Levéltári Szemle, 22. (1972)

Levéltári Szemle, 22. (1972) 1. szám - Horváth Jánosné: Az írógép ügyviteli alkalmazása Magyarországon, 1883–1944 / 37–67. o.

42 A különféle igazolások, bizonyítványok, szerződések stb. vagyis okiratok kiállítása, amely a gazdasági ügyvitel területén jelentkezett, egy speciális forma kialakítását tette szükségessé. Ezek kiállítása ugy történt, hogy a felső papirszéltől 8 kettes sort emeltek és középre, aláhúzva írták az okirat megnevezését pl. bizonyítvány. A szöveget két kettes sor emelése után kezdték. A kelet minden esetben uj bekezdésbe került, s igazodott a kezdő szöveges részhez. Nagyon sok tömegjellegü iratot találtunk vizsgálódásaink során, amelyek kivitelezésénél nem kis feladat hárult a gépírókra. Ezeket az iratokat két csoportba lehet sorolni: belső és külső iratokra. A belső ügyviteli élettel összefüggő iratoknál kizárólag gazdaságossági szempontokra törekedtek, még a papír megválasztásánál is. Ennél fontosabb szerep jutott azoknak az iratoknak, amelyek a külső felekkel való kapcsolat fenntartása érdekében keletkeztek. A külső célra szánt iratoknál, mivel azoknak propaganda jelentőségük is volt, a gépirónak alapos gondossággal kellett eljárnia. Ügyelnie kellett ezek kedvező benyomására, mert egy csinosan kivitelezett irat emelhette, vagy egy gondolatlan külsejű levél ronthatta a cég hírnevét. E tömegjellegü iratoknál kettős szempontot vettek figyelembe és pedig azt, hogy mi a levél célja és kinek megy az. Másképpen készítették azokat, amelyeknél természetes volt a sokszorosítás ténye és az az irat jellegéből következett mint pl. egy árjegyzék(29) egy meghívó, (30) egy hirdetés(31) és másképpen azokat, amelyeknél fontos volt, hogy az eredeti levél látszatát keltsék. Ezek a levelek ténylegesen írógépen készültek és sokszorosításukra az un. Hooven automatikus írógépet vették igénybe. Az elkészült levél tökéletesen az egyes levél illúzióját keltette, de e gép magas beszerzési ára nehezítette alkalmazását. Rentábilisabbnak bizonyultak propagandairatok elkészítésére azok a sokszorosítógépek, amelyeket nemcsak az ilyen levelek, hanem egyéb üzemi nyomtatványok sokszorosításánál is alkalmazni tudtak. Azért ilyen célra főleg a stenciles, vagyis a szedett betűvel dolgozó irodai körforgó sokszorosítógépet és a Rotaprintet alkalmazták. Legjobban a szedettbetüs körforgógép felelt meg igényeiknek, mert az igy készült,sokszorosítás tökéletesen az Írógépelt szöveg illúzióját keltette. Számtalan olyan pályázati kiírással találkoztunk, amely ilyen sokszorosítási eljárással készült. (32) A cimzés elütő színe legtöbbször elárulta a sokszorosítás tényét, mert a keltet együtt írták a szöveggel, de a cimet utólag gépelték a levélre (33). Az írógép a sokszorosítógéppel együtt jó szolgálatot tett a gazdasági ügyvitelben. E két gép együtt egy kisebb nyomdát pótolt, mert az írógépen leirt és a sokszorosítógépen többszörözött körlevelek, árjegyzékek stb. néhány óra alatt pár ezres példány számban készülhettek, sőt az 1907-es nyomdász sztrájk alkalmával valóban még hírlapot is készítettek rajtuk. (34) Az írásbeli munka gyorsítása érdekében előre elkészített nyomtatványokkal is kísérleteztek. Ezeknél előfeltétel viszont a kitöltendő űrlapok rovatai és az irógép által irható sorok közötti összefüggés volt. Gyakorlati megoldása azonban ennek az egyszerűnek látszó feladatnak nehézségbe ütközött, mert az írógépek sortávolságai és a nyomdai betűméretek nem egyeztek egymással. Ezen ugy próbáltak segíteni, hogy a megírandó nyomtatványokat csak függőleges rovatozássál látták el és a vízszintes rovatokat elhagyták. Gyakran előfordult,hogy a vízszintes rovatozásu papiroson a sorok nem egyezése miatt a rovatokat kézzel kellett kitölteni. E nehézség főleg külső nyomtatványoknál jelentkezett. A belső, saját nyomtatványaikat a cégek már meglevő írógépeik sortávolságának figyelembevételével igyekeztek megszerkeszteni. Annak előnyét, hogy az írógépet nyomtatvány kitöltési célra is fel lehetett használni különösen a MÁV-nál érezték. Jól hasznosíthatták az írógépet a fuvarlevelek adatainak megfelelő feladó-értesítő és belszolgálati levelek rovatlap elnevezésű blankettáinak megírásánál. 1907-ben már 120 írógépen végeztek a MAV-nál ilyen jellegű munkát. (35) Arra, hogy miképpen kell a helyes nyomtatványt megszerkeszteni és hasznosítani, először a svájci normalizálás mutatott példát, ahol a sortávolságokat a gyakorlatban addig használt beosztástól (4.25 mm) eltérően a nyomdai egységeknek megfelelően (12, 18, 24 pont stb.) állapították meg. (36) Segítette és gyorsította a gépíró munkáját az is, hogy az alkalmazott több fajta nyomtatvány színben is eltért egymástól. (37) A nagyobb kereskedelmi cégek, vállalatok stb. belső ügyvitele megkívánta, hogy a fontosabb feladatokat a vezetés értekezleteken, a szakelőadók bevonásával megvitassa. Az értekezleten elhangzottakról jegyzőkönyvet készítettek. A jegyzőkönyvvezetés munkáját a gyorsírni is tudó gépíró végezte. (38) A gépíró feladata volt a jegyzőkönyv esztétikailag szép kivitelezésén kívül az értekezlet minden lényeges körülményét abban rögzíteni. A gyakorlat ez esetben is kialakított egy