát a kiosztás folyt, a leiró 7-es csoport a sürgős ügyiratokat irta. A letisztázott ügyiratot ezután átadták a 2 kijelölt összeolvasónak, majd aláírásra az alispánhoz került. Ezzel a módszerrel az ügyiratok legkésőbb 10 órakor kézbesíthetők, 111. postára adhatók voltak. Időközben elkészült a teljes kiosztás és az összes leiró munkához látott. A tisztázást egyöntetű sorbekezdéssel, margómérettel és meghatározott formában irták. Azokat az ügydarabokat, amelyeknél sok volt a javítgatás, vagy az átütés nem sikerült, rendszerint lemásolásra visszaadták. A leíráshoz a takarékossági elvek szem előtt tartásával az ügyirat terjedelmének megfelelően iv, féliv, negyediv, vagy megfelelő "magyar ipari szabány" (78) alakú papirt használtak. A leirók felelősségét azzal igyekeztek növelni, hogy alul a tisztázat balsarkába., odagépeltették nevük kezdőbetűit. Magán az előadóiveken névbélyegzővel jegyezték fel a leirók és az összeolvasok nevét. A kiadói leirók egy-egy nap háromszor szakították meg munkájukat. Először délelőtt 1/2 11 h-körül. Ekkor az addig elvégzett tisztázatokat összeolvasták ugy, hogy l-l leiró munkáját közvetlenül a mellette dolgozó olvasta és viszont. Az összeolvasott és kijavított tisztázatokat átadták a kiadóhivatal főnökének, aki azokat a lehetőséghez képest még egyszer átnézte és a ha kellett, intézkedett a hibák _, kijavításáról. Ezt követően tovább folytatták munkájukat a leirók és újólag 1/2 1 hkor olvastak össze. 2 órakor munkakönyvükbe feljegyezték az esetleg még le nem tisztázott ügydarabok számát és azt a főnöknek bemutatták. A főnök megnézte a hátralékos ügydarabokat és csak elháríthatatlan ok, vagy akadály esetén igazolta a leiró munkakönyvében az ügyiratok hátralékos voltának elkerülhetetlenségét. Ellenkező esetben utasította a leírót, hogy a hátralékos ügydarabokat még aznap tisztázza le. (79) Ez az ügyiratkezelési módszer ismertté vált. Közigazgatási hatóságaink többsége még ma is fentihez hasonlóan intézi és végezteti a leirás munkáját. Az irógépkereskedelem kialakulása Európa legtöbb országában, igy hazánkban is csak az amerikai, majd a német írógépek forgalmazására alapozott kereskedelem jött létre. Amerika, majd Németország írógépeinek terjesztése céljából vezérképviseletek utján kezdte meg a piacszervező munkát. E célra a nagyobb városokat, rendszerint egyes országok fővárosait szemelték ki, amelyek köztudottan legtöbb országban az ipari és a közigazgatási élet centrumai voltak. Ezzel magyarázható, hogy a hazai írógépvezérképviseletek először Budapestre települtek.