Levéltári Szemle, 22. (1972)

Levéltári Szemle, 22. (1972) 1. szám - Horváth Jánosné: Az írógép ügyviteli alkalmazása Magyarországon, 1883–1944 / 37–67. o.

45 és annak mindkét oldalát felhasználta. Az elrontott, vagy a megrendelő által át nem vett másolatokat egy évig őrizték és e tényt a papirtömb jegyzetrovatába feljegyezték. Az írógéppel irt átiratok helyes formai kialakítására vonatkozó kísérleteket megtaláljuk közigazgatási területen is. Minden bizonnyal az udvariassági követelményeknek kívántak eleget tenni akkor, amikor a tintát és a tollat csupán a megszólításhoz és az aláíráshoz vették igénybe. (65) Megkísérelték tintával irtán a megszólítást és a címzést a géppel irt átirat után a lap alján is elhelyezni, (66) de ez a formai beosztás nem vált urakodóvá. Közigazgatási területen is találkoztunk a cégjelzéses papír használatával. 1904-ben a Kereskedelemügyi Minisztériumban (67) tűnt fel először, de feltevésünk szerint már korábban is alkalmazhatták ezt. A minisztertanácsi jegyzökönyvek készítése terén haladt vontatottan az Írógép térhódítása. 1909 november 23-án (68) feltűnt ugyan az első írógéppel irt jegyzőkönyv, de egész évben ezt az egyet készítették vele. Gyakori volt viszont a tintával magyar nyelven irt jegyzőkönyv németre fordított szövegének jobb hasábosán írógéppel írása. (69) 1910. februárjában még csak az un. betétivek, vagyis a szakminiszterek, mint a honvédelmi, földmüvelésügyi, belügy, kereskedelemügyi miniszterek előterjesztései készültek írógépen, magát az ülésjegyzőkönyvet még tintával írták. (70) 1911. március 20-án (71) tűnt fel újólag az Írógéppel irt jegyzőkönyv. A magánigazgatásnál kialakult formai beosztást követték a jegyzőkönyv készítésénél, vagyis az előterjesztések pontokba szedve az egyes szakminiszterek szerint bal-, az érdemi döntések pedig jobbhasábosan kerültek legépelésre. 1912-ben csak írógéppel irt ülésjegyzőkönyvek készültek (72), de 1913-ban ismét vegyesen tintával és Írógéppel irták azokat. Ülés jegyzőkönyvek készítéséhez az írógépet 1913. decemberétől alkalmazták rendszeresen.(73) A századforduló után az irógép mind több és több közhivatalban alkalmazást nyert, azért szükségessége mutatkozott annak, hogy a magánigazgatásban már bevált munkamódszereket megkíséreljék átültetni közigazgatási területre. Ezzel a kérdéssel főleg német szakírók foglalkoztak és olyan megállapítást tettek a közigazgatási területen kialakult elintézési tervezet letisztáz ás ának munkaformájával kapcsolatosan, hogy az egyszerűbb, általánosabb ügyeknél legcélszerűbb a'kereskedelmi levelezés rendszerének átvétele. (74) Ez azt jelentette, hogy a gépírók megállapított időrend szerint álltak az előadók rendelkezésére, akik az ügyiratok elintézését gépbe diktálták. Az elintézések írógépen egy munkamenetben kettős példányban készültek, az első példány expediálásra került, a másodpéldány fogalmazási példányként az ügydarabnál maradt. Ez az eljárás nagy időnyereséggel járt még akkor is, amikor az elintézés-tervezetek egy részét a főnök átirattá. Egyszerű, szokványos, tömeg elintézéseknél közigazgatási területen is célszerűnek mutatkozott a blanketta elintézési mód, amely meggyorsította az eljárást. A gépíró munkaidejét a magánigazgatáshoz hasonlóan igyekeztek közatóságaínk is racionálisan kihasználni és minden olyan célszerűtlen.munkát amely a gépírót hátráltatta munkájában, elhagyni. Ilyen volt pl. az ügydarabok letisztázás előtti "leszerelése", ami abban állt, hogy a leiró nem az egész összetartozó ügyiratcsomót, hanem egyedül csak a leirni való szöveget tartalmazó iratot kapta kézhez a kiadótól és az ügyirathoz tartozó minden előiratot, minden mellékletet egy külön személy az un. leszerelő félrerakta. (75) Nyilvánvaló, hogy a leszerelés időt és munkát vett feleslegesen igénybe és a tisztázástól vonta el indokolatlanul a munkaerőt. Az ügyiratok általában 1-2 iratcsomó kivételével nem olyan természetűek, amelyek tartozékai a leírót zavarnák munkájában. A segédhivatal más hivatalhoz, vagy felettes hatóságokhoz irányított kiadványok külzetére minden esetben ráirta: Tekintetes ilyen és ilyen hivatalhoz, itt és itt, ilyen és ilyen számú tiszteletteljes jelentése ennek és ennek a hivatalnak innen és innen, ilyen ügyben. E felesleges és időtrabló külzet (rubrum) alkalmazását tiltotta meg az 5.500/1925. M.E.sz. rendelet. Nálunk hosszú ideig a letisztázásoknál kettes sortávolságot alkalmaztak. Külföldön viszont az amerikai kereskedelmi levelezés mintájára a hivatalok nemcsak esztétikai, hanem gyakorlati szempontból is számos ujitást vezettek be. így papirtakarékossági szempontból sürübb sorokkal irtak, a bekezdéseket a sor elején kezdték, hogy a gépirónak a beállítással ne kelljen időt veszítenie, az egyes bekezdések között, hogy az kiemelkedjék,nagyobb térközt hagytak, a címzett nevét és lakhelyét a papír előre meghatározott helyére irták, hogy a boríték címzésével járó időt is megtakarítsák. (76) Ezt a módszert nálunk csak a Kereskedelem-Közlekedésügyi- és az Iparügyi Minisztérium alkalmazta, (77) máshol még a 30-as években is ismeretlen maradt.