Levéltári Szemle, 22. (1972)

Levéltári Szemle, 22. (1972) 1. szám - Réti László: Az Új Magyar Központi Levéltár / 5–19. o.

18 Javasoltam az egyik szervezeti egységnél, hogy, ha már ilyen iktatást alkalmaznak, szerezzenek be alszámos iktatásnak megfelelő iktatókönyvet. Közölték, hogy ilyen nyomtatványban kevés hely áll rendelkezésre az utóbb érkező iratok nyilvántartására. Kiváncsi lettem mi lehet az az "ügy", amihez 50-60 alszám is szükségeltetik és kértem, hogy mutassanak ilyent. Hozták is az "ügyet" és a segédletet is. Ebből kiderült, hogy egy sorszámot kapott mint egy ügy, a Gazdasági Bizottsági határozatok egész sorozata. A probléma gyökere tehát abban volt, hogy nincsenek tisztában az ügyirat fogalmával. Az igy kivitelezett alszámos iktatásnál természetesen zavarok támadtak. Ezeket a bajokat különböző eszközökkel próbálták áthidalni. A legtöbb zavar abból származik, hogy az iratok keletkezése szerinti sorrend megbomlik, az alszámos iratokat az iktatókönyvben visszakeresni alig lehet. Ezen az egyik szervezeti egység a következő módon próbált segiteni: az iktatókönyv mellett egy füzetet vezet, amibe naponta, beérkezési sorrendben beirja, hogy melyik beérkező iratot, melyik korábbi sorszámra "iktassa be". Ennél a szervezeti egységnél a sorszámos,alszámos és az alapszámos iktatási rendszer teljes keveredése mutatkozik. A csatolások, szerelések teljesen esetlegesek. Egy másik szervezeti egység az alszámokat - a cimzett vagy beküldő szerint - névmutatókönyvben vezeti. Az iratok azonositása igy is nehéz, hiszen ha egy ügyben például 10 darab ügyirat keletkezik, akkor - a jelenlegi gyakorlat szerint - mindegyiknek ugyanaz a száma, igy ez esetben csak azok összegyűjtése esetén lehet időrendben látni az egész ügyet. Csoportszámos iktatásnak nevezte nyilvántartási rendszerét egy másik szervezeti egység, amely egy-egy ország, reláció ügyeinek iktatására egy-egy iktatószámot tart fenn. Ez az iktatókönyvben néhány oldalt hagy ki minden ilyen iktatószámnak és ezen belül sorszámosan iktat. Igy ennél a szervezeti egységnél láttam, hogy mig egy könyvben, például 10 sorszámot "csoportszámnak" tartottak fenn, addig a 11. szám már nem "csoportszámot", hanem egy folyamatos sorszámot jelöl. Az ilyen, és hasonló, kiemelt témának fenntartott iktatószámot egyik helyen "gyűjtőszámos", másutt "csoportszámos" iktatási rendszernek nevezik. Ezek az igy kialakitott "iktatási rendszerek" azt a célt szolgálják, hogy az iratok - irattározás után - könyvekben visszakereshetők legyenek. E szervezeti egységek az iktatással szemben támasztható igényeiket már az iktatásnál próbálták realizálni. Ennek következtében mind a nyilvántartás, mind az irattározás terén zavarok támadtak. A gyakori és gyors visszakeresési igényeket a főosztályi titkárságokon, osztályokon irattározott iratokból elégítik ki. A minisztérium központi iratmegőrzését inkább irat-raktározásnak lehet mondani, minthogy sem az iratanyag begyűjtése, sem rendszerezése terén folyamatos, aktiv tevékenységet nem fejt ki. Központi irattáros nincs, az egyes szervezeti egységek saját maguk helyezik el az irataikat a raktárakban és amikor bármire szükségük van, azt "önkiszolgáló" alapon kell megkeresniök. Ilyen gyakorlat mellett nem szükséges - azt hiszem - különösebben ecsetelnem az iratkiemelés, reponálás és az irat-kallódás helyzetét. Irattározásukról egyébként elmondható, hogy a szervezeti egységek egyéni elképzelése dominál. Egyes iratokat iktatásukkal megegyezően, másokat felek, témák, előadók szerint csoportosítanak. Ez az eltérő megoldás nemcsak az irattározó egységek között, hanem egy-egy szervezeti egységen belül is jelentkezik. A "témák" szerinti irattározás rendszere a legesetlegesebb valamennyi között. A jelenlegi iratkezelési gyakorlatból következik,hogy még sok vita lesz az uj egységes iratkezelési szabályzat elkészítéséig. Jelenleg az ügykörjegyzékek alapján történő irattári terv összeállítása folyik. A főosztályok által megadott "ügykörök" sok-sok javításra szorulnak. Fő hibájuk az, hogy az un. visszatükrözött iratokat minden szervezeti egység feltünteti, ezzel szemben a feladatkörükbe tartozó, szorosan vett szakmai ügykörök felsorolása igen hiányos. Jelenleg folyik a szervezeti egységektől beérkezett ügykörjegyzékek kiegészítése, irattári tervvé formálása. xxx