Levéltári Szemle, 22. (1972)

Levéltári Szemle, 22. (1972) 3. szám - FIGYELŐ - Kállay István: A családi és uradalmi levéltári fondok alapvető kérdései / 120–127. o.

123 A jelzetrendszer a régi rendezésekben különböző. A kisebb levéltárakban csak fasciculusnumerusból áll, a nagyobb levéltárakban már összetettebb (ladula-fasciculus-numerus, capsa-convolutum-numerus, Schublade-Fach-Bánd stb.). Ez a jelzetrendszer a levéltár tárgyi felépitése mellett speciális levéltári berendezésben fejezte ki a homogén egységek együtteseit. A tárgyi csoportositásban az első csoportban a családtagok méltóságait és közéleti tevékenységét illető iratokat találjuk, a másodikban uradalmak és birtokrészek szerinti rendben a birtokjogi iratokat. A kisebb levéltárak esetében nincs tárgyi csoportosítás, csak időrendi sor van. , A legprimitívebb rendezés, mikor az iratokat minden rendszer nélkül bevezették az elenchusba (pl. Koháry-Coburg levéltár). A régi rendezésekkel kapcsolatban felmerülhet, hogy - nem maradtak meg a segédletek, - nem az egész fondót, hanem csak egy részét rendezték, - gyűjtemény jellegűek, - a rendezés után a családi levéltárak ujabb iratokkal gyarapodtak. Mindezek ellenére nem lenne helyes ezeket a levéltárakat újra rendezni. Az átrendezés ellen szól, ha a segédkönyvek megmaradtak, ha az irodalomban idézik a jelzeteket és ha nem lehet feladat uj segédkönyvek készítése. A rendezés első feladata a jelzeteit iratok elkülönítése és rekonstrukciója. Az uj rendezésnél figyelembe kell venni a funkciót (proveniencia), meg kell állapítani a levéltár típusát. Uj rendezés során kialakítható csoportok : - kiváltságot, birtokjogot védő iratok (uradalmak, birtokrészek szerint), - közigazgatási (egyes családtagok vagy ügyek jellege szerint), - családi magánügyek (levelek, címzettek, 111. családtagok időrendi sorrendjében), - nemesi udvar fenntartása (számlák, mérlegek, feljegyzések). Az elmondottak alapján egy kisebb családi levéltár rendezési vázlata a következő: A) régi rendezés, b) uj rendezés, a) X család iratai (birtokjogi, közigazgatási, levelezés, magánügyek), b) idegen családokra vonatkozó iratok (családtagok szerint). Ehhez jön még olyan családoknál, melyek birtokait nem igazgatta differenciált hivatal, a birtokigazgatási iratok osztálya : 1. a tulajdonos tevékenysége, a birtok egészére vonatkozó iratok, 2. az egyes birtokok szerint rendezett iratok, a) X birtok (általános birtokigazgatás, urbáriumok, épitkezés, királyi jogok stb. , számvevőségi nyilvántartások, elszámolások, kegyúri iratok, uriszék, alsófoku közigazgatás), b) Y birtok (az előbbi vázlat szerint), c) stb. , további birtokok. A birtokigazgatási iratok másik lehetséges rendje, ha központi birtokigazgatási szerv működött: 1. a birtokigazgatás általános iratai, a) a tulajdonos tevékenysége, b) egyes igazgatási iratok (birtokok szerint), 2. a számvevőség nyilvántartó iratai (birtok szerint), 3. kegyúri ügyek (birtokok szerint), 4. úriszéki és alsófoku közigazgatási iratok.