Levéltári Szemle, 22. (1972)
Levéltári Szemle, 22. (1972) 3. szám - FIGYELŐ - Fábián Istvánné: A NDK levéltárügyi zsebkönyve / 115–119. o.
118 Az értékelés-selejtezés a gyakorlatban több fázisban megy végbe. Az első fázist az igazgatási levéltárak jelentik, ahol elválasztják a levéltári értékű iratokat a selejtezendő, de az ügyintézésben bizonyos ideig még szükséges anyagtól. A következő lépcsőfok a véglevéltárak válogatása, amelyek átveszik a levéltári értékű anyagot az igazgatási levéltáraktól. Az utolsó fázis a véglevéltárakban történik. Az igazgatási levéltárakban őrzött nem levéltári értékű anyag selejtezését az állami levéltári hatóság engedélyezi. A selejtezést egészen önállóan és teljes felelősséggel csak a 3. kategóriába tartozó szervek végzik, amelyektől a véglevéltárak semmi anyagot nem vesznek át. Ezeknél is ellenőrizik azonban az állami levéltári hatóságok a selejtezés szabályos lefolyását. - Az értékelő-selejtező munka végzését megkönnyitik a kategóriába sorolt szervekről készült jegyzékek, és az irattári tervekre épülő iratkatalógusok. A levéltárba került iratokat a használhatóvá tétel céljából rendezik és segédletekk el látják el (Erschliessung der Bestande). A cikk szerzője e munka.különböző fázisairól szól, és itt az ő tárgyalásának megfelelően talán helyesebb a német kifejezéshez közelebb álló feltárás, használhatóvá tétel kifejezéseket alkalmazni. Ugyanis a feltárás első szintjek ént a levéltár illetékességének, gyűjtőkörének meghatározását tekinti, amelyet egy 1965-ös rendelkezés szabályoz. A második szint a levéltári anyag rendszerezése, az egyes korszakok iratképzői és azok működésének ismerete. (A NDK-ban az utóbbi években változtattak a véglevéltárak a történeti periodizáción. A feudalizmusi és a kapitalizmus közötti korszakhatár a XIX. sz. -ra esik, az egyes államokra vonatkoztatva eltérő időponttal. A kapitalizmus és a szocializmus között egységesen 1945 111. a közigazgatási reform éve, 1952.) A fondók és állagok kialakítása és ezek jegyzéke adják a feltárás harmadik szintjét . A negyedik szint a fondók belső tagolása, amelyet a fondképző működése határoz meg. Ez a tagolódás azonban - gyakran változó szervezet esetében - ettől független is lehet. Elképzelhető - és célszerű - azonos tipusu szerveknél azonos belső rendet kialakitani. Az ötödik szint az egyes raktári egységek létrehozása és repertorizálása. A segédleteket a NDK levéltárosai a fentiek értelmében szintek szerint tagolják. Az első szint az egy ország levéltárügyét ismertető és elemző zseb- és kézikönyvek. A második szintnek a levéltári kalauzok felelnek meg (megjegyzi a szerző, hogy ezeknek sokféle értelmezése van), amelyek a levéltár illetékességi és gyűjtőköréről, és anyagának tektonikájáról tájékoztatnak. Néhány állami levéltár az utóbbi időben anyagáról ismertetéseket (Bestandübersichte) készitett, amelyek a levéltári kalauznál sokkal részletesebbek: hosszabb-rövidebb bevezetők után tárgyalják az egyes fond okát a f ondót létrehozó szerv történetétől kezdve egészen a fond tagolódásáig. Ilyen ismertetéseket készitett eddig a Deutsches Zentralarchiv, a drezdai, magdeburgi, potsdami és weimari állami levéltárak. Ezek az ismertetések jelentik a harmadik os negyedik szintet. A keletnémet levéltárak leggyakoribb és legkonkrétabb segédletfajtái azok a repertóriumok (Findkartei, Findbuch), amelyek akár az iratképzőnél, akár a levéltárban készültek, egyaránt az egyes raktári egységekig lemenőén adnak felvilágositást. Ezek általában nem nyomtatottak. Ezek képezik a segédletkészítés ötödik szintjét. Uj formák is kialakultak a segédletek készítésében, elsősorban tematikai tagolású speciális leltárak, forrásfeltárások, egy fondról készülő fondelemzések. - A segédletkészítés terén a közeljövő feladatát jelenti a hagyományos adattárolók feldolgozása modern eszközökkel és a modern adathordozók őrzési és feldolgozási módjának kidolgozása. A levéltári munkában a korábbi referens-rendszer, helyett bevezették az ipari és a közös kutatói munka mintájára a teamekben való működést. A rendelkezést és segédletkészítést első fázisnak tekintik a NDK levéltárosi a levéltári anyagnak a társadalom számára való hasznositásá ban (Auswertung), amelyhez számos tevékenység tartozik még a kutatóknak adott tájékoztatástól az ügyfélszolgálaton, levéltári kiadványokon át egészen a filmmel, rádióval, TV-vel való együttműködésig. Szól a zsebkönyv a levéltári konzerválásról és restaurálás ról, a levéltári fotótechnikár ól. A NDK restaurálómühelyei a Deutsches Zentralarchivban, a régi állami levéltárakban már elérték teljesítőképességük határait. A helyzet megoldását nem levéltárankénti műhelyek berendezésében, hanem területi nagy műhelyek felállításában látják. A levéltári feladatok megoldására hivatott tudományos szakemberek képzés ére 1950-ben létrehozták az Institut für Archivwissenschaft-ot. A Fachschule für Archivwesen-t 1955-ben létesítették a középkáderek képzésére.
