Levéltári Szemle, 22. (1972)
Levéltári Szemle, 22. (1972) 1. szám - Réti László: Az Új Magyar Központi Levéltár / 5–19. o.
16 A minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési szabályzatainak jóváhagyási rendje és módszere A miniszteri utasitás értelmében a tárca felügyelete alá tartozó szerveknek - az iskolák kivételével - a mintaszabályzat alapján kellett elkészíteniük szabályzatukat. Az utasitás a szerveket iratforgalmuk, nagyságuk, területi széttagoltságuk figyelembevétele alapján három csoportba sorolja. Minden egyes csoportnak más és más időpontra kellett elkészítenie és jóváhagyásra beküldenie a minisztériumhoz iratkezelési szabályzatát. Ez mind a minisztérium, mind a szervek szempontjából igen hasznos volt. így mód nyilt arra, hogy nagyobb iratforgalmu, vagy különböző jellegű iratanyaggal (térkép, tervrajz, fim), rendelkező szerv több időt kaphasson szabályzata elkészítéséhez, másrészt a minisztérium is folyamatosabban végezhette a jóváhagyásokat. A miniszteri utasitás a szervek iratkezelési szabályzatainak jóváhagyását a minisztérium iratkezeléséért is felelős vezető hatáskörébe utalta. A minisztériumban alakult munkabizottság - amely elsősorban a minisztérium saját szabályzatának elkészítésére alakult - bekapcsolódott a szabályzatok véleményezésébe. A munkabizottságban résztvevők véleményező munkájának könynyitése, az egységes szempontok érvényesítése érdekében a jóváhagyást végző vezetővel kidolgoztuk a vállalati iratkezelési szabályzatok elbírálásának szempontjait is. így meghatároztuk azt, hogy melyek a jóváhagyást kizáró okok és melyek azok az igények, amelyek megvalósításához nem kell feltétlenül ragaszkodni, de amely szempontokra mégis helyes felhívni a figyelmet. Kizáró okként szerepelt az irattári terv teljes vagy bármelyik rovatának hiánya és itt a megadottakon kivül (tételszám, ügykör, őrzési idő (év), levéltári átadás ideje) még a külön tárolt iratok helyének megjelölését is rögzittetni kívántuk. Az irattári tervvel kapcsolatos kívánalom volt az is, hogy nagy vonalaiban kövesse a szerv szervezeti tagolódását, legalábbis a szervezeti egységek feladatkörébe tartozó ügykörök esetében, tehát nem fogadható el egy-egy szerv gyakorlatában a mintairattári terv egyszerű kimásolása. A jóváhagyást kizáró okként jelöltük meg azt is, ha a szerv nem tér ki a működése során keletkezett összes iratféleség (tervrajz, térkép, gépi adatfeldolgozás utján rögzített adat, stb.) szabályozására. Az iratkezelési szabályzatoknak, az iratkezelés folyamatát szabályozó un. "szöveges részével" szembeni fő követelmény az volt, hogy az konkrét legyen, tükrözze azt, hogy az adott szervnél kinek, mit és hogyan kell csinálni az iratkezelés különböző fázisaiban. A kialakított álláspont szerint nem fogadható el az olyan szabályzat, amely csupán általánosságokat tartalmaz; nem engedhető meg az sem, hogy a beérkező levélre adandó válaszlevél külön sorszámon kerüljön iktatásra, továbbá, hogy egy adott szerv esetében minden egyes szervezeti egység más-más iktatási rendszert alkalmazzon. E szempontok figyelembevételével az adott tárca területén az iratkezelési szabályzatok jóváhagyása meg is kezdődött, és az ütemterv szerint folyik. A minisztérium iratkezelési szabályzatának előkészítése Az uj iratkezelési szabályzat előkészítéséhez a minisztérium esetében is szükségessé vált az eddigi, jelenlegi iratkezelési rendszer felmérése. A minisztérium iratkezelésére az 1964-ben kiadott, 1/1964. sz. miniszteri utasitás előírásai vonatkoznak. Az azóta bekövetkezett jelentős változások, átszervezések miatt azonban ma már nem tekintik mérvadónak az emiitett szabályozást. E szabályozás a főosztályokra és az azokkal egy elbírálás alá eső minisztériumi szervekre decentralizálta az iratkezelést. Ezért az iratok érkeztetését, iktatását és irattározását, e mozzanatok centralizáltságának fokát az egyes főosztályok szintjén vizsgáltam. A főosztályi szintű centralizáció leginkább az iratok érkeztetése szempontjából valósul meg. Csupán egy főosztály esetében tudok arról, hogy az iratok érkeztetése, bontása a főosztályon belül tovább decentralizált. Az iktatásnál és irattározásnál nem ilyen egységes a gyakorlat. Az iratkezelés e két mozzanatára inkább a főosztályon belüli további decentralizáltság, az osztályszintű iktatás és irattározás a jellemzőbb. Különösen problematikus a helyzet az olyan főosztályoknál, ahol az iktatás főosztályi, az irattározás pedig osztályszintű.
