Levéltári Szemle, 22. (1972)

Levéltári Szemle, 22. (1972) 1. szám - Réti László: Az Új Magyar Központi Levéltár / 5–19. o.

17 Az iktatásnál találkoztam olyan gyakorlattal, hogy a főosztály titkársága minden iratot beiktatott és az osztályok ujabb iktatása ugyanazon a számon történt. Az is előfordul, hogy a főosztályi iktatás mellett, az ahhoz tartozó osztályok külön, más számon újból beiktatják irataikat. Az osztályszintre decentralizált iktatás két módjának alkalmazásával találkoztam, az egyik az a megoldás, amikor a főosztályok osztályai számkeretet kapnak és igy iktatnak, a másik variáció az, amikor az osztály teljesen önálló egységként jelenik meg és iktatása az osztályvezető, vagy éppen az adminisztrátor elhatározásától függ. A minisztérium decentralizált iktatása és irattározása szempontjából nagy jelentőséggel bir az iktatóegység (levéltári szempontból: az állag) jelölése az iraton. Az egységes gyakorlat hiánya a szervezeti iktatóegységek jelölésében is megmutatkozik. Egyes szervezeti egységek, főosztályok és osztályok, betűjelzéssel látják el irataikat, mások számkeret alkalmazásával törekszenek arra, hogy az iktatószám utaljon az iktatóegységre. Mind a betűjelzésnek, mind a számkeretjelölésnek van néhány furcsasága. Nem látszik a célszerűség a Műszaki Főosztály "Y"-nal, a Távlati Fejlesztési Főosztály "Z"-vel, vagy a Közgazdasági és Ellenőrzési Főosztály "F"-fel való jelölésében. Az egyik főosztály főosztályi titkársága és két osztálya számkeretben iktat, mig a harmadik osztálya, melyet 1968-ban szerveztek, az osztály nevének kezdőbetűjével és létrejöttétől kezdve, évenkénti lezárás nélkül, folyamatosan iktat, iktatási rendszerének megfelelően, emelkedő számsorrendben. Az egyik főosztályon avval a furcsasággal találkoztam,hogy annak egyik osztálya az 1964-ben megadott számkeretben iktat, örülve azon, hogy a számkeret milyen bőségesen volt megállapítva; még most is, immár nyolcadik éve "futja belőle". A minisztérium szervezeti egységeinek többségére jellemző az a vállalati gyakorlat, hogy az ügyiratot szétválasztják, tehát a beérkező levélre adandó választ, intézkedést külön számon tartják nyilván. Enyhiti e helytelen gyakorlatot az az egyébként szintén nem kielégítő megoldás - néhány szervezeti egységnél -, hogy az iktatmányt "előzményként", előiratként, az intézkedést "utóiratként" jelölik az iktatókönyvben. A problémák egyik forrása az, hogy az "átfutó iratok" fogalma ismeretlen a minisztériumban, így minden irat annyi iktatószámot kap, ahány szervezeti egységnél megfordult. Ennek következtében sokszor lehetetlen meg állapítani, hogy melyik szervezeti egységnél, és milyen iktatószámon kell irattározni az adott iratot. Iktatási rendszerükre az jellemző, hogy az összes lehető változat megtalálható náluk, de rosszul. Az egyes szervezeti egységek iktatási rendszerének helytelenségeiről a tőlük kapott Írásos tájékoztató is meglehetősen pontos képet nyújt. E tájékoztató feljegyzéseken tul azonban személyes tapasztalatokat is szereztem. Az egyik főosztály saját iktatási rendszerét a következő módon irta le: "A jelenleg alkalmazott iratkezelési rendszeren belül a folyamatos iktatószámos rendszert alkalmazzuk. A sorozatosan ismétlődő ügyiratoknál törzsszámos rendszerrel történik az iktatás, illetve a tárgy egy éven át azonos számon szerepel." Egy másik szervezeti egység jelentésében ez olvasható: "Az ügyiratokat minden év január 1-én 1-el kezdődő - az erre a célra nyitott iktatókönyvben - folyamatosan emelkedő számjeggyel látjuk el. Azonos tárgyban többször ismétlődő ügyiratok minden esetben az előzmény számán kerülnek iktatásra." Jónéhány szervezeti egység alkalmazza az alszámos iktatási rendszert. Ezt azonban mindenütt teljesen torz, helytelen kivitelezésben valósítják meg. E torzítás két vonatkozásban jelentkezik: egyrészt abban, hogy a nyilvántartás módja nem megfelelő, másrészt, hogy az egy ügy meghatározása, az alszámra történő iktatás helytelen. Az első esetben a hiba forrása az, hogy nem alszámos iktatásra való iktatókönyvet használnak, igy az alszámok jelölésére nincs mód, és azt nem jegyzik fel sem a könyvben, sem az iratokra. Ennek következtében ezen iratok nem kapnak azonosítási számot. Az, hogy az ügyben több levélváltás történt, és hogy alszámos iktatási rendszerben iktatnak - minthogy a további beérkező irat beérkezési keltét, "honnan" rovatát nem töltik ki, tárgyát nem irják be - csak abból derül ki, hogy az "elküldve" rovatában több dátum található. Ha egy ügyhöz annyi irat tartozik, hogy végképp nincs hely a bejegyzésre, akkor egyes helyeken pótlólagosan, "kutyanyelveket" ragasztanak be, másutt pedig a helyhiány áthidalására az iktatókönyv minden második sorát üresen hagyják, vagy, ha előre tudják,hogy sok irat fog egy ügyben beérkezni, akár több oldalt is üresen hagynak.